О проекте

Об авторе

Технологии Успеха

 Проблема: Хромает исполнительская дисциплина персонала (задачи теряются, не исполняются, дэдлайны не выдерживаются, дела не делаются)

Решение SCIM

Как улучшить исполнительскую дисциплину персонала, наладить учет и контроль над бизнес-задачами и поручениями, добиться того, чтобы дела делались в срок и без многократных напоминаний

Содержание

 

Описание общего бизнес-решения

Начальник, отчитывающий своего подчиненного за невыполненную вовремя задачу. Удивленные и испуганные глаза сотрудника в ответ на твой вопрос «А как у нас дела с ...» (и ты понимаешь, что про эти дела он благополучно забыл). Упущенные возможности и реализовавшиеся риски из-за срывов сроков или полного невнимания исполнителя к важной бизнес-задаче. Знакомая картина?

К сожалению, такое происходит в компаниях сплошь и рядом. А ведь проблема может быть относительно легко решена раз и навсегда!

Налаживание системы управления бизнес-задачами - это как раз та управленческая технология, которая с одной стороны совсем несложная и доступная, а с другой привносит практически сразу весомый положительный эффект в бизнес (что бывает не часто — чтобы эффект от внедрения правильных бизнес-технологий проявлялся так быстро и заметно).

Чтобы избежать или, по крайней мере, минимизировать описанные выше проблемы и вытекающие из них негативные последствия нужно выполнить всего два пункта:

  1. Наладить систему учета и процедуры контроля бизнес-задач
  2. Внедрить систему и обеспечить дисциплину следования ей среди сотрудников

Сразу оговорюсь, настраивайтесь на то, что второе будет сложнее первого. Это и потому, что систему вы можете взять уже готовую, проверенную практикой, отточенную и прекрасно себя зарекомендовавшую (ниже). Но еще и потому, что для внедрения чего-либо нового, насаждения нужной вам культуры, дисциплины нужны яйца. Сотрудникам такое воздействие на их волю и образ работы (как правило, расслабленный и ленивый, если с этим ничего не делать) далеко не всегда нравится. Чтобы добиться успеха нужна либо высокая сознательность персонала (что бывает редко), либо мощное и безапелляционное воздействие сверху — отныне все будет так и не иначе. Второе нормально работает, уверен, вы в курсе. Также определенные усилия нужно обязательно приложить спустя некоторое время, чтобы система не скатилась постепенно в энтропию.

Для того, чтобы облегчить внедрение и принятие системы сотрудниками, ниже будут даны советы, но сначала вернемся к п.1 и поговорим о самой системе.

Система управления бизнес-задачами включает в себя:

  1. Правила постановки и принятия к исполнению бизнес-задач
  2. Информационную систему (желательно электронную) учета и контроля исполнения бизнес-задач

Правила постановки и принятия к исполнению бизнес-задач

  1. Задачи ставятся в формате и с применением информационной системы, принятых в данной организации
  2. Обязательные атрибуты задачи:

    • Ответственный исполнитель (всегда один)
    • Срок исполнения задачи (реалистичный и комфортный для исполнителя, учитывающий наличие у него и других задач в исполнении)
    • Описание задачи, в котором, в идеале, должно присутствовать описание и характеристики ожидаемого результата исполнения задачи (иначе вы можете оказаться в ситуации, когда получив бодрой отчет исполнителя о завершенной задаче, вы понимаете, что сделал он совсем не то, что вы ожидали)

  3. Задача должна быть принята (акцептована) исполнителем. Он должен взять на себя формальную персональную ответственность за исполнение задачи. Самая распространенная ошибка — задачи в пустоту. «Надо бы сделать то-то и то-то»... Вроде все и в курсе, что есть такая задача, но никто конкретно формально не отвечает за ее исполнение. Результат понятен — задачи теряются, растворяются в пустоте. Не с кого спросить.
  4. На акцепт задачи (либо ее обоснованное отклонение) необходимо установить конкретный (максимальный) срок. В своей практике я установил на принятие задачи срок 24 часа. Такой срок с одной стороны позволяет исполнителям не бросать все «в моменте» и переключаться на ознакомление с вновь поступившими задачами, как только они поступили, а спокойно изучить новую задачу в комфортном для себя режиме и в удобное время. А с другой дисциплинирует постановщиков — отучает их от порочной практики постановки задач в последний момент и в пожарном режиме.

Для обеспечения надежного внедрения системы управления бизнес-задачами и неукоснительного ей следования могут применяться как традиционные методы — приказ с назначение ответственного за контроль его исполнения (с периодическими докладами о ходе исполнения приказа), так и более тонкие, косвенные методы воздействия на сознательность сотрудников. Например, можно принять правило, что задачи поставленные сотруднику в обход утвержденной системы не считаются «легитимными» и сотрудник освобождается от ответственности за неисполнение. В своей практике мы также учитывали количество (и качество исполнения) задач у сотрудников на испытательном сроке для принятия решения о прохождении им испытательного срока.

Хорошая новость относительно закрепления практики и дисциплины системного оперирования бизнес-задачами состоит в том, что, эта система, как я говорил раньше, дает достаточно быстро ощутимый и видимый эффект не только для бизнеса в целом, но практически для всех сотрудников, как для постановщиков задач, так и для исполнителей. Поэтому важно приложить необходимые усилия на этапе внедрения, в дальнейшем система приживется и фразы типа «поставь мне задачу в SCIM» будут слышны в вашей компании все чаще. Кстати, когда услышите дословно такую фразу, поздравьте себя — система внедрена успешно, стала неотъемлемой частью бизнес-культуры вашей организации и, несомненно, уже приносит свои ценные плоды!

 

Преимущества Платформы SCIM для реализации решения

Использование Платформы SCIM в качестве информационной системы управления бизнес-задачами имеет следующие преимущества:

  Значительное улучшение исполнительской дисциплины в компании

Назначенная постановщиком задача, должна быть акцептована (принята к исполнению), исполнителем. Информация о поступлении новой задачи сообщается исполнителю системным уведомлением (алертом) в SCIM, а также сообщением по электронной почте. Предусмотрены режимы запроса постановщиком у исполнителя статуса исполнения ранее поставленной задачи (с автоматическим формированием соответствующих уведомлений)

  Серьезное облегчение сотрудникам (в том числе неопытным) процессов управления бизнес-задачами и повышение эффективности их работы

Все актуальные задачи, поставленные или принятые сотрудником, всегда находятся в фокусе его внимания. SCIM в постоянном режиме информирует сотрудника о наличие актуальных задач, наступлении сроков их исполнения и просрочке этих сроков. Как только исполнитель отчитывает задачу как исполненную, информация о завершении задачи поступает постановщику по электронной почте с формирование соответствующего системного алерта в SCIM

  Упрощение и повышение эффективности коммуникации, организации, анализа и обмена информацией в вашем бизнесе

Задачи в SCIM представляются в двух режимах — табличном (удобном для верхнеуровнего анализа всего массива задач, фильтрации и поиска нужной информации), а также в карточном формате (удобном для работы с отдельными задачами, в том числе на мобильных устройствах и в удаленном режиме). Выгрузка задачи в мессенджер SCIM одним кликом дает возможность осуществлять сфокусированные деловые коммуникации быстро и эффективно

  Повышение информированности функциональных руководителей о деятельности своих подчиненных, а также менеджеров проектов о задачах, циркулирующих в компании в интересах их проектов

Функциональный руководитель имеет доступ к информации по всем задачам, выставленным их подчиненным не только самим руководителем, но и любым другим сотрудникам организации, а также ко всем задачам, исходящим от подчиненных сотрудников. Менеджеры проектов автоматически получают доступ ко всем задачам, существующим в системе по их проектам, а также по всем проектам внутри их проектных групп.

  Осуществление обратной связи и фиксация удовлетворенности постановщиков задач качеством и сроками исполнения их задач

Данная информация может быть использована в последствии при оценке профессионального уровня, компетенций и других деловых характеристик сотрудников, например, на периодических профессиональных аттестациях персонала.

  Формирование правильной бизнес-культуры в вашей организации

Неотъемлемыми характеристиками такой корпоративной культуры становятся: ориентация сотрудников на реализацию задач и достижение ожидаемых результатов, персональная ответственность, исполнительская дисциплина.

 

Алгоритм и процедуры внедрения бизнес-решения

Замечание 1: Ниже приведен подробный и исчерпывающий пошаговый алгоритм внедрения и использования Платформы SCIM в качестве основного инструмента реализации решения. Я постарался сделать этот алгоритм максимально универсальным, подходящим для большинства бизнесов и компаний. Предполагается, однако, что любые действия и процедуры данного алгоритма могут быть вами изменены или доработаны с тем, чтобы учесть специфику именно вашей организации, принятые в ней правила, стили управления и коммуникаций.

Замечание 2: Большинство описанных в алгоритме «технических» действий могут быть совершенны как вами самими (что полезно, чтобы понять и пощупать систему собственноручно) , так и вашим помощником/ассистентом, действующим от своего имени по вашему распоряжению. Во втором случае помощник (ознакомившись с данным алгоритмом) возьмет на себя большинство рутинных процедур и оперативных взаимодействий, а вам будут предоставляться уже подготовленные им аналитические отчеты по ходу внедрения решения. Далее процедуры, которые могут быть исполнены вашим ассистентом, будут помечены значком  А  

 

Этап 1. Настройка

1.  А  Зарегистрируйтесь в SCIM сами.

показать, как

2. Определите состав «опорных коллег» - костяк вашей команды, ваших сподвижников, через которых будем внедрять решение в ваш бизнес (вероятно, это будут ваши замы и/или руководители структурных подразделений).

3. Проведите совещание с вашими «опорными коллегами». Расскажите им о проблеме и ее возможном решении, о вашей инициативе внедрить это решение в вашем бизнесе. Обозначьте цели и результаты, которые вы ожидаете получить. Подчеркните как важно их участие для того, чтобы эксперимент прошел успешно и ожидаемые результаты были достигнуты.

4.  А  Направьте «опорным коллегам» приглашения зарегистрироваться в SCIM.

показать, как

5.  А  После того как ваши «опорные коллеги» зарегистрировались, их необходимо добавить в свой круг коллег в SCIM.

показать, как

6.  А  Следующее ваше действие — добавление своего проекта в систему. Для чего это нужно? Это необходимо для того чтобы обеспечить возможность централизованного мониторинга одним-двумя пользователем всех задач, которые будут циркулировать на этапе внедрения, не зависимо от того, кем и кому они были поставлены. Права на просмотр всех задач по своему проекту автоматически получают владелец проекта — тот кто его создал в системе и назначенный проекту менеджер, что и обеспечит возможность централизованного мониторинга всех задач в системе. Поэтому все задачи, которые будут ставиться на этапе внедрения системы, должны в обязательном порядке иметь именно этот (добавленный вами) проект в качестве соответствующего параметра.

показать, как

7.  А  Откройте доступ к проекту для модулей «Задачи и Встречи» вашим опорным коллегам. Только после получения такого доступа у коллег появляется возможность использовать проект в качестве соответствующего параметра в задаче. Этот тип доступа дает только эту возможность и никакую другую (в частности, увидеть чужие задачи по этому проекту они не смогут, их могут видеть только владелец и менеджер проекта).

показать, как

8.  А   И последняя процедура на этом этапе — поставьте всем вашим «опорным коллегам» первые задачи в системе — «Обеспечить регистрацию своих подчиненных сотрудников в SCIM и включение их в свой круг коллег»

показать, как

 

Этап 2. Запуск

1.  А  Издайте приказ или уведомите сотрудников любым другим, принятым в вашей компании способом, о запуске эксперимента по внедрению онлайн системы управления бизнес-задачами

Текст уведомления может быть примерно следующим:

Уважаемы сотрудники! С сегодняшнего дня в компании стартует эксперимент по внедрению онлайн системы управления бизнес-задачами. Цель внедрения системы - улучшить исполнительскую дисциплину персонала, наладить учет и контроль над бизнес-задачами и поручениями.
С деталями и требованиями эксперимента вас ознакомят ваши непосредственные руководители.
Продолжительность эксперимента — 1 месяц. По истечении этого срока руководством компании будут рассмотрены результаты эксперимента, сделаны выводы и приняты соответствующие организационные решения.

2.  А   Поставьте задачи «опорным коллегам» о предоставлении еженедельных отчетов (в свободной форме) о ходе внедрения системы

показать, как

3.  А   Поставьте задачи себе или своему помощнику о подготовке еженедельных аналитических отчетов о ходе внедрения системы

показать, как

 

Этап 3. Мониторинг

В первую очередь необходимо проследить за тем, чтобы поставленные на этапе 2 (вами или вашим ассистентом) задачи были должным образом акцептованы (приняты к исполнению) исполнителями. В дальнейшем эти задачи должны управляться (как со стороны постановщика так и со стороны исполнителя) строго в соответствии с правилами управления задачами в системе. Эти правила не только содержатся в инструкциях по работе в SCIM, но и постоянно транслируются пользователям SCIM в различных вариантах — в виде интерактивных подсказок, алертов, оповещений и сводок по e-mail и т. д. Кроме того, пользователям SCIM доступны бесплатные онлайн консультации в чате SCIM и по e-mail. Мы всегда готовы дать пояснения и оказать необходимую помощь. Так что не верьте тому, кто будет говорить «я не знал, что так нужно делать».

1.  А  Во исполнение соответствующих задач, поставленных на этапе запуска системы, подготовьте сами или поручите подготовить вашему помощнику промежуточный аналитический отчет о ходе внедрения системы. Отчет готовится в разрезе ваших «опорных коллег» и должен содержать количественный и качественный анализ поставленных ими задач, с момента начала эксперимента. Состав и структура отчета могут быть, следующие:

Чтобы подготовить отчет воспользуйтесь информацией из SCIM

показать, как

2. Проанализируйте отчет. Выделите из числа ваших опорных коллег «лидирующих» и «отстающих».

3. Проведите совещание с «опорными коллегами». Обсудите с ними промежуточные результаты внедрения системы. Особое внимание уделите общению с «отстающими» коллегами, необходимо выяснить причины их отставания от других и обсудить меры по исправлению ситуации.

 

Этап 4. Итоги

По окончанию эксперимента:

1.  А  Подготовьте сами или поручите подготовить вашему помощнику итоговый сводный аналитический отчет о результатах внедрения системы (А). Отчет готовится в агрегированной форме и должен содержать количественный и качественный анализ всех поставленных за период эксперимента задач, независимо от постановщика. Состав и структура отчета могут быть, например, следующие:

Чтобы подготовить отчет воспользуйтесь информацией из SCIM

показать, как

2. Проанализируйте итоговый отчет и сделайте предварительные выводы об успехе внедрения системы управления бизнес-задачами в вашем бизнесе.

3. Проведите совещание с «опорными коллегами». Обсудите с ними итоговые результаты эксперимента.

4. Сделайте окончательные выводы об успехе/неуспехе эксперимента и целесообразности внедрения онлайн системы управления бизнес-задачами в вашей компании на постоянное основе.

 

Этап 5. Следующие шаги.

Говорят, что если повторять одно и то же действие в течение 21 дня, оно откладывается в подсознании, и мы начинаем делать его на автомате. Если этому верить, к моменту завершения эксперимента (в случае его итогового успеха, конечно) правильные привычки уже отложились в подсознании сотрудников и стали частью их натуры (а частью вашей корпоративной культуры стали правильные и эффективные бизнес-практики)

Поэтому специальных дополнительных мер по закреплению системы вам, вероятно, и не нужно будет предпринимать. Разве что, чтобы «держать руку на пульсе» с какой-то периодичностью (например, раз в месяц) рассматривайте аналитические отчеты, подобные тем, которые готовились на этапе эксперимента. И уже если в этих отчетах будет прослеживаться негативная динамика — предпринимать соответствующие меры по недопущению скатывания системы в энтропию.

То, что необходимо и целесообразно сделать по окончанию эксперимента — это масштабировать успех — использовать систему чаще и шире. Для этого:

1. Разрешите сотрудникам (в первую очередь своим «опорным коллегам») добавлять в систему их собственные «проекты». Ведь как мы помним, будучи владельцем или менеджером проекта у пользователя появляются дополнительные возможности анализа и управления всеми задачами своего проекта. А самое важное, разбивка задач по проектам-темам дополнительно структурирует работу руководителя и сотрудников, облегчает процессы управления и приоритезации их бизнес-деятельности.

2. В процедуры оценки профессиональных качеств персонала (при аттестациях, принятии решений о прохождении/непрохождении испытательного срока, в ситуациях выбора сотрудника для поощрения, карьерного продвижения и т.п.) целесообразно включить информацию из системы — полученные сотрудником оценки за исполнение задач. Также вы можете использовать для оценки профессиональных качеств сотрудника — показатели его деловых навыков, автоматически формируемых системой (на основе более чем 50 факторов деловой активности пользователя).

3. Осваивайте сами и предложите освоить своим коллегам функцию делегирования задач в SCIM – очень удобный и полезный сервис для руководителей, делающий их нелегкую работу значительно проще и приятней :) (с подробностями функции делегирования задач можно ознакомиться в информационных материалах Платформы SCIM).

 

Консультации и Обратная связь

Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.

Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM

Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru