Задачи (Исполнение) - инструкция

Модуль «Задачи (Исполнение)»

В этом модуле вы можете принимать задачи и отчитываться об их исполнении, делегировать свои задачи другим исполнителям, просматривать задачи в «Ленте».

Возможности модуля:

Акцепт (принятие к исполнению) задачи

Анализ принятых к исполнению задач

Отчеты и изменение статуса исполнения задачи

Делегирование своих задач другому исполнителю (постановка производных задач)

Просмотр своих оценок за исполнение задач

Мониторинг исполнения своих задач по алертам

Выгрузка задачи в мессенджер

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

 

Акцепт (принятие к исполнению) задачи

В Ленте Задач (Исполнение) есть 3 разных способа принять новую задачу к исполнению:

Нажмите на значок внизу карточки задачи

Нажмите «Сохранить». Задача принята к исполнению.

Или выберите из выпадающего списка «статус» внизу карточки задачи значение «A» (акцепт задачи):

Нажмите «Сохранить». Задача принята к исполнению.

Или в выпадающем меню выберите пункт «Принять к исполнению задачи»:

Нажмите «Сохранить». Задача принята к исполнению.

Вы также можете не принять задачу к исполнению. Для это укажите в статусе задачи значение «N». Не забудьте, в этом случае, в поле «Отчет» указать причину отклонения задачи

Если вы работаете с задачами в таблице, акцептовать задачу можно прямо в таблице, выбрав из выпадающего списка «статус» в строке задачи значение «A» (акцепт задачи):

Нажмите «Сохранить». Задача принята к исполнению.

 

Анализ принятых к исполнению задач

Чтобы посмотреть все активные задачи, которые вам поставили, перейдите в модуль «Задачи (Исполнение)». По умолчанию выводится список всех ваших активных (незавершенных) задач:

Выберите подходящую опцию из выпадающего списка вверху таблицы. Например, для просмотра всех задач в заданном периоде, выберите опцию «ВСЕ В ПЕРИОДЕ» и задайте нужный период вверху таблицы слева:

Замечание: Чтобы отображались также и неактивные (закрытые) задачи, необходимо снять галку с поля «Активные» вверху справа

Для облегчения поиска нужной вам задачи можно воспользоваться фильтрами:

Щелкните в любом месте задачи в таблице и она загрузится в «Ленту» для просмотра и редактирования. Для загрузки в «Ленту» всех задач из таблицы, щелкните на значке «Лента» в шапке модуля.

Чтобы вернуться к табличному виду просмотра задач щелкните на значке "таблица" в правом верхнем углу карточки задачи

 

Отчеты и изменение статуса исполнения задачи

По ходу исполнения задачи вы можете изменять статус (прогресс) исполнения задачи, а также заполнять отчеты о ходе исполнения задачи.

Установите текущий прогресс исполнения задачи в поле «статус» выбрав соответствующее значение из выпадающего списка:

Нажмите «Сохранить» для изменения статуса.

Если вы работаете с задачами в таблице в модуле Задачи (Исполнение), установить прогресс исполнения задачи можно прямо в таблице, выбрав из выпадающего списка «статус» в строке нужное значение:

Нажмите «Сохранить» для изменения статуса.

Если задача Вами полностью исполнена, нажмите на значок или выберите статус «+» в выпадающем списке:

Нажмите «Сохранить» для изменения статуса.

Для заполнения отчета о ходе исполнения задачи, щелкните в поле «Отчет исполнителя» в карточке задачи. Появится текстовое поле, в которое вы можете написать свой отчет:

По окончанию ввода текста отчета нажмите надпись "Готово". Текст отчета переместится в свое поле:

Если надо, добавьте к отчету документ, картинку или сделайте снимок:

Когда все готово, нажмите «Сохранить» для сохранения отчета.

 

Делегирование своих задач другому исполнителю (постановка производных задач)

В ряде случаев вы захотите делегировать (перепоручить) исполнение поставленной вам задачи другому исполнителю. Или таким же способом разбить исходную задачу на несколько производных, исполнение которых будет поручено другим исполнителям. Это можно легко и эффективно сделать в SCIM.

Для делегирования задачи другому исполнителю нажмите на значок внизу карточки задачи:

В Ленте Задач (Постановка) откроется карточка новой задачи уже с заполненными параметрами «срок», «проект», «описание задачи». Эти параметры были скопированы из исходной (родительской задачи) — той, которую вы делегируете. Если в исходной задаче были вложения документа или картинка, они также перейдут в новую, делегируемую задачу:

Все, что вам остается сделать — это указать исполнителя для делегируемой задачи, а также поправить, если надо, другие параметры задачи:

Когда все готово, нажмите поле «Сохранить». Задача делегирована (поставлена производная задача).

Обратите внимание, в крайнем правом столбце в строке родительской задачи от которой вы поставили ей производную появился значок , наличие которого говорит о том, что у задачи есть производные от нее задачи:

Этот же значок вы увидите и в карточном предтавлении родительской задачи:

Нажмите на этот значок, чтобы сразу перейти к просмотру и работе с соответствующими производными задачами

Удобство функции постановки производных задач состоит еще и в том, что производные задачи можно тиражировать в неограниченных количествах и с любыми параметрами

При этом вы получаетет мгновенный доступ ко всем производным задачам, у которых один и тот же родитель, просытм кликом на значок, про который было сказано выше.

 

Просмотр своих оценок за исполнение задач

В момент закрытия задачи ее Постановщик оценивает исполнение задачи по срокам и качеству.

Чтобы посмотреть свои оцени за исполнение задачи зайдите в модуль «Задачи (Исполнение)», укажите период выборки задач и снимите галку с поля «Активные»:

Отобразятся все ваши закрытые задач в заданном периоде. Оценки за исполнение задачи присутствуют в полях «ОС» и «ОК», где «ОС» - оценка за сроки исполнения задачи, а «ОК» - оценка за качество исполнения задачи:

 

Мониторинг исполнения задач по алертам

Контролировать исполнение поставленных вам задач существенно помогает система алертов SCIM.

Алерт - это яркая кнопка, появляющаяся при возникновении определенных событий рядом с названием того или иного модуля. Текст кнопки содержит в себе информацию о том, с каким событием связано появление алерта и сколько таких событий произошло. Нажатие на кнопку алерта переносит вас к соответствующему модулю, где уже отобрана информация, непосредственно касающаяся темы алерта. Алерты, как правило, говорят пользователю о необходимости предпринять какие-то действия в SCIM. "Убить алерты" - общая стратегия работы в SCIM.

Для модуля «Задачи (Исполнение)» существуют следующие алерты:

Нажмите на алерт. SCIM выведет отобранные по данному алерту задачи для вашей дальнейшей работы с ними:

 

Выгрузка задачи в мессенджер

Если вы захотите уточнить у постановщика какие-либо детали исполнения адресованной вам задачи, это можно легко сделать, выгрузив (одним кликом) соответствующую задачу в мессенджер, после чего пообщаться с постановщиком в чате по теме этой задачи.

В составе карточек задач всегда присутствует иконка выгрузки информации в мессенджер:

Нажмите эту иконку, и информация по соответствующей задаче будет автоматически загружена в мессенджер. При этом SCIM сам настроит связь с тем пользователем, которому эта информация предназначена (рядом с его именем и фото находится значок в карточке)

Все, что вам остается сделать, это ввести непосредственно свой вопрос или уточнение. То, чего этот вопрос/уточнение касается и кому он адресован, SCIM уже знает, и он сам предпримет необходимые действия, чтобы довести до нужного адресата эту информацию, без лишних хлопот и забот с вашей стороны:

 

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

Есть необычные по своим свойствами задачи типа «Постоянно» и «По Факту».

Задачи типа «Постоянно» - это такие задачи, выполнение которых требуется ежедневно, на постоянной основе. Например: «Делать по утрам зарядку». Чтобы не плодить миллион одинаковых задач с разницей лишь в дате исполнения, можно поставить всего одну задачу, указав в параметре «срок исполнения задачи» - «Постоянно»:

Такая задача будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Задачи (Постановка)» и/или модуле «Задачи (Исполнение)»:

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «Постоянно» и, вероятно, сделаете то, что предписывают эти задачи.

После однократного просмотра списка (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни. Еще раз, чтобы «убить» этот алерт, достаточно единожды перейти по нему к списку соответствующих задач.

Задачи «По Факту» - это такие задачи, выполнение которых приурочено к возникновению какого-либо события. Пока это событие не произойдет, задачу выполнять не надо. Пример: «Как только придут деньги от «Эверест корп.», сообщить об этом в коммерческий отдел». То есть, чтобы начать выполнять эту задачу, мы должны дождаться прихода денег от компании «Эверест корп.». Если это событие не произошло и деньги еще не пришли, ничего делать не надо.

Также как и задачи типа «Постоянно» задача типа «По Факту» будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Задачи (Постановка)» и/или модуле «Задачи (Исполнение)».

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «По Факту». Если оговоренное событие еще не произошло, ничего делать с задачей не надо. А вот если ожидаемое событие произошло, сделаете то, что предписывает эта задача. После этого данную задачу следует закрыть (отчитать как исполненную), так как событие произошло и задача выполнена.

После однократного просмотра списка задач «По Факту» (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни до того момента, пока ожидаемое событие не произойдет, соответствующая задача будет исполнена и, после этого, закрыта.