Задачи (Постановка) - инструкция

Модуль "Задачи (Постановка)"

В этом модуле вы можете ставить задачи себе и своим коллегам, редактировать их, просматривать задачи в "Ленте"

Возможности модуля:

Постановка задачи

Мониторинг исполнения поставленных задач

Редактирование параметров вашей задачи

Запрос статуса исполнения поставленной задачи

Закрытие (деактивация) задачи

Оценка исполнения задачи по срокам и качеству

Мониторинг исполнения задач по алертам

Выгрузка задачи в мессенджер

Удаление задачи

Копирование задачи

Пакетное копирование задач

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

 

Постановка задачи

Новую задачу можно поставить прямо с главной страницы, нажав значок «+» рядом с названием модуля:

Также вы можете добавить новую задачу со страницы самого модуля, выбрав опцию «Добавить новую задачу» в раскрывающемся меню модуля:

Открывается пустая карточка для добавления параметров новой задачи:

Укажите исполнителя задачи (если вы ставите задачу сами себе, это поле можно оставить пустым), срок исполнения задачи, проект, в рамках которого ставится задача (проект можно оставить пустым), кликнув на соответствующие поля карточки.

Замечание

На первых порах, если вы, конечно, к этому времени уже не добавили коллег в свой список, при выборе исполнителя вы увидите трех доступных коллег: вы сами, SCIM, и колега- «болванчик» (---).

Самому себе вы поставить задачу, конечно, можете. Иногда это бывает уместно, и в этом случае возникает двойной контроль с вашей стороны над задачей — как со стороны постановщика, так и со стороны исполнителя (со всеми обоюдными процедурами по ходу ее исполнения).

Вы также можете поставить задачу «болванчику». Отвечать на нее и рапортовать о ходе исполнения он конечно не будет, но вот примет к исполнению безропотно. Преимущество такого подхода в том, что контроль над задачей, которую вы же и намереваетесь исполнять, не дублируется. Задача контролируется только со стороны вас как постановщика.

Приглашайте и добавляйте своих коллег в SCIM для организации эффективной групповой работы.

И еще, если вы добавите кого-то из своих коллег в "короткий список" (это можно сделать в модуле "Настройки"), то они всегда будут появляться вверху списка коллег. Это удобно сделать с теми коллегами, с которыми вы больше и чаще всего взаимодействуете

Замечание

На первоначальном этапе в списке проектов вы увидите только технический проект «---». Вы может использовать его, например, в исходящих задачах, в качестве соответствующего атрибута, да и только. План по пустому проекту не может существовать в природе.

Создавайте свои собственные проекты в модуле «Проекты (Установки)» и планируйте по ним задачи в модуле «Проекты (План и Контроль)».

Если вы добавите какие-либо из своих проектов в "короткий список" (это можно сделать в модуле "Настройки"), то они всегда будут появляться вверху списка проектов.

Заполните поле «Описание задачи»:

По окончанию ввода описания задачи нажмите надпись "Готово"

Если надо, добавьте в задачу документ, картинку или сделайте снимок:

Нажмите «Сохранить» в появившемся в правом верхнему углу экрана окошке:

Новая задача поставлена.

После постановки задачи SCIM перенесет вас на ту страницу, откуда задача была поставлена.

Обратите внимание, на главной странице в модуле «Задачи (Постановка)» появился алерт «W1»:

Этот алерт говорит вам о том, что одна поставленная вами задача ждет акцепта (принятия) исполнителем. Как только исполнитель примет задачу, этот алерт исчезнет.

 

Мониторинг исполнения поставленных задач

Чтобы посмотреть все активные задачи, которые вы поставили, перейдите в модуль «Задачи (Постановка)». По умолчанию выводится список всех ваших активных (незакрытых) задач:

Выберите подходящую опцию из выпадающего списка вверху таблицы. Например, для просмотра всех задач в заданном периоде, выберите опцию «ВСЕ В ПЕРИОДЕ» и задайте нужный период вверху таблицы слева:

Замечание: Чтобы отображались также и неактивные (закрытые) задачи, необходимо снять галку с поля «Активные» вверху справа

Для облегчения поиска нужной вам задачи можно воспользоваться фильтрами

Щелкните в любом месте задачи в таблице и она загрузится в «Ленту» для просмотра и редактирования. Для загрузки в «Ленту» всех задач из таблицы, щелкните на значке «Лента» в шапке модуля.:

Чтобы вернуться к табличному представлению задач нажмите на иконку "таблица" вверху справа шапки стратницы

 

Редактирование параметров вашей задачи

Найдя нужную вам задачу в таблице, щелкните в любом месте задачи, чтобы отобразить ее в виде карточки:

Щелкните на том параметре задачи, который вы хотите отредактировать. Появится соответствующий элемент редактирования параметра (выпадающий список, текстовое поле или диалоговое окно):

После внесения изменений вы увидите карточку задачи с измененными параметрами:

Для сохранения изменений нажмите «Сохранить» в появившемся в правом верхнему углу экрана окошке:

Изменения в задаче сохранены. После внесения изменений SCIM перенесет вас на ту страницу, откуда задача была открыта.

 

Запрос статуса исполнения поставленной задачи

В ряде случаев вы захотите узнать у исполнителя, как продвигается исполнение вашей задачи. Самый простой (всего несколько кликов) способ это сделать — запросить статус исполнения задачи (о другой возможности будет сказано далее в разделе «Выгрузка задачи в мессенджер»)

Откройте нужную задачу в формате карточки («Лента»). Внизу посередине карточки задачи нажмите кнопку, чтобы она стала желтой и на ней появилось значение «?». Нажмите «Сохранить»:

 

Закрытие (деактивация) задачи

После того, как задач исполнена (или перестала быть актуальной), ее необходимо закрыть (деактивировать) с тем, чтобы она больше не попадала в оперативный круг вашего контроля.

Для этого откройте нужную задачу в формате карточки («Лента»). Внизу посередине карточки задачи нажмите кнопку, чтобы она стала синей и на ней появилось значение «Z». Нажмите «Сохранить»:

Задача закрыта. В нее больше нельзя вносить изменения (хотя можно скопировать/продублировать) и она больше не будет появляться в ваших алертах.

 

Оценка исполнения задачи по срокам и качеству

В момент закрытия задачи вы можете оценить ее исполнение по срокам и качеству (в дальнейшем эти оценки могут учитываться, например, при профессиональной аттестации сотрудника).

Для этого откройте нужную задачу в формате карточки («Лента»). Внизу посередине карточки задачи нажмите кнопку, чтобы она стала синей и на ней появилось значение «Z». Справа внизу появились поля для выбора оценок исполнения задачи. Выберите нужные оценки (исходя из того, что оценка «4» означает «соответствует ожиданиям»). Нажмите «Сохранить»:

 

Мониторинг исполнения задач по алертам

Контролировать исполнение поставленных вами задач существенно помогает система алертов SCIM.

Алерт - это яркая кнопка, появляющаяся при возникновении определенных событий рядом с названием того или иного модуля. Текст кнопки содержит в себе информацию о том, с каким событием связано появление алерта и сколько таких событий произошло. Нажатие на кнопку алерта переносит вас к соответствующему модулю, где уже отобрана информация, непосредственно касающаяся темы алерта. Алерты, как правило, говорят пользователю о необходимости предпринять какие-то действия в SCIM. "Убить алерты" - общая стратегия работы в SCIM.

Для модуля «Задачи (Постановка)» существуют следующие алерты:

Нажмите на алерт. SCIM выведет отобранные по данному алерту задачи для вашей дальнейшей работы с ними:

 

Выгрузка задачи в мессенджер

Если вы захотите уточнить у исполнителя какие-либо детали исполнения вашей задачи, это можно легко сделать, выгрузив (одним кликом) соответствующую задачу в мессенджер, после чего пообщаться с исполнителем в чате по теме этой задачи.

В составе карточек задач всегда присутствует иконка выгрузки информации в мессенджер:

Нажмите эту иконку, и информация по соответствующей задаче будет автоматически загружена в мессенджер. При этом SCIM сам настроит связь с тем пользователем, которому эта информация предназначена (рядом с его именем и фото находится значок в карточке)

Все, что вам остается сделать, это ввести непосредственно свой вопрос или уточнение. То, чего этот вопрос/уточнение касается и кому он адресован, SCIM уже знает, и он сам предпримет необходимые действия, чтобы довести до нужного адресата эту информацию, без лишних хлопот и забот с вашей стороны:

 

Удаление задачи

Если вы собираетесь удалить задачу, то следует иметь ввиду, что удаление задачи означает полное удаление всей информации по этой задаче из системы без возможности ее восстановления. Исполненные (завершенные) задачи не нужно удалять, их нужно закрывать (см. «Закрытие (деактивация) задачи»).

Чтобы удалить задачу: В Ленте в карточке задачи внизу нажмите значок

Фон задачи при этом станет малиновым:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление задачи (или «Отменить», чтобы не удалять задачу)

Вы можете удалять задачи прямо из таблицы. Для этого отметьте задачи, которые хотите удалить с помощью значка справа в строке задачи. Цвет фона таких задач станет розовым, сигнализируя о том, что задачи помечены на удаление:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление задач (или «Отменить», чтобы не удалять задачи)

 

Копирование задачи

Чтобы скопировать задачу (создать новую задачу с параметрами, аналогичными исходной):

В Ленте в карточке задачи внизу нажмите значок

Появится карточка (на синем фоном) новой задачи с параметрами как у копируемой

Измените параметры этой новой задачи где необходимо, после чего нажмите поле «Сохранить»

Если вы хотите скопировать задачу прямо из таблицы, нажмите значок слева в строке копируемой задачи. Появится строка с новой задачей с параметрами как у копируемой, где описание задачи помечено голубым фоном:

Щелкните в любом месте этой новой задачи, чтобы перейти к редактированию ее параметров, после чего нажмите поле «Сохранить»

 

Пакетное копирование задач

Иногда нужно скопировать не одну задачу, а сразу блок задач, причем возможно при этом создать сразу несколько копий этих блоков. SCIM предоставляет удобные возможности для этого.

Для пакетного копирования задач:

1. Отберите с помощью фильтров в таблице те задачи, которые вы хотите копировать:

2.Выберите пункт меню "Пакетное копирование" в выпадающем меню модуля:

3. В появившемся диалоговом окне укажите сколько копий блока задач вы хотите сделать. Укажите также для копируемых задач смещение по времени — то, насколько новая задача каждой последующей копии будет отстоять по времени от соответствующей задачи предыдущей копии (поэкспериментируете с этим, чтобы лучше понять логику):

В нашем случае все задачи будут повторены 2 раза через каждую неделю. Нажмите "Да" в диалоговом окне. В таблице появились новые задачи, помеченные голубым фоном:

Отредактируете, если необходимо, эти новые задачи, или сразу сохраните их.

 

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

Есть необычные по своим свойствами задачи типа «Постоянно» и «По Факту».

Задачи типа «Постоянно» - это такие задачи, выполнение которых требуется ежедневно, на постоянной основе. Например: «Делать по утрам зарядку». Чтобы не плодить миллион одинаковых задач с разницей лишь в дате исполнения, можно поставить всего одну задачу, указав в параметре «срок исполнения задачи» - «Постоянно»:

Такая задача будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Задачи (Постановка)» и/или модуле «Задачи (Исполнение)»:

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «Постоянно» и, вероятно, сделаете то, что предписывают эти задачи.

После однократного просмотра списка (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни. Еще раз, чтобы «убить» этот алерт, достаточно единожды перейти по нему к списку соответствующих задач.

Задачи «По Факту» - это такие задачи, выполнение которых приурочено к возникновению какого-либо события. Пока это событие не произойдет, задачу выполнять не надо. Пример: «Как только придут деньги от «Эверест корп.», сообщить об этом в коммерческий отдел». То есть, чтобы начать выполнять эту задачу, мы должны дождаться прихода денег от компании «Эверест корп.». Если это событие не произошло и деньги еще не пришли, ничего делать не надо.

Также как и задачи типа «Постоянно» задача типа «По Факту» будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Задачи (Постановка)» и/или модуле «Задачи (Исполнение)».

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «По Факту». Если оговоренное событие еще не произошло, ничего делать с задачей не надо. А вот если ожидаемое событие произошло, сделаете то, что предписывает эта задача. После этого данную задачу следует закрыть (отчитать как исполненную), так как событие произошло и задача выполнена.

После однократного просмотра списка задач «По Факту» (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни до того момента, пока ожидаемое событие не произойдет, соответствующая задача будет исполнена и, после этого, закрыта.