Проекты (Исполнение) - инструкция

Модуль «Проекты (Исполнение)»

В этом модуле вы можете принимать проектные задачи и отчитываться об их исполнении, просматривать задачи в «Ленте задач».

Возможности модуля:

Акцепт (принятие к исполнению) проектной задачи

Анализ принятых к исполнению проектных задач

Отчеты и изменение статуса исполнения задачи

Мониторинг исполнения своих задач по алертам

Выгрузка задачи в мессенджер

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

 

Акцепт (принятие к исполнению) проектной задачи

Чтобы принять новую проектную задачу к исполнению в Ленте Проекты(Исполнение) нажмите на значок или выберите из выпадающего списка «статус» внизу карточки задачи значение «A» (акцепт задачи):

Также принять задачу к исполнению можно выбрав из выпадающего меню модуля опцию "Принять к исполнению задачи"

После этого нажмите "Сохранить".

Задача принята к исполнению.

Если вы работаете с задачами в таблице в модуле "Проекты(Исполнение)", акцептовать задачу можно прямо в таблице, выбрав из выпадающего списка «статус» в строке задачи значение «A» (акцепт задачи) или выбрать из выпадающего меню модуля опцию "Принять к исполнению задачи"

После этого нажмите "Сохранить".Задача принята к исполнению.

Вы также можете не принять задачу к исполнению. Для это укажите в статусе задачи значение «N». Не забудьте, в этом случае, в поле «Отчет» указать причину отклонения задачи:

 

Анализ принятых к исполнению задач

Чтобы посмотреть все активные проектные задачи, которые вам поставили, перейдите в модуль «Проекты (Исполнение)». По умолчанию выводится список всех ваших активных (незавершенных) задач:

Выберите подходящую опцию из выпадающего списка вверху таблицы. Например, для просмотра всех задач в заданном периоде, выберите опцию «ВСЕ В ПЕРИОДЕ» и задайте нужный период вверху таблицы слева:

Замечание: Чтобы отображались также и неактивные (закрытые) задачи, необходимо снять галку с поля «Активные» вверху справа:

Для облегчения поиска нужной вам задачи можно воспользоваться фильтрами:

↓

Щелкните в любом месте задачи в таблице и она загрузится в «Ленту» для просмотра и редактирования. Для загрузки в «Ленту» всех задач из таблицы, щелкните на значке «Лента» в шапке модуля:

 

Отчеты и изменение статуса исполнения задачи

По ходу исполнения проектной задачи вы можете изменять статус (прогресс) исполнения задачи, а также заполнять отчеты о ходе исполнения задачи.

Установите текущий прогресс исполнения задачи в поле «статус» выбрав соответствующее значение из выпадающего списка:

Если вы работаете с задачами в таблице в модуле "Проекты(Исполнение)", установить прогресс исполнения задачи можно прямо в таблице, выбрав из выпадающего списка «статус» в строке нужное значение:

Если задача вами полностью исполнена, нажмите на значок или выберите статус «+» в выпадающем списке:

Для заполнения отчета о ходе исполнения задачи, щелкните на надпись «Отчет» в карточке задачи. Появится текстовое поле, в которое вы можете написать свой отчет:

Если надо, добавьте к отчету документ, картинку или сделайте снимок:

Когда все готово, нажмите поле «Сохранить»:

Изменения в задаче сохранены:

 

Мониторинг исполнения задач по алертам

Контролировать исполнение поставленных вам проектных задач существенно помогает система алертов SCIM.

Алерт - это яркая кнопка, появляющаяся при возникновении определенных событий рядом с названием того или иного модуля. Текст кнопки содержит в себе информацию о том, с каким событием связано появление алерта и сколько таких событий произошло. Нажатие на кнопку алерта переносит вас к соответствующему модулю, где уже отобрана информация, непосредственно касающаяся темы алерта. Алерты, как правило, говорят пользователю о необходимости предпринять какие-то действия в SCIM. "Убить алерты" - общая стратегия работы в SCIM.

Для модуля «Проекты (Исполнение)» существуют следующие алерты:

Нажмите на алерт. SCIM выведет отобранные по данному алерту задачи для вашей дальнейшей работы с ними:

↓

↓

 

Выгрузка задачи в мессенджер

Если вы захотите уточнить у менеджера проекта какие-либо детали исполнения адресованной вам проетной задачи, это можно легко сделать, выгрузив (одним кликом) соответствующую задачу в мессенджер, после чего пообщаться с менеджером в чате по теме этой задачи.

В составе карточек задач всегда присутствует иконка выгрузки информации в мессенджер:

Нажмите эту иконку, и информация по соответствующей задаче будет автоматически загружена в мессенджер. При этом SCIM сам настроит связь с тем пользователем, которому эта информация предназначена (рядом с его именем и фото находится значок в карточке)

Все, что вам остается сделать, это ввести непосредственно свой вопрос или уточнение. То, чего этот вопрос/уточнение касается и кому он адресован, SCIM уже знает, и он сам предпримет необходимые действия, чтобы довести до нужного адресата эту информацию, без лишних хлопот и забот с вашей стороны:

 

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

Есть необычные по своим свойствами задачи типа «Постоянно» и «По Факту».

Задачи типа «Постоянно» - это такие задачи, выполнение которых требуется ежедневно, на постоянной основе. Например: «Проводить ежедневную "планерку" с командой проекта». Чтобы не плодить миллион одинаковых задач с разницей лишь в дате исполнения, можно поставить всего одну задачу, указав в параметре «срок исполнения задачи» - «Постоянно»:

Такая задача будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Проекты (Плани и Контроль)» и/или модуле «Проекты (Исполнение)»:

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «Постоянно» и, вероятно, сделаете то, что предписывают эти задачи.

После однократного просмотра списка (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни. Еще раз, чтобы «убить» этот алерт, достаточно единожды перейти по нему к списку соответствующих задач.

Задачи «По Факту» - это такие задачи, выполнение которых приурочено к возникновению какого-либо события. Пока это событие не произойдет, задачу выполнять не надо. Пример: «После получения счета-фактуры от "Норд Ко", сделать его копию, а оригинал передать в бухгалтерию». То есть, чтобы начать выполнять эту задачу, мы должны дождаться получения счета-фактуры от компании «Норд Ко». Если это событие не произошло и документ еще не получен, ничего делать не надо.

Также как и задачи типа «Постоянно» задача типа «По Факту» будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Задачи (Постановка)» и/или модуле «Задачи (Исполнение)».

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «По Факту». Если оговоренное событие еще не произошло, ничего делать с задачей не надо. А вот если ожидаемое событие произошло, сделаете то, что предписывает эта задача. После этого данную задачу следует закрыть (отчитать как исполненную), так как событие произошло и задача выполнена.

После однократного просмотра списка задач «По Факту» (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни до того момента, пока ожидаемое событие не произойдет, соответствующая задача будет исполнена и, после этого, закрыта.