О проекте

Об авторе

Технологии Успеха

 Проблема: Эффективность рабочих коммуникаций низкая. Взаимодействие и координация сотрудников регулярно нарушаются. Информация для принятия управленческих решений хаотична, плохо структурирована, поступает с опозданием.

Решение SCIM

Как повысить эффективность коммуникаций в организации, улучшить взаимодействия сотрудников, их координацию. Избежать информационного хаоса. Повысить скорость и качество управленческих решений

Содержание

 

Описание общего бизнес-решения

Деловые коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает данные, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Проблема неэффективных рабочих коммуникаций довольно типична. Многочисленные чаты (skype, WhatsApp, QIP, Viber, Telegramm, icq и пр.), группы в чатах, соцсетях, электронная почта, смс, звонки и личное общение. Информационные сообщения под разнообразные поводы и бизнес-задачи идут потоком. И чем выше статус сотрудника, тем многочисленнее сообщения, разнообразнее каналы коммуникаций и выше ценность получения им четкой и своевременной информации для принятия решений.

Дублирование каналов коммуникаций забивает рабочий ресурс сотрудников, которые, вместо того, чтобы взаимодействовать на основе поступившей информации, значительную часть времени тратят на то, чтобы разобраться в многочисленных информационных потоках. А при невозможности или значительной трудоемкости этого, просто дожидаются направленного на них прямого управленческого воздействия со стороны вышестоящих сотрудников (не реагируют на многочисленные коммуникации в ситуации неопределенности).

Еще большую проблему это рождает для ТОПов. Многочисленность каналов коммуникаций и инструментов, используемых для этого, забирают много их личного ресурса. Руководители все чаще сползают к сценарию «узкое горлышко», сами скатываются к микроменеджменту по отношению к персоналу. Проблемы в коммуникациях, как правило, идут в параллели с проблемами с делегированием полномочий в связи с отсутствием системы контроля, координации и взаимодействия. Такое положение влечет за собой серьезные физические и эмоциональные перегрузки и как следствие – снижение производительности (иногда и эмоциональное выгорание).

Отсутствие системы в коммуникациях приводит к тому, что главную роль будет играть личный человеческий фактор и личная организованность и ответственность каждого из сотрудников. А человеческий ресурс по качеству неоднороден. Да и самые организованные и эффективные без наличия системы в коммуникациях могут забыть/ не придать значения той или иной важной информации в режиме многозадачности и цейтнота. В режиме многозадачности, высокого темпа бизнеса неэффективные коммуникации могут стать причиной того, что важные задачи будут теряться, не выполняться в срок.

В ситуации запутанности и плохой налаженности системы коммуникаций, в организации часто появляется «ценный/ незаменимый» сотрудник, который либо в силу своих личных качеств, либо других каких-то обстоятельств один может разобраться в хитросплетениях взаимодействий в организации. Как правило, такой ценный сотрудник все ключевые коммуникации замыкает на себе. И микроменеджмент уже осуществляется и от его лица. А ТОП какое-то время его «ценит». Но это не решает проблему «узкого горлышка», меняется просто ее локализация. Потеря такого человека чревата развалом важных составляющих бизнеса. Это логично начинает беспокоить руководителей/ акционеров. И подталкивает искать решение такой проблемы. Для управляющего такой ключевой сотрудник является потенциальной угрозой, миной замедленного действия (или уйдет и эффективность бизнеса пострадает, или подсидит). Кроме того, ключевые игроки, завязавшие на себя коммуникации, впрямую создают зависимость ТОПа и бизнеса от себя, и постоянно повышают свой ценник, иногда путем прямого шантажа.

Для решения проблемы необходимо:

  1. Классифицировать информационные поводы коммуникаций и прописать правила таких коммуникаций.
  2. Определить и унифицировать коммуникационные каналы и способы под выделенные поводы. Описать правила или свод правил в разных типах коммуникаций. Желательно все каналы коммуникаций разместить в одну электронную среду (или замкнуть на нее), чтобы не распыляться и формировать историю коммуникаций.
  3. Внедрить такие правила, четко им следовать самому и требовать их исполнения от сотрудников.

Не будем углубляться в теоретизирования по поводу коммуникаций. Таких теорий существует множество. Постараемся придать нашей классификации поводов (причин) для коммуникаций максимально утилитарный/ практический смысл.

Типы коммуникаций

  1. Организация команды и ее информационное обеспечение в процессе взаимодействий и координации. Назначение уровней доступов к информации членов команды в соответствии с иерархической и функциональной структурой команды.
  2. Коммуникации с целью Управления задачами. Очевидно, что взаимодействия сотрудников носят характер координации исполнения ими своих задач. Участники коммуникации в этом случае, это Постановщик (П) и Исполнитель (И). Типичные коммуникации:

    • П. постановка задачи – И. прием/ акцепт задачи,
    • П. запрос о статусе исполнения – И. отчет о статусе исполнения,
    • И. отчет об исполнении задачи – П. принятие результата.
  3. Коммуникации о Событиях. В процессе исполнения задач к их участникам поступает та или иная важная информация. О которой необходимо оповестить других сотрудников/ руководителей с целью координации/ принятия важных решений и просто для того, чтобы держать в курсе тех, кого эта информация касается. В обычной практике это оповещение может формировать как в виде каких-то формализованных отчетов, так и просто в виде сообщений по самым разнообразным каналам (почта, чаты, телефон, устно).
  4. Коммуникации о Встречах сотрудников/ членов команды. Важная составляющая в работе любой организации — это разнообразные личные взаимодействия сотрудников: совещания, мозговые штурмы, планерки, консультации и пр. Коммуникации по такому поводу могут быть также в самом разнообразном виде, в плоть до устной договоренности о поводе, месте, времени и составе той или иной встречи.
  5. Коммуникации в процессе Управления проектами. Можно сказать, что это микс коммуникаций по организации команды, делегирования полномочий и постановки проектных задач.
  6. Ну и обычные Оперативные коммуникации, и взаимодействия в процессе исполнения разнообразных работ. Обмен информацией, документами, мнениями.

Теперь по порядку о каждом типе коммуникаций.

Тип коммуникации «Организация команды»

С этих коммуникаций все начинается. Для начала надо определить круг людей, с которыми нужно взаимодействовать в рамках выполнения той или иной задачи/ проекта/ процесса. После этого необходимо распределить роли, ответственность и полномочия в группе. Естественно, все это должно происходить в коммуникациях, поскольку сотрудников нужно об этом информировать. Для координации важно, чтобы в процессе выполнения общей задачи члены команды находились в рамках одного информационного поля и могли активно обмениваться и делиться информацией. Для этого, им нужно как минимум организовать такое информационное поле и обеспечить доступ к нему всех членов группы (возможно, с разными правами в соответствии с их статусом в группе). Команда может быть задана изначально (отдел) или формироваться под определенную задачу.

Тип коммуникации «Управление задачами»

Очень важно, чтобы управление задачами производилось в унифицированной среде, по четким правилам. В этой коммуникации присутствуют два участника: Постановщик и Исполнитель. Постановщик может быть руководителем Исполнителя (постановка задачи по вертикали сверху-вниз), может быть коллегой одного уровня (постановка задачи по горизонтали), но случается и так, что подчиненный ставит задачи руководителю (постановка задачи по вертикали снизу-вверх). В современных организациях все чаще присутствует матричная структура организации бизнеса. И разделение по вертикали может носить временный характер.

Отдельно необходим регламент управления задачами. В нем прописываются все правила коммуникаций по данному поводу.

 • П. постановка задачи – И. прием/ акцепт задачи

Постановщик ставит задачу четко и описывает ее параметры в соответствии с принятым регламентом. Далее – ему необходимо донести задачу до исполнителя, дать ему время на обдумывание ее параметров. Исполнитель, в ответной коммуникации может дать два варианта ответа: принять задачу как ее поставил Постановщик, либо отказать принять как есть и предложить свои параметры (сроки, или другие существенные условия). Бывает и так, что предполагаемый Исполнитель не принимает этой роли и отказывает в исполнении. Естественно, в конструктивной коммуникации должно присутствовать объяснение отказа (если только коммуникация неконфликтная).

 • П. запрос о статусе исполнения – И. отчет о статусе исполнения

После того, как Исполнитель и Постановщик согласовали условия/ параметры исполнения задачи (Исполнитель акцептовал задачу), встает вопрос контроля исполнения задачи. Постановщик может запросить у Исполнителя статус исполнения задачи. Исполнитель в этом случае информирует в ответной коммуникации, в какой стадии находится исполнение - что сделано, сколько сделано, сколько осталось сделать.

 • И. Изменение условий задачи – П. Согласование новых условий

Бывает так, что при исполнении задачи Исполнитель выясняет, что по каким-то причинам не может выполнить задачу в заданных параметрах. В этом случае он должен проявить инициативу и послать аргументированный запрос Постановщику на изменение условий. Постановщик в ответной коммуникации либо соглашается, либо нет и предлагает свой вариант изменения условий. Исполнение задачи остается под контролем, коммуникации совершаются в согласованном, координированном режиме. Исполнитель взаимодействует с Постановщиком.

Бывает и наоборот, что Постановщик в ходе исполнения задачи по каким-то причинам меняет ее условия. Он информирует об этом Исполнителя, обозначает в коммуникации изменившиеся параметры задачи и предлагает подтвердить их принятие Исполнителем. Исполнитель, после изучения изменившихся параметров задачи подтверждает их принятие или не принимает в таком виде задачу, аргументируя свою позицию Постановщику. Коммуникация продолжается до тех пор, пока не выработана общая позиция. Бывает и так (редко) что зафиксирована невозможность общего видения по изменившимся параметрам. Тогда Постановщик ищет другие возможности для реализации своей задачи.

 • И. отчет об исполнении задачи – П. принятие результата.

По выполнении задачи Исполнитель посылает об этом сигнал Постановщику, сопровождая его отчетом. Исполнитель должен предъявить в коммуникации результат. Это может быть отчет, описание, документ и т.п. Постановщик в ответной коммуникации либо принимает результат и закрывает задачу, либо не соглашается с предъявленным результатом. Во второй случае либо задача остается не закрытой (не достигнут результат), либо условия задачи меняются и Исполнителю предлагается в коммуникации выполнить их.

Как мы видим, от постановки до закрытия задачи процесс сопровождается коммуникациями Постановщика и Исполнителя, цель которых – согласование и контроль исполнения конкретной бизнес-задачи.

Тип коммуникации «Встречи»

Важная составляющая бизнеса – личные взаимодействия. Инициатор оповещает предполагаемых участников Встречи о теме и сроках. И просит согласовать участие. Участники в ответной коммуникации либо соглашаются с предложенным временем, либо предлагают свое. Некоторые участники могут отказать в своем участии по каким-либо аргументированным причинам, о которых нужно оповестить инициатора и других предлагаемых участников.

Кроме того, даже согласовавшие встречу, могут после этого либо отказать в участии, либо предложить другие сроки/ время по обоснованным причинам. Важно, чтобы это происходило во взаимодействии/ коммуникациях с другими участниками встречи.

Итогом прошедших встреч логично являются выработанные решения. Такие решения как-то фиксируются (как правило, протоколом). И далее — доносятся на согласование участникам встречи. Если все участники согласовывают формулировки принятых на встрече решений, то эти решения дальше трансформируются (инициатором или секретарем встречи) в задачи с указанием ответственных, сроков и других параметров задачи.

Тип коммуникации «Управление проектами»

Как уже сказано выше, коммуникации по этому поводу – микс организации команды и постановки задач. Проект, как правило, подразумевает команду. Менеджер проекта собирает команду, заявляет цели проекта, информирует членов команды о роли, полномочиях и ответственности каждого.

Затем Менеджер проекта планирует проект. Пункты плана в конечной декомпозиции/ детализации первоначальных целей трансформируются в дерево задач, которые распределяются между членами команды (Исполнители). Менеджер же выступает в роли постановщика задач, так как план составляется им, полномочия по исполнению пунктов плана также распределяются им. Он же мотивирует членов команды к исполнению задач проекта. Он может и себе назначать задачи, но главная его роль – контроль достижения цели проекта, а значит – исполнения пунктов плана (задач Исполнителями). Коммуникации в этом случае идентичны как в случае Управления задачами.

Тип коммуникации «Оперативные коммуникации»

Это коммуникации, которые либо не подпадают ни под один из вышеуказанных поводов, либо (что чаще) могут быть вплетены в любую из вышеуказанных коммуникаций. Всегда есть необходимость что-то уточнить, сделать запрос (например, на документ) о чем-то дополнительном проинформировать, передать конкретному сотруднику какую-то важную информацию. И лучше, чтобы такое общение также было связано с общей информационной средой.

Резюме

Как мы видим, непрерывные и регламентированные коммуникации – ВАЖНЕЙШАЯ составляющая любого бизнеса, именно при помощи коммуникаций достигается необходимый уровень информированности ТОПов и информирования сотрудников, таким путем повышая уровень контроля над бизнесом. А также решается задача согласованности/ координации/ синхронизации во взаимодействиях путем задания алгоритмов в непрерывных коммуникациях. При эффективных коммуникациях снижаются риски несогласованности и хаоса в делах, решается задача борьбы с неопределенностью.

При описании такой системы лучше не пытаться втиснуть все в один регламент, в один документ. Практика показывает, что разделы по правилам коммуникаций и взаимодействий лучше внедрять в существующие регламенты, например: КСУП (Корпоративный стандарт управления проектами), Регламент управления задачами, Правила назначения встреч, описания бизнес-процессов, положения об отделах, инструкции и прочие документы по необходимости. Система коммуникаций – постоянно развивающаяся и гибкая структура. Важно ею заниматься постоянно: соблюдать ее, актуализировать и развивать.

И внедрение такой системы не является каким-то разовым актом. Внедрять нужно по разделам (регламентам). К примеру, внедряется практика управления задачами, внедряем алгоритмы коммуникаций, связанные с этим поводом. Важно, чтобы культура постоянных разумных, конструктивных коммуникаций стала правилом хорошего тона в организации, частью культуры коллектива. И основным «внедренцем» здесь должен являться руководитель, как пример для всех остальных. При таком подходе любое сопротивление изменениями при внедрении преодолимо. Более того, по прошествии какого-то времени сотрудники начинают чувствовать себя дискомфортно вне этих правил.

 

Преимущества Платформы SCIM для реализации решения

Использование Платформы SCIM в качестве инструмента рабочих коммуникаций имеет следующие преимущества:

  «Встроенные» алгоритмы коммуникаций

В SCIM вышеописанные алгоритмы правильных, системных, эффективных коммуникаций реализуются автоматически. Система сама заставляет пользователей правильно и эффективно коммуницировать.

  Единая среда для бизнес-коммуникаций любого типа

SCIM решает проблему избыточности каналов для бизнес-коммуникаций: встречи, задачи, проекты, бизнес-чат – все есть в этой информационной системе. SCIM успешно совмещается с традиционными каналами коммуникации (эл. почта) и гаджетами (телефоны, планшеты). При этом остается центром всех бизнес-коммуникаций.

  Типовые логика, структура и формат коммуникаций для бизнес-задач любого типа

Унификация коммуникаций для организации через SCIM решает вопросы как взаимодействий и координации сотрудников, так и контроля со стороны руководителей и акционеров, принятия ими качественных оперативных управленческих решений, значительно упрощая эти процессы и делая их более эффективными.

  Создание общих информационных «полей» для групп сотрудников. Разграничение уровней доступа к информации

В SCIM есть возможность для упорядочивания и создания иерархии коммуникаций (уровни доступа), подключения оповещений для сотрудников, что важно для сохранения общего информационного поля.

  Высокоэффективные сфокусированные точечные коммуникации

Система оперативных коммуникаций (чат) вплетена во все бизнес-модули. В чат SCIM можно зайти из любого модуля, для осуществления оперативных коммуникаций. Выгрузка задачи в чат SCIM одним кликом дает возможность осуществлять сфокусированные деловые коммуникации быстро и эффективно

  Мобильность, упорядоченность и психологический комфорт пользователей

Мобильность системы коммуникаций SCIM, позволяет использовать универсальный инструментарий с использованием любых гаджетов. В любой точке, где есть интернет. Встроенные алгоритмы коммуникаций стимулируют пользователей развивать навыки заблаговременного планирования задач/встреч/событий, препятствуя насаждению «пожарных режимов», позволяют пользователям принимать управленческие решения в спокойной, комфортной обстановке.

 

Алгоритм и процедуры внедрения бизнес-решения

Коммуникации пронизывают все направления в бизнесе. Без них трудно себе представить функционирование какого-либо бизнес-участка. Это могут быть коммуникации как между сотрудниками (внутренние), так и с клиентами и контрагентами (внешние). Они обозначают и регулируют ВСЕ взаимодействия в работе любой организации. Коммуникации наполняют содержанием взаимодействия и тем самым обеспечивают координацию в рамках бизнес-модулей. Коммуникации – необходимое условие существования бизнеса. Нарушения коммуникаций дезорганизуют и делают неэффективным бизнес-взаимодействие. И наоборот, отлаженные коммуникации обеспечивают результативность как в конкретном бизнес-взаимодействии, так и являются необходимым условием эффективности бизнеса в целом.

Поэтому говорить о внедрении системы коммуникаций в отрыве от содержательных бизнес участков не верно. Коммуникации без бизнес-содержания бессмысленны. В нашем случае, при решении бизнес-задачи налаживания бизнес-коммуникаций, мы будем говорить о коммуникациях на конкретных примерах. Наполненных содержанием тех или иных бизнес-модулей в Платформе SCIM (управление задачами, проектами, событиями, встречами).

Мы предлагаем среду (SCIM) для бизнес-коммуникаций / взаимодействий, готовые алгоритмы таких бизнес-коммуникаций. И поэтапное внедрение таких алгоритмов автоматически подразумевает и внедрение схем эффективных бизнес-коммуникаций. То есть, внедряя модули SCIM, связанные с той или иной тематикой, вы внедряете и систему бизнес-коммуникаций. Более того, по всем бизнес-модулям SCIM система коммуникаций унифицирована. И начиная с первого внедряемого в ваш бизнес модуля SCIM, внедряется общая для бизнеса и сотрудников структура, логика и культура бизнес-коммуникаций.

Используя SCIM для управления теми или иными бизнес-участками, вы внедряете и систему коммуникаций SCIM, связанную с этим бизнес-модулем, поскольку функционирование бизнес-модулей SCIM происходит в процессе коммуникаций, вплетенных, в бизнес-модули.

И по мере внедрения модулей SCIM постепенно отпадет надобность дублирования коммуникаций по другим каналам. 

 

Примеры коммуникаций на базе модулей Платформы SCIM

Принципы коммуникаций в SCIM согласуются с общими схемами коммуникаций в теории и универсальны от модуля к модулю. Мы предлагаем такую унифицированную схему коммуникаций, на элементы которой раскладывается любая коммуникация в SCIM:

  • Выбор предмета коммуникаций (тема) (определяется модулем).
  • Выбор адресата (тема) (определяется модулем)
  • Формирование содержания коммуникации
  • Направление сообщения (коммуникации) по адресу
  • Приглашение к коммуникации (напоминание/ аллерт)
  • Принятие коммуникации адресатом
  • Обратная коммуникация

1. Организация команды

По сути, это начальный тип коммуникаций, который формирует группу (группы) коллег, с которыми вы будете взаимодействовать / коммуницировать в дальнейшем.

Организация команды происходит в два этапа. Первый – когда вы приглашаете своих коллег зарегистрироваться в SCIM, второй – когда Вы зарегистрировавшихся коллег включаете в свой персональный список коллег. С которыми после будете взаимодействовать по вполне конкретным бизнес-поводам.

Регистрация коллег

 • Выбор предмета коммуникаций. В соответствии с вышеописанной схемой, первый шаг – это выбор предмета коммуникации. Предмет коммуникации - «Организация команды». Опирается на модуль «Персональное», «Коллеги».

показать, как

 • Выбор адресата (сотрудника, члена команды, контрагента). Нужно определить, с кем в дальнейшем планируете взаимодействовать. Так называемый круг «Опорных коллег». Это могут быть сотрудники (чаще всего), а также коллеги вне вашей компании, контрагенты, клиенты. Направьте «опорным коллегам» приглашения зарегистрироваться в SCIM.

показать, как

 • Наполнение коммуникации содержанием. SCIM предлагает свой вариант текста в сообщении «Опорным коллегам». Стандартный текст приглашения можно поправить по своему усмотрению.

показать, как

 • Осуществление коммуникации. Введите e-mail коллеги и нажмите кнопку «Отправить». По аналогии направьте такие же приглашения всем остальным ваши коллегам из числа «опорных».

показать, как

 • Напоминание. Опорным коллегам приходит напоминание о том, что они приглашены в систему по электронной почте, указанной вами.

 • Принятие коммуникации. Этот шаг обозначается тем, что Ваши коллеги регистрируются в системе.

 • Обратная коммуникация происходит, когда ваши «Опорные коллеги» принимают ваше приглашение в модуле «Персональное» (см. далее).

Включение коллег в персональный список

Для этого коммуникация снова проходит полный цикл:

 • Выбор темы – модуль «Персональное», «Коллеги».

 • Выбор адресатов – выбираете ваших «опорных» коллег для включения их в свой персональный список.

показать, как

 • Формирование содержания коммуникации и направление сообщения (коммуникации) по адресу

показать, как

 • Напоминание - после направления приглашений вашим коллегам придет по email соответствующее уведомление. А на главной странице модулей SCIM в модуле «Коллеги» у них появится алерт «NEW» (новое приглашение)

показать, как

 • Принятие коммуникации - чтобы принять приглашение вашим коллегам нужно нажать на эту кнопку алерта, после чего в открывшемся окне нажать кнопку «Принять приглашение»

показать, как

 • Обратная коммуникация - после принятия адресатом приглашения, вам приходит оповещение по почте.

Таким образом формируется круг коллег, команда, рабочая группа для взаимодействий, коммуникаций, координации в бизнесе при помощи инструментария SCIM. И в дальнейшем во всех бизнес-модулях SCIM можно коммуницировать с коллегами из своего списка.

2. Управление задачами

 • Выбор предмета коммуникаций. Тема, которая определяется модулем «Задачи и встречи».

показать, как

Как было обозначено в разделе «Описание общего бизнес-решения», в коммуникации участвуют Постановщик и Исполнитель. Постановщик, как участник коммуникации, ставит задачу. С этого начинается этот тип коммуникации.

показать, как

 • Выбор адресата. Выбирайте из списка, кому ставится задача в возникающем диалоговом окне в карточке задачи.

показать, как

 • Формирование содержания. После этого определите параметры задачи (срок, проект, описание). Если необходимо, вставьте документы

показать, как

 • Направление сообщения (коммуникации) по адресу. Чтобы сохранить параметры задачи и направить ее адресату нажмите в правом углу – «Сохранить»

показать, как

 • Приглашение к коммуникации (напоминание/ аллерт). Адресату после сохранения параметров задачи на его электронный адрес направлено уведомление, что ему поставлена задача. И приглашение войти в свой аккаунт, ознакомиться с задачей. В его аккаунте в модуле «Задачи и встречи» горит аллерт (напоминание) о новой задаче.

показать, как

 • Принятие коммуникации. Исполнитель задачи должен войти в задачу, нажав либо на алерт, либо на модуль «Исполнение».

показать, как

 • Обратная коммуникация. После ознакомления с параметрами задачи, Исполнитель может принять, либо отказать в исполнении задачи

показать, как

Выше мы расписали по этапам коммуникацию при постановке задачи. Нужно отметить, что в процессе выполнения задачи коммуникации между Постановщиком и Исполнителем продолжаются до той поры, пока Постановщик не примет результат и не закроет задачу (см. раздел «Описание общего бизнес-решения», подраздел «Тип коммуникации «Управление задачами»).

Например, в процессе исполнения задачи Исполнитель информирует о ходе исполнения задачи Постановщика, давая ему отчет о ходе исполнения задачи и ее текущем статусе.

показать, как

У Постановщика в любой момент есть возможность получить эту информацию и запросить дополнительную информацию о ходе исполнения задачи.

показать, как

После сохранения информации в задаче, запрос уходит к Исполнителю: в виде напоминания по электронной почте и в виде аллерта «?» в модуле «Задачи и встречи».

показать, как

Такие коммуникации могут производиться по ходу исполнения задачи несколько раз. До тех пор, пока задача не решена. Как только Исполнитель считает, что задача решена, он в статусе задачи ставит «+» и отчитывается Постановщику о результате. Если это необходимо, прикрепляет к отчету документ, фото или ссылку.

показать, как

Постановщик видит у себя в модуле «Задачи и встречи» аллерт в виде «DONE» (сделано).

показать, как

Постановщик в ответной коммуникации закрывает задачу, присваивая ей статус «Z».

показать, как

И может выставить оценки за качество и срок исполнения задачи. Или снова посылает запрос на дополнительную информацию, если ее не хватает для закрытия задачи.

3. Управление встречами

 • Выбор предмета коммуникаций (тема) (определяется модулем). Выбирайте модуль «Задачи и встречи», «Встречи».

показать, как

 • Выбор адресата (сотрудника, члена команды, контрагента). Выбираете участников встречи. Их может быть несколько.

показать, как

 • Формирование содержания коммуникации. Описываете параметры встречи: время, место, тему (повестку) встречи, проект, к которому относится встреча. Если необходимо, прикрепляете к встрече документы.

показать, как

 • Направление сообщения (коммуникации) по адресу. После описания параметров встречи, нажмите «Сохранить». Сообщения о встрече автоматически уходит к участникам.

показать, как

 • Приглашение к коммуникации (напоминание/ аллерт). Письмо-напоминание приглашает участников ознакомиться с встречей. И у участников в модуле «Задачи и встречи», «Встречи» появляется аллерт «NEW» (новая встреча).

показать, как

 • Принятие коммуникации адресатом. После входа во встречу путем нажатия на аллерт, приглашенный участник занкомится с ее параметрами.

 • Обратная коммуникация. Далее, приглашенный должен обозначить свое согласие или несогласие на участие.

показать, как

По окончании встречи фиксируются ее результаты. Обычно они оформляются в виде протокола. Протокол, или иной документ, выработанный по результатам встречи, фиксируется в поле «Результаты» и прикрепляется документом к встрече через значок скрепки. Об изменениях в состоявшейся встрече (после нажатия кнопки «Сохранить») всем участникам приходят уведомления по почте и они могут ознакомиться с зафиксированными результатами встречи.

показать, как

4. Управление событиями

 • Выбор предмета коммуникаций (тема) (определяется модулем). Если произошло какое-то событие (состоялась важная встреча, сформирован ключевой документ, в общем случае достигнут какой-то значимый результат), информацию о котором вы хотите зафиксировать и проинформировать коллег, то выбираем модуль «Журнал событий» в «Проекты».

показать, как

 • Выбор адресата (сотрудника, члена команды, контрагента). Здесь адресаты назначаются изначально, в модуле «Проекты» (к которому относится событие), когда назначаются установки доступов к информации в проекте. Сделать это может менеджер соответствующего проекта.

показать, как

 • Формирование содержания коммуникации. После выбора кнопки «+» в модуле «Журнал событий» появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести содержание и параметры события, о которых вы хотите проинформировать коллег: дата события, участники события, само событие и его результат. При необходимости можно прикрепить к событию документ.

показать, как

 • Направление сообщения (коммуникации) по адресу. Информация о событии уходит по адресу после нажатия кнопки «Сохранить».

 • Приглашение к коммуникации (напоминание/ аллерт). Адресату направляется письмо на его электронный адрес о регистрации нового события, и в его аккаунте возникает аллерт напротив модуля «Журнал событий»

показать, как

 • Принятие коммуникации адресатом. Прочтение информации адресатом в данном случае и является принятием коммуникации, основная цель которой – информирование.

 • Обратная коммуникация. И в этом случае предусмотрена возможность обратной коммуникации, если возникли вопросы по поступившей информации. Это так называемые «Оперативные коммуникации» через чат SCIM (см. следующий пункт).

5. Оперативные коммуникации

Оперативные коммуникации означают возможность взаимодействия без предварительных подготовительных действий. И в отличие от предыдущих примеров, где предмет/ тематику и форму коммуникации определяли модули, в которых они совершались, предметом оперативной коммуникации через чат может быть любая тема любого модуля. И совершаться такая коммуникация может из любого модуля.

Так, к в предыдущем примере из журнала событий возможна коммуникация, если нажать значок чата в карточке события.

показать, как

При этом сразу адресатом такой коммуникации становится сотрудник, добавивший событие в систему, и тема коммуникации обозначена тем, что в чат выгружается это событие.

показать, как

Такая же возможность есть для выхода в чат из задачи.

показать, как

И при нажатии задача сразу выгружается в чат, чтобы было понятен предмет оперативной коммуникации.

показать, как

Такие же возможности сфокусированных коммуникаций есть и из модуля «Встречи», и из модуля «Проекты» и всех других модулей. И везде такая коммуникация инициируется нажатием на соответсвующий значок в карточках.

6. Управление проектами

Мы не будем останавливаться на подробном описании возможностей и структуры коммуникаций в модуле «Проекты». Отметим лишь, что это - микс коммуникаций по управлению задачами и управлению событиями. Внедрение таких коммуникаций происходит при внедрении в компании методологии управления проектами и описания соответствующих алгоритмов и регламентов. В SCIM коммуникации в этом модуле также подчинены всем перечисленным выше правилам, унифицированы и укрепляют общую культуру коммуникаций и взаимодействий.

 

Общий алгоритм внедрения модулей и бизнес-решений SCIM

Подытожим все выше описанное. Коммуникации пронизывают все бизнес участки и вплетены во все модули SCIM. Поэтому нельзя говорить о внедрении системы коммуникаций в отрыве от внедрения модулей и систем SCIM. Внедрение любого бизнес модуля, оптимизация бизнес процессов, связанных с ним автоматически подразумевает и отлаживание системы взаимодействий в конкретных бизнес-процессах, а значит и коммуникаций.

Последовательное, поэтапное внедрение модулей SCIM даст позитивный эффект унификации всех бизнес-коммуникаций. И, по мере вовлечения в унифицированные коммуникации в SCIM сотрудников, коллег и клиентов, единая система применяемых алгоритмов обеспечит внедрение и укрепление общей культуры взаимодействий и координации. И как итог – повышение эффективности коммуникаций/ взаимодействий/ координации, и в конечном итоге — повышение эффективности бизнеса.

Типовой алгоритм внедрения бизнес-решений SCIM включает в себя следующие этапы:

  • Настройка – подготовка алгоритмов и регламентов.
  • Запуск – проведение установочных совещаний и распоряжений о новых правилах работы на бизнес-участке.
  • Мониторинг – оперативный сбор, анализ информации и работа с отклонениями.
  • Итоги – сбор итоговой информации о результатах внедрения, анализ и принятие итогового решения.
  • Следующие шаги – воплощение решения по итогам анализа внедрения бизнес-решений в жизнь и реализация мер по закреплению решения в бизнес-практике компании

Ознакомиться с подробной реализацией такого алгоритма можно, к примеру, в решении SCIM «Как улучшить исполнительскую дисциплину персонала...».

Внедряйте систему бизнес-оптимизации SCIM. Начинайте с тех модулей, которые вам нужнее, проще в освоении (например, управление задачами). И система ваших бизнес-коммуникаций станет эффективнее.

 

Консультации и Обратная связь

Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.

Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM

Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru