О проекте

Об авторе

Технологии Успеха

 Проблема: В бизнесе созданы коллективные органы управления (правление, комитеты, советы, комиссии). Однако их организация хромает и эффективность крайне низка. Работа руководителей превращается в сплошные совещания и заседания. На которых нужные бизнесу решения либо не принимаются вообще, либо принимаются, но не исполняются.

Решение SCIM

Как наладить эффективную работу коллективных органов управления (правление, комитеты, советы, комиссии).

Содержание

 

Описание общего бизнес-решения

С ростом бизнеса и самой компании растет количество и масштаб задач, которые решаются в интересах бизнеса. Организация становится сложнее, растет важность принимаемых решений и цена возможной ошибки. Осуществлять единоличное управление становится все сложнее. В системе управления бизнесом становится целесообразным применение такого принципа, как коллегиальность. С привлечением коллег, обладающих нужными знаниями и компетенциями, необходимой информацией и полномочиями.

Коллегиальный Орган Управления (КОУ) (англ. collegial executive body) - образованный из нескольких уполномоченных лиц орган, реализующий функции управления коммерческой или некоммерческой организацией, подотчетный ее высшему органу управления и осуществляющий текущее руководство деятельностью организации или определенным функциональным направлением деятельности организации в соответствии со своими компетенциями.

Основные вопросы в рамках компетенции этих органов решаются по принципу большинства членов коллегии с предварительным обсуждением соответствующего вопроса и учетом высказанных замечаний

Примеры коллегиальных органов управления:

  • Совет директоров — коллегиальный орган управления в крупных промышленных предприятиях, коммерческих предприятиях, в банках, корпорациях, концернах т.д., который контролирует функционирование организации и решает вопросы модернизации, финансирования, продажи и покупки акций и т. д.
  • Проектный комитет – коллегиальный орган управления для контроля и управления портфелем проектов организации.
  • Правление – высший орган исполнительной власти в бизнесе, занимающийся текущими вопросами деятельности компании, планами, назначениями, согласованиями.

Также в коммерческой организации существуют экспертные советы по различным вопросам, рабочие группы, комиссии и комитеты, составленные из компетентных должностных лиц для решения вопросов в рамках своих компетенций (Кредитный комитет, Комитет по вознаграждениям, Комитет по управлению рисками, Бюджетный комитет, Аттестационная комиссия и т. п.).

 

Для чего бизнес создает КОУ?

  • С целью повышения скорости и эффективности принятия решений, путем распределения части управленческих решений на уровень компетентных коллегиальных органов. Таким образом преодолевается проблема «бутылочного горлышка» в управлении бизнесом, когда либо все решения принимаются одним лицом, либо нижестоящие менеджеры вынуждены согласовывать все свои действия и решения с одним руководителем.
  • Для исключения случайности и различных ошибок в принимаемых решениях на всех уровнях. Системность в принятии решений, а также коллегиальность с привлечением компетентных должностных лиц позволяют минимизировать ошибки и повысить качество принимаемых решений.
  • Для сдерживания произвола и самоуправства со стороны отдельных руководителей.
  • Как защита от возможных коррупционных действий отдельных лиц.
  • Для организации совместной работы группы людей. Достижения между ними взаимопонимания.
  • Для координации работы различных служб и функционалов.
  • Для столкновения и учета различных точек зрения лиц, занимающихся обычно разными видами деятельности, а главное - имеющих неодинаковые подготовку и опыт.
  • Для максимально быстрого сбора и использования адекватной информации для принятия решения. Информация идет от участников, обладающих нужными компетенциями и являющихся уполномоченными участниками КОУ от разных функциональных подразделений.
  • Для способствования возникновению новых идей в процессе обсуждения.
  • Для системного и грамотного осуществления контроля над выполнением принятых решений и - как итог – обеспечение эффективного контроля над деятельностью организации.
  • Как механизм минимизации зависимости от человеческого фактора. На первый план при принятии решений выходит система, где решения принимаются коллегиально, а не одним человеком. Это также облегчает возможности компенсирования отсутствия одного человека и возможность его оперативной замены.

 

Типичные проблемы с функционированием КОУ

Проблемы функционирования КОУ, как правило, вытекают из плохой организации процесса и дисциплины его участников. К типичным проблемам функционирования КОУ можно отнести:

  • Плохая встроенность КОУ в систему управления компанией. Отсутствие управляющего документа КОУ (Устава/ Положения КОУ). Организация функционирования КОУ должна отвечать потребностям компании и органично быть встроенной в систему принятия решений и управления компанией. Должны быть понятны и прописаны полномочия КОУ, подотчетность КОУ и система принятия и выполнения решений КОУ. Для этого необходимо, чтобы был создан так называемый управляющий документ в виде Устава КОУ/ Положения о КОУ. Где все эти важные моменты необходимо четко прописать, с однозначным толкованием и ясностью алгоритмов. И далее нужно обеспечить соблюдение этого нормативного документа.
  • Проблема полномочий КОУ. Неясность целей образования и полномочий КОУ. Это - одна из главных проблем, которая может нарушить и даже дискредитировать саму идею КОУ. КОУ должен функционировать в четко очерченных рамках и не подменять остальные органы управления компанией. Это может рождать непонимание в работе сотрудников, которые выступают как участники КОУ и просто как должностные лица со своей функциональной ответственностью. Например, в КОУ могут принимать участие: генеральный директор, финансовый директор, технический директор. Но это участие не снимает с них их функциональных обязанностей по принятию решений в своей функциональной области. И уровень принятия решений функциональных руководителей не должен переноситься на КОУ.
  • Конфликт полномочий разных КОУ. В одной компании могут быть организованы несколько КОУ. Либо по уровням принятия решений, либо по функциональным областям. Например, Правление — стратегические решения, проектный комитет - тактические решения и контроль. Или, бюджетный комитет — управление бюджетами компании, и Комитет по управлению рисками. При наличии нескольких КОУ вполне вероятно возникновение между ними конкуренции по политическому влиянию в компании. А также по уровням принятия решений, отчетности и полномочиям. Такие проблемы решаются с помощью четкой регламентации КОУ, однако, часто сильное влияние оказывают также человеческий фактор и межличностные отношения в компании, ее неформальная структура, и конкуренция неформальных и формальных лидеров.
  • Неадекватный состав участников КОУ (отсутствие сотрудников с нужной квалификацией). Принятые решения в рамках КОУ будут только тогда эффективными, если участники КОУ обладают для выработки группового решения необходимой квалификацией и компетенциями. Бывает так, что - либо участники КОУ для решения какого-то вопроса не обладают нужной квалификацией, либо таковые сотрудники отсутствуют на рассмотрении соответствующего вопроса.
  • Несоблюдение регламентов, процедур КОУ. Эффективное функционирование КОУ прямо зависит от того, как его участники работают на заседаниях. А именно, посещаемость заседаний, соблюдение его регламента, в том числе времени на доклады и принятие решений, подготовка докладов и отчетности в необходимый срок, с должным качеством и в требуемом формате, обязательная предварительная подготовка к заседаниям путем ознакомления с его повесткой и материалами. Если дисциплина участников КОУ по исполнению регламентов КОУ и выработке решений невелика, то резко падает эффективность и смысл образования КОУ в целом.
  • Долгие выработка и согласование решений. Вырабатываемые КОУ решения предполагают групповое обсуждение и групповое же решение. Это означает, что не всегда все участники будут согласны друг с другом. А значит, обсуждения могут превратиться в длительные и неконструктивные дискуссии и выработка решений будет затруднена. Для преодоления этой типичной проблемы процесс принятия решений и их последующего согласования должен быть четко прописан в управляющем документе. И, естественно, твердо соблюдаться.
  • Проблема представления информации. Если в КОУ не приняты стандарты представления информации (информационных материалов по рассматриваемым вопросам) — это может негативно сказаться на эффективности КОУ. Разношерстая по структуре, форматам и логике информация требует каждый раз заново на нее настраиваться, что значительно увеличивает время на анализ и принятие решений. Для эффективной работы КОУ формат представляемой информации (докладов) нужно заранее разработать и принять в качестве стандарта.
  • Неисполнение решений КОУ. Очень распространенная и серьезная проблема. Решения КОУ, даже будучи запротоколированными или зафиксированными в каком-либо другом формальном виде, все равно имеют тенденцию не исполняться, «спускаться на тормозах». Это явление во многом обусловлено отсутствием «начальника в человеческом обличии», раздающими указания, а затем спрашивающего за них. Для исполнителя решения КОУ, как правило, будут в низшем приоритете по сравнению с прямыми приказами, задачами, исходящими от его непосредственного руководства. В системе КОУ обязательно должен присутствовать мощный мотивационный механизм на исполнение его решений, и отлаженная система контроля над исполнением этих решений
  • Неаккуратное хранение и архивация информации. Иногда возникает необходимость вернуться к рассмотренным КОУ ранее вопросам, принятым решениям, вновь ознакомиться с материалами предыдущих заседаний КОУ. Проблема в том, что при интенсивной работе КОУ (или при растянутости во времени между заседаниями) принятые ранее решения могут забываться, теряться. Для того, чтобы этого не происходило, необходима системная организация процессов сбора, учета хранения и архивации информации КОУ. Также необходимо позаботиться о наличии удобного механизма доступа к архивам и о разграничении уровней доступов к информации.
  • Плохое качество исходящий от КОУ информации. Нечеткость представления информации о прошедшем заседании. Нечеткость формулировок принятых решений. Чаще всего эта проблема – вопрос квалификации и дисциплины секретаря КОУ.
  • Проблемы групповых решений. Ну, и типичные проблемы КОУ, вытекающие из недостатков принятия групповых решений: групповое мышление, групповая психология и общественное бездельничанье. Эти проблемы не решаются прописанными правилами и организационными решениями. Скорее - грамотным подбором исполнителей (участников КОУ), их осведомленностью о наличие таких потенциальных проблем работы в группах и внедрением культуры КОУ в компании.

 

Элементы эффективной организации КОУ

Для того, чтобы коллегиальные органы управления приносили максимальную пользу бизнесу, чтобы в их работе реализовались все преимущества данной системы управления, а недостатки и проблемы были минимизированы, необходимо тщательно продумать и проработать основные элементы построения КОУ, такие как его управляющий документ - устав (Положение о КОУ), состав и распределение ролей участников КОУ, структуру и формат повестки заседания, регламент проведения заседания, правила выработки решений КОУ и процедуры контроля над их исполнением.

 

Устав КОУ (Положение о КОУ)

Для эффективного функционирования КОУ очень важно наличие управляющего документа, описывающего ключевые вопросы работы КОУ. Хорошо структурированного, логичного и однозначно толкуемого.

Обычно управляющий документ КОУ носит название «Устав КОУ» или «Положение о КОУ». И носит характер внутреннего нормативного документа или регламента. В регламенте описывается цель КОУ, его полномочия, роли и функции участников и алгоритмы функционирования КОУ.

В структуре Устава КОУ целесообразно наличие следующих разделов:

  • Общие положения. В этом разделе описывается цель образования, роль и место КОУ в системе управления компанией.
  • Состав и компетенции КОУ. Здесь описываются роли участников КОУ, конкретные персоналии, за которыми закрепляются соответствующие роли, их обязанности, ответственность и полномочия.
  • Рассматриваемые вопросы КОУ. В этом разделе детально описывается область компетенций и функционирования КОУ. Перечисляются типичные вопросы, рассматриваемые на КОУ, принимаемые решения.
  • Решения КОУ. Здесь описывается порядок и процедуры принятия решений КОУ По процедуре — открытое или тайное голосование, или решение принимается единолично председателем. Если решение принимается путем голосования, то какое правило действует, чтобы решение считалось принятым.
  • Заседания КОУ. Самый объемный раздел Устава (Положения). В нем описываются процедуры и алгоритмы функционирования КОУ: регламент планирования и проведения заседаний КОУ, процедуры формирования повестки и протокола КОУ, фиксации и исполнения решений КОУ, а также иные процедурные вопросы.

 Пример Положения о КОУ

 

Роли в КОУ

Ролей в КОУ, как правило, всего три: председатель, секретарь и член КОУ.

  • Председатель- глава КОУ, в компетенцию которого входит: утверждение графика и повесток заседаний КОУ, ведение заседания КОУ, назначение Секретаря КОУ, а также другие вопросы, касающиеся деятельности КОУ.
  • Секретарь КОУ– лицо, назначаемое Председателем КОУ, отвечающее за организацию заседаний КОУ, ведущее протокол заседаний КОУ, осуществляющее другие действия для обеспечения функционирования КОУ.
  • Член КОУ– лицо, отвечающее квалификационным требованиям и назначенное в состав КОУ в соответствии с прописанной процедурой (в Уставе КОУ).

 

Повестка заседаний КОУ

Важная организационная составляющая заседаний КОУ – повестка. Повестка заседания КОУ составляется предварительно секретарем КОУ и представляется для ознакомления всем членам КОУ. В повестку включаются материалы по вопросам, запланированным к обсуждению (вопросам повестки). Такой подход позволяет планировать заседание как содержательно, так и по длительности. А члены КОУ могут заблаговременно ознакомиться с представляемыми вопросами и материалами в повестке и подготовиться к обсуждению.

КОУ может планировать рассмотрения вопросов не только на предстоящее заседание, но и на определенный период в будущем (например, на полгода). Ответственность за составление такого плана лежит на Секретаре КОУ, утверждается такой план КОУ на заседании.

Формирование повестки по заседаниям регулируется Уставом (Положением) КОУ. Секретарь заблаговременно добавляет в повестку вопросы из планов КОУ. Также в повестку могут добавляться вопросы, выносимые по инициативе сотрудников компании (неплановые вопросы). Секретарь КОУ формирует повестку исходя из следующих принципов:

  • соответствие плану рассмотрения вопросов КОУ,Контролируем загрузку сотрудника.
  • приоритетизация вопросов в соответствии с их важностью для компании и бизнеса,Фиксируем затраты на оплату работ сотрудника определённой квалификации и стоимости его человеко-часа. Суммарно по его ЖР.
  • с принципом равномерного распределения временной нагрузки на заседания КОУ,
  • с учетом плана-графика отпусков (и других плановых отсутствий) членов КОУ и докладчиков по выносимым вопросам.

Утверждает повестку Председатель КОУ. Повестка текущего заседания может корректироваться в начале заседаний по предложению любого члена КОУ и по согласованию со всеми остальными членами КОУ.

План рассмотрения вопросов КОУ регулярно актуализируется Секретарем. Также в обязанности Секретаря входит оповещение докладчиков о порядке рассмотрения их вопросов и контроль качества выносимых на КОУ материалов (соответствие утвержденным форматам).

 

Заседание КОУ

Процедура заседаний КОУ регулируется Уставом (Положением). Ответственность за соблюдение процедуры лежит на Председателе. Целесообразно структуру рассмотрения вопросов привести к единообразию, примерно в таком виде:

  • В начале заседания члены КОУ могут изменить порядок и форму рассмотрения вопросов, а также согласовать другие изменения в текущей повестке.Контролируем загрузку сотрудника.
  • Вопросы рассматриваются в том порядке, в котором они зафиксированы в повестке.
  • Первым вопросом рассматривается отчет об исполнении предыдущих решений КОУ.
  • Сотрудники, не являющиеся членами КОУ, приглашаются для доклада при наступлении очередности рассмотрения их вопроса. Такой порядок позволяет эффективно использовать рабочее время сотрудников-докладчиков, не являющихся членами КОУ.
  • Время, отводимое для рассмотрения вопроса на КОУ, должно соответствовать времени, указанному в повестке.

В процессе рассмотрения вопросов повестки КОУ принимает решения по рассматриваемым вопросам. Решение принимается согласно зафиксированным в Уставе КОУ правилам принятия решений КОУ.

Важным результирующим документом по итогам заседания КОУ является протокол заседания. Ведет / составляет протокол Секретарь КОУ. Формат и процедура составления протокола регулируется Уставом. Вопросы и решения в протокол заносятся в порядке их рассмотрения. В протоколе отражаются решения, принятые КОУ по каждому из рассматриваемых вопросов. По окончании заседания задача Секретаря в отведенный для этого регламентом КОУ срок согласовать протокол со всеми участниками КОУ. Как только протокол согласован, его решения считаются легитимными и вступают в силу.

 

Решения КОУ

Решения КОУ — этот именно тот, самый важный, продукт деятельности КОУ, ради которого он и создан и функционирует, ради чего тратятся (порой немалые) организационные ресурсы. Поэтому крайне важно обеспечить такие условия, чтобы решения, вырабатываемые КОУ, были своевременны и высокого качества. А еще не менее важно добиться того, чтобы эти решения неукоснительно исполнялись! Наличие эффективной системы контроля над исполнением решений КОУ — обязательное и приоритетное требование к любому коллегиальному органу управления.

Решения КОУ чаще всего вырабатываются, исходя из принципа коллегиальности, то есть как результат работы в группе и принимаются большинством голосов членов КОУ, участвующих в обсуждении вынесенного в повестку вопроса. Однако могут возникать вопросы, где решения принимаются, исходя из других принципов и по другим процедурам. Например, решение о выходе из КОУ одного из его участников, или решения, находящиеся также в компетенции и других органов управления компании (на стыке). Важно, чтобы эти процедуры также были прописаны в Уставе КОУ.

Секретарь фиксирует решение в протоколе, который далее согласовывается со всеми членами КОУ. Не всегда, но бывает так, что решения согласовываются в том числе и в первую очередь с докладчиками. Ведь именно они глубже всех погружены в соответствующий вопрос, и, как правило, именно они больше всех заинтересованы в принятии определенных решений по их вопросам.

Контроль над протоколами и решениями КОУ целесообразно возложить на Секретаря КОУ, который отслеживает по срокам исполнение решений КОУ, консолидирует информацию от исполнителей и представляет отчет об исполнении решений КОУ на заседаниях. В полномочиях КОУ - запрашивать от ответственных лиц дополнительную информацию по исполнению решений. Секретарь КОУ регулярно обновляет учетную систему, в которой аккумулируются и протоколы, и отчеты по решениям КОУ.

 

Целесообразность использования (электронной) системы управления КОУ

Как было сказано ранее, инструмент КОУ применяется для повышения эффективности управления бизнесом в условиях развития и усложнения его. Деятельность по оптимизации бизнес-процессов в таком случае состоит из их анализа, проектирования улучшенных бизнес-процессов и последующей алгоритмизацией (написание и внедрение различных регламентов для процессов и процедур в том числе). Если мы говорим о КОУ, то это оптимизация и алгоритмизация процедур проведения заседаний и принятия решений с целью повышения их эффективности для бизнеса. Все эти задачи решаются путем разработки и внедрения управляющего документа (Устава/Положения КОУ).

В ходе развития бизнеса неизбежно увеличивается количество и важность принимаемых решений. Растет объем перерабатываемой информации. В качестве логичного инструмента по оптимизации процедур учета, обработки и анализа информации для бизнеса являются программные решения по автоматизации этих процессов и процедур, созданию систем сбора, учета и хранения управленческой информации, алгоритмов поддержки принятия решений.

Отметим те моменты, которые оптимизируют и повышают эффективность управления КОУ путем перенесения ее в электронную программную среду:

  1. Формирование и согласование повестки КОУ в электронной системе с доступом к ней и материалам повестки (в том числе дистанционным) участников КОУ, Секретаря, докладчиков.
  2. Разграничение доступа к информации КОУ.
  3. Формирование и согласование протокола через электронную систему КОУ.
  4. Донесение решений КОУ до исполнителей через электронную систему КОУ.
  5. Автоматический контроль исполнения решений КОУ. Формирование отчетов об исполнении решений КОУ.
  6. Составление перспективных планов рассмотрения вопросов КОУ в электронной системе.
  7. Формирование и ведение системы учета повесток, протоколов и решений КОУ в виде электронной базы данных.

---

Вся деятельность КОУ характеризуется многочисленными достаточно сложными процессами и процедурами, в которых не сложно запутаться, упустить что-то важное из виду. А цена ошибки здесь очень высока! Вот почему целесообразно использовать специальные программные решения - системы поддержки деятельности коллегиальных органов. К таким программным решениям относится, в частности, блок Платформы SCIM «Управление коллегиальным органом», который позволяет систематизировать и автоматизировать большинство организационных вопросов, процессов учета и контроля в работе КОУ.

 

Преимущества Платформы SCIM для реализации решения

Использование Платформы SCIM в качестве информационной системы управления коллегиальным органом имеет следующие преимущества:

  Повышение эффективности принятия управленческих решений

Автоматизация процедур КОУ в SCIM обеспечивает скорость принятия управленческих решений без потери качества. В SCIM встроены все процессы и процедуры формирования, согласования и контроля исполнения решений.

  Повышение эффективности контроля над исполнением решений

В SCIM сформирована эффективная схема контроля исполнения принятых КОУ решений до конечного результата. Все решения к исполнению автоматически трансформируются в систему постановки задач с соответствующим контролем и встраиваются в календари не только исполнителя, менеджера соответствующего проекта и его кураторов, но и секретаря КОУ, который должен выносить в соответствующий срок в повестку КОУ вопрос о выполнении решений КОУ.

  Формирование и хранение единой базы протоколов и решений КОУ

В SCIM формируются и хранятся все повестки, протоколы и решения в единой базе для всех КОУ. Формируется и хранится история принятия и реализации управленческих решений в деталях: даты, повестки, материалы, принятые решения и отчеты об их исполнении.

  КОУ встраиваются в единую информационно коммуникативную систему

В систему бизнес-коммуникаций SCIM встраивается согласование повестки, протоколов, решений, материалов со всеми участниками процессов и процедур КОУ: секретарем КОУ, председателем, членами КОУ и докладчиками.

Все решения КОУ в SCIM встроены в систему управления задачами. Это означает автоматическое внедрение всех задач в календари исполнителям и их кураторам с соответствующими напоминаниями как в персональных аккаунтах SCIM, так и на почту.

  Формирование корпоративной культуры управления проектами и задачами

  • У ТОП-менеджеров, принимающих участие в КОУ, формирует ответственность за принятые решения и за бизнес в целом;
  • Руководителям разного уровня SCIM прививает культуру подготовки, принятия и контроля реализации управленческих решений;
  • Среди рядовых сотрудников и исполнителей SCIM формирует особый стиль корпоративной культуры при подготовке документов и информации, отчетности по исполнению решений;
  • Для всех сотрудников SCIM повышает уровень ответственности и исполнительской дисциплины.

  Повышение уровня безопасности использования и хранения конфиденциальной информации

Разграниченный доступ к информационным материалам SCIM обеспечивает, с одной стороны – безопасность сохранения конфиденциальной информации, а с другой – возможность руководителям, имеющий соответствующий уровень доступа, получать полную и оперативную информацию для принятия качественных управленческих решений.

  Гибкость архитектуры SCIM. Возможности для развития системы управления

Работа различных КОУ в SCIM производится по единым алгоритмам и шаблонам. При этом сохраняется возможность наполнять работу КОУ разным функциональным содержанием.

В SCIM есть возможность сформировать в единой информационной среде любое количество КОУ с разными задачами, разным составом участников с разными уровнями доступа к информации.

 

Алгоритм и процедуры внедрения бизнес-решения

Внедрение бизнес-решения нужно произвести в два этапа:

  1. Регламентация КОУ – определение нормативов и алгоритмов функционирования КОУ.
  2. Автоматизация КОУ – формирование, отработка и автоматизация бизнес-процессов работы КОУ.

I. Регламентация КОУ

  1. Провести «инвентаризацию» тех КОУ, которые уже функционируют в компании. Это можно сделать самому. А можно поставить задачу одному из своих замов, обладающего целостным видением бизнеса: нужно перечислить КОУ, определить их цели, задачи.
  2. Наметить предполагаемые зоны ответственности, полномочий и подчиненности КОУ.
  3. Провести серии консультаций и совещаний с председателями КОУ по составленному проекту структуры КОУ к компании (цели, задачи, ответственность, полномочия и подотчетность КОУ).
  4. Поставить задачу руководителям КОУ о создании Управляющего Документа КОУ. За основу можно взять приведенную выше структуру и пример Устава КОУ (пункт 4.2.).
  5. Провести процедуру согласования Уставов КОУ со всеми заинтересованными лицами. Как правило, это участники КОУ и ТОП-менеджмент компании.
  6. После согласования, утвердить документ как внутренний локальный нормативный документ.
  7. Возложить Приказом ответственность контроля исполнения УД КОУ за руководителями КОУ.
  8. Уведомить сотрудников компании о вступлении в силу Управляющего документа (документов, если КОУ несколько) принятыми в компании процедурами (под роспись, информационным письмом по эл. почте).

II. Автоматизация КОУ в SCIM

Для того, чтобы встроить работу своих КОУ в SCIM необходимо Уполномоченному лицу, отвечающему за автоматизацию системы КОУ и имеющему соответствующий доступ в SCIM войти в блок SCIM «Коллегиальные органы».

В модуле «Установки» добавить КОУ – например, Проектный комитет.

показать, как

Завести в КОУ участников и определить их роли (в зависимости от которых автоматических определяется уровень доступа к информации и управлению модулями «КОУ» в SCIM).

показать, как

Назначенному секретарю КОУ (в соответствии с Управляющим документом КОУ) в модуле «Вопросы» сформировать повестку заседания.

показать, как

Процедура формирования повестки КОУ подробно:

Перед формированием повестки, все вопросы проходят процедуру согласования с докладчиками. Секретарь, после занесения плановых вопросов в повестку, запрашивает подтверждение их у докладчиков. Согласны ли они с вынесением вопроса в повестку, формулировками и временем рассмотрения.

показать, как

У докладчика появляется аллерт-напоминание о запросе на подтверждение/акцепт своего вопроса.

показать, как

Докладчик, если согласен, ставит акцепт/ подтверждение на внесение своего вопроса в повестку.

показать, как

Или ставит неакцепт, если не согласен с внесением своего вопроса в повестку, или его формулировкой, временем.

показать, как

В последнем случае секретарь КОУ коммуницирует с докладчиком и либо изменяет атрибуты вопроса в соответствии с пожеланиями докладчика, либо снимает вопрос с повестки.

показать, как

Далее секретарь формирует повестку из вопросов, акцептованных докладчиками.

показать, как

У докладчика появляется в его аккаунте SCIM аллерт о внесении его вопроса в повестку предстоящего КОУ.

показать, как

Нажав на аллерт, докладчик увидит описание своего вопроса в повестке, дату и предполагаемое время рассмотрения своего вопроса.

Участники КОУ, имеющие соответствующий доступ, также в своем аккаунте видят аллерты о вопросах на рассмотрение на предстоящем заседании КОУ.

показать, как

И могут ознакомиться с материалами вопросов повестки предстоящего заседания и работать с повесткой.

показать, как

В процессе рассмотрения вопросов на КОУ участниками вырабатываются решения по вопросам повестки, которые заносятся секретарем в протокол.

показать, как

По окончании заседания выработанные КОУ решения проходят процедуру согласования с докладчиками.

Секретарь делает запрос на согласование.

показать, как

У докладчика появляется аллерт/ напоминание на согласование.

показать, как

Докладчик входит по аллерту в свой вопрос, чтобы познакомиться с решениями. И либо согласовывает их, либо просит скорректировать формулировки/внести какие-либо уточнения.

После согласования решений с докладчиком, секретарь ставит статус вопросов с решениями «на согласование членам КОУ».

показать, как

Члены КОУ в соответствии с заведенными процедурами, должны ознакомиться с протоколом и либо согласовать его пункты и решения, либо нет, сопроводив комментариями.

показать, как

Решение будет считаться принятым только если ни один из членов КОУ не высказал несогласия с отраженными в протоколе решениями (возможен и другой принцип согласования решений, в соответствии с Уставом конкретного КОУ).

После того как все решения согласованы членами КОУ, секретарь закрывает вопросы протокола.

показать, как

В этот момент исполнители по принятым решениям видят у себя напоминание о решениях, им адресованных.

показать, как

Исполнитель должен акцептовать (принять к исполнению) поставленные ему решения КОУ.В этот момент исполнители по принятым решениям видят у себя напоминание о решениях, им адресованных:

Целесообразно сделать регулярным вопросом заседания КОУ — отчет секретаря КОУ о ходе исполнения ранее принятых решений КОУ.

Секретарь на заседаниях КОУ демонстрирует текущее состояние исполнения решений КОУ.

показать, как

И, после обсуждения членами КОУ, закрывает исполненные решения, изменяет условия исполнения неисполненных, если это требуется, а также посылает запрос исполнителям по еще неисполненным (но уже просроченным) решениям.

показать, как

Исполнители в этом случае получают соответствующий алерт в SCIM и обязаны отчитаться о ходе исполнения просроченных решений, причинах просрочки, прогнозной дате исполнения и т.п.

показать, как

 

Консультации и Обратная связь

Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.

Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM

Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru