Добавление целей в проект

План проекта в SCIM имеет двухуровневую структуру и состоит из целей и задач:

Чтобы добавить новую цель в проект нажмите значок "+" в строке проекта:

Открывается карточка для добавления проектной цели:

Введите порядковый номер цели и описание цели, после чего нажмите "Сохранить":

Теперь в таблице мы видим, что у нашего проекта появилась первая цель ("N" на желтом фоне означает, что цель не спланированна по задачам):

Дальше, вы може продолжить добавлять другие цели в проект или сразу приступить к планированию задач во вновь добавленную цель.

Добавление проектных задач в цели проекта

Чтобы добавить задачу в цель нажмите значок "+" в строке цели:

Открывается карточка для добавления проектной задачи:

Укажите срок исполнения задачи, исполнителя задачи (если вы ставите задачу сами себе, это поле можно оставить пустым). Заполните поле «Описание задачи». Если надо, добавьте в задачу документ, картинку или сделайте снимок. Нажмите "Сохранить":

В цели 1 вашего проекта появились задача:

Аналогичным образом добавьте другие задачи для данной цели.

Если вы являетесь менеджером проекта, то на главной странице SCIM вы увидите, что в модуле «Проекты (План и Контроль)» появились алерты «W3»:

Эти алерты говорят менеджеру проекта о том, что три поставленные в его проекте задачи ждут акцепта (принятия) исполнителями. Как только исполнители примут задачи, эти алерты исчезнут.

Мониторинг актуальности плана проекта по алертам

Для модуля «Проекты (План и Контроль)» существует еще один тип алерта - алерт "NP" - сигнал менеджеру, что его проект не спланирован должным образом.

Этот алерт возникает в трех случаях:

1. Проект неспланирован по целям (в проекте нет акуальных целей)

2. В одной или более целях проекта нет актуальных задач (проект неспланирован по задачам)

3. В одной или более целях нет задач со сроками исполнения сегодня или позже (т.е. все задачи, которые есть в цели, просрочены).

Необходимые действия для приведенных выше случаев:

1. Добавить в проект актуальные цели. Если проект полностью выполнен, следует деактивировать этот проект

2. Добавить в соответсвующую цель актуальные задачи. Если цель достигнута и больше задач по ней нет, следует деактивировать эту цель

3. Перепланировать задачи проекта с тем, чтобы минимизировать количество просроченных проектных задач

Удаление задачи

Если вы собираетесь удалить задачу, то следует иметь ввиду, что удаление задачи означает полное удаление всей информации по этой задаче из системы без возможности ее восстановления. Исполненные (завершенные) задачи не нужно удалять, их нужно закрывать (см. «Закрытие (деактивация) проектных задач»).

Чтобы удалить задачу: В Ленте в карточке задачи внизу нажмите значок

Фон задачи при этом станет малиновым:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление задачи (или «Отменить», чтобы не удалять задачу)

Вы можете удалять задачи прямо из таблицы. Для этого отметьте задачи, которые хотите удалить с помощью значка справа в строке задачи. Цвет фона таких задач станет розовым, сигнализируя о том, что задачи помечены на удаление:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление задач (или «Отменить», чтобы не удалять задачи)

Удаление цели

Если вы собираетесь удалить цель, то следует иметь ввиду, что цель может быть полностью удалена только если в ней не содержится ни одной задачи.

Удалить цель можно только из таблицы. Чтобы удалить цель (и все входящие в нее задачи) нажмите значок слева в строке цели. Цвет фона цели и всех входящих в нее задач станет розовым, сигнализируя о том, что цель и задачи помечены на удаление:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление цели и задач (или «Отменить», чтобы не удалять цель и задачи)

Копирование задачи

Чтобы скопировать задачу (создать новую задачу с параметрами, аналогичными исходной): В Ленте в карточке задачи внизу нажмите значок :

Появится карточка новой задачи на синем фоне с параметрами как у копируемой:

Измените параметры этой новой задачи где необходимо, после чего нажмите поле «Сохранить»

Если вы хотите скопировать задачу прямо из таблицы, нажмите значок слева в строке копируемой задачи. Появится строка с новой задачей с параметрами как у копируемой, где описание задачи помечено голубым фоном:

Щелкните в любом месте этой новой задачи, чтобы перейти к редактированию ее параметров.

Измените параметры этой новой задачи где необходимо, после чего нажмите поле «Сохранить»

Пакетное копирование задач

Иногда нужно скопировать не одну задачу, а сразу блок задач, причем возможно при этом создать сразу несколько копий таких блоков. SCIM предоставляет удобные возможности для этого.

Для пакетного копирования задач:

1. Отберите с помощью фильтров в таблице те задачи, которые вы хотите копировать:

2.Выберите пункт меню "Пакетное копирование" в выпадающем меню модуля:

3. В появившемся диалоговом окне укажите сколько копий блока задач вы хотите сделать. Укажите также для копируемых задач смещение по времени — то, насколько новая задача каждой последующей копии будет отстоять по времени от соответствующей задачи предыдущей копии (поэкспериментируете с этим, чтобы лучше понять логику):

В нашем случае все задачи будут повторены 2 раза через каждую неделю. Нажмите "Да" в диалоговом окне. В таблице появились новые задачи, помеченные голубым фоном:

Отредактируете, если необходимо, эти новые задачи, или сразу сохраните их.

Пакетный перенос дат

Если вы хотите перенести одной операцией сроки исполнения задач сразу по целому блоку задач (например, перенести сроки исполнения просроченных задач), это можно сделать с помощью функции «Пакетный перенос дат».

Для этого:

1. Отберите с помощью фильтров в таблице те задачи, сроки исполнения которых вы хотите перенести:

2.Выберите пункт меню "Пакетный перенос дат" в выпадающем меню модуля:

3. Открывается диалоговое окно.
Если вы хотите перенести все отобранные задачи на одну и ту же дату, укажите эту дату, кликнув на значок календарика в верхней части диалогового окна:

Если вы хотите сместить (на несколько дней или месяцев) у всех отобранных задач сроки относительно исходных, укажите в нижней части диалогового окна количество дней или месяцев смещения сроков:

Нажмите кнопку «Да». Даты в таблице будут изменены в соответствии с указанным вами условием:

Если все получилось, как вы хотели, нажмите «Сохранить» для сохранения изменения сроков исполнения задач.

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

Есть необычные по своим свойствами задачи типа «Постоянно» и «По Факту».

Задачи типа «Постоянно» - это такие задачи, выполнение которых требуется ежедневно, на постоянной основе. Например: «Проводить ежедневную "планерку" с командой проекта». Чтобы не плодить миллион одинаковых задач с разницей лишь в дате исполнения, можно поставить всего одну задачу, указав в параметре «срок исполнения задачи» - «Постоянно»:

Такая задача будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Проекты (Плани и Контроль)» и/или модуле «Проекты (Исполнение)»:

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «Постоянно» и, вероятно, сделаете то, что предписывают эти задачи.

После однократного просмотра списка (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни. Еще раз, чтобы «убить» этот алерт, достаточно единожды перейти по нему к списку соответствующих задач.

Задачи «По Факту» - это такие задачи, выполнение которых приурочено к возникновению какого-либо события. Пока это событие не произойдет, задачу выполнять не надо. Пример: «После получения счета-фактуры от "Норд Ко", сделать его копию, а оригинал передать в бухгалтерию». То есть, чтобы начать выполнять эту задачу, мы должны дождаться получения счета-фактуры от компании «Норд Ко». Если это событие не произошло и документ еще не получен, ничего делать не надо.

Также как и задачи типа «Постоянно» задача типа «По Факту» будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Задачи (Постановка)» и/или модуле «Задачи (Исполнение)».

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «По Факту». Если оговоренное событие еще не произошло, ничего делать с задачей не надо. А вот если ожидаемое событие произошло, сделаете то, что предписывает эта задача. После этого данную задачу следует закрыть (отчитать как исполненную), так как событие произошло и задача выполнена.

После однократного просмотра списка задач «По Факту» (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни до того момента, пока ожидаемое событие не произойдет, соответствующая задача будет исполнена и, после этого, закрыта.