Проекты (Управление) - инструкция

Модуль «Проекты (План и Контроль)»

В этом модуле вы можете структурировать свои проекты по целям, добавлять проектные задачи, реализация которых необходима для достижения целей проекта, контролировать ход исполнения проектных задач и достижения проектных целей.

Возможности модуля:

Планирование проекта (подготовка)

Добавление целей в проект

Добавление проектных задач в цели проекта

Мониторинг исполнения проектных задач

Редактирование Плана проекта

Запрос статуса исполнения задач

Закрытие (деактивация) проектных задач

Закрытие (деактивация) целей проекта

Мониторинг исполнения задач по алертам

Мониторинг актуальности плана проекта по алертам

Выгрузка проектной задачи в мессенджер

Удаление задачи

Удаление цели

Копирование задачи

Пакетное копирование задач

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

 

Планирование проекта (подготовка)

Прежде чем работать с планом проекта, необходимо добавить проект в модуле «Проекты (Установки)».Подробная инструкция по добавлению нового проекта в SCIM.

Для работы с планом проекта войдите в модуль «Проекты (План и Контроль)». По умолчанию в таблицу загружаются планы всех ваших (где вы - менеджер проекта) активных проектов.

Если вы не являетесь менеджером кого-либо проета, но являетесь его владельцем (тем, кто добавил проект в систему) и хотие поработать с планом такого проекта - уберите галку с поля "Свои" вверху справа:

С помощью фильтров оставьте в таблице только нужный вам в данный момент для планирования проект:

Вы готовы приступить к планированию проекта

 

Добавление целей в проект

План проекта в SCIM имеет двухуровневую структуру и состоит из целей и задач:

Чтобы добавить новую цель в проект нажмите значок "+" в строке проекта:

Открывается карточка для добавления проектной цели:

Введите порядковый номер цели и описание цели, после чего нажмите "Сохранить":

Теперь в таблице мы видим, что у нашего проекта появилась первая цель ("N" на желтом фоне означает, что цель не спланированна по задачам):

Дальше, вы може продолжить добавлять другие цели в проект или сразу приступить к планированию задач во вновь добавленную цель.

 

Добавление проектных задач в цели проекта

Чтобы добавить задачу в цель нажмите значок "+" в строке цели:

Открывается карточка для добавления проектной задачи:

Укажите срок исполнения задачи, исполнителя задачи (если вы ставите задачу сами себе, это поле можно оставить пустым). Заполните поле «Описание задачи». Если надо, добавьте в задачу документ, картинку или сделайте снимок. Нажмите "Сохранить":

В цели 1 вашего проекта появились задача:

Аналогичным образом добавьте другие задачи для данной цели.

Если вы являетесь менеджером проекта, то на главной странице SCIM вы увидите, что в модуле «Проекты (План и Контроль)» появились алерты «W3»:

Эти алерты говорят менеджеру проекта о том, что три поставленные в его проекте задачи ждут акцепта (принятия) исполнителями. Как только исполнители примут задачи, эти алерты исчезнут.

 

Мониторинг исполнения плана проекта

Чтобы посмотреть планы своих проектов (проектов, в которых вы - владелец или менеджер) перейдите в модуль «Проекты (План и Контроль)». По умолчанию выводится список всех активных проектов, в которых вы являетесь менеджером

Замечание: Если вы являетесь владельцем проекта (тот, кто его создал в системе), но не являетесь его менеджером, чтобы работать с планом такого проекта необходимо в поле "Свои" вверху страницы снять галку:

Выберите подходящую опцию из выпадающего списка вверху таблицы. Например, для просмотра всех задач в заданном периоде, выберите опцию «ВСЕ В ПЕРИОДЕ» и задайте нужный период вверху таблицы слева:

Для облегчения поиска нужной вам информации можно воспользоваться фильтрами:

Для просмотра задач в Ленте:

1. Для просмотра в Ленте всех задач, присутствующих в таблице, нажмите на значок "Лента" в шапке страницы:

2. Для просмотра всех задач отдельного проекта кликните на названии проекта в таблице:

3. Для просмотра в Ленте отдельной задачи кликните на описание этой задачи в таблице:

 

Редактирование Плана проекта

Для редактирования ЗАДАЧИ проекта.

Кликните на задаче, которую вы хотите отредактировать, и она загрузится в «Ленту» для просмотра и редактирования:

Щелкните на том параметре задачи, который вы хотите отредактировать. Появится соответствующий элемент редактирования параметра (выпадающий список, текстовое поле или диалоговое окно):

Внесите необходимые изменения, после чего нажмите «Сохранить».

Для редактирования ЦЕЛИ проекта.

Кликните на цели, которую вы хотите отредактировать, и она загрузится в «Ленту» для просмотра и редактирования:

Щелкните на том параметре цели, который вы хотите отредактировать. Появится соответствующий элемент редактирования параметра (выпадающий список, текстовое поле или диалоговое окно):

Внесите необходимые изменения, после чего нажмите «Сохранить».

 

Запрос статуса исполнения задач

В ряде случаев вы захотите узнать у исполнителя, как продвигается исполнение той или иной проектной задачи. Самый простой (всего несколько кликов) способ это сделать — запросить статус исполнения задачи (о другой возможности будет сказано далее в разделе «Выгрузка задачи в мессенджер»)

Откройте нужную задачу проекта в формате карточки («Лента»). Внизу посередине карточки задачи нажмите кнопку, чтобы она стала желтой и на ней появилось значение «?». Нажмите «Сохранить»:

Исполнителю направлен запрос о статусе исполнения задачи в виде алерта, который будет активен у исполнителя, до момента пока он не отчитается по задаче.

 

Закрытие (деактивация) проектных задач

После того, как задача проекта исполнена (или перестала быть актуальной), ее необходимо закрыть (деактивировать) с тем, чтобы она больше не попадала в оперативный круг вашего контроля.

Для этого откройте нужную задачу в формате карточки («Лента»). Внизу посередине карточки задачи нажмите кнопку, чтобы она стала синей и на ней появилось значение «Z». Нажмите «Сохранить»:

Задача закрыта. В нее больше нельзя вносить изменения (хотя можно скопировать/продублировать или удалить) и она больше не будет появляться в алертах.

 

Закрытие (деактивация) целей проекта

После того, как все задачи цели исполнены и цель больше не актуальна, ее необходимо закрыть (деактивировать) с тем, чтобы она больше не попадала в оперативный круг вашего контроля.

Для этого кликните в таблице на ту цель, которую вы хотите закрыть. Откроется карточка этой цели:

В поле "Акт." выберите значение "N". Нажмите "Сохранить":

 

Мониторинг исполнения задач по алертам

Контролировать исполнение проетных задач менеджеру проекта существенно помогает система алертов SCIM.

Алерт - это яркая кнопка, появляющаяся при возникновении определенных событий рядом с названием того или иного модуля. Текст кнопки содержит в себе информацию о том, с каким событием связано появление алерта и сколько таких событий произошло. Нажатие на кнопку алерта переносит вас к соответствующему модулю, где уже отобрана информация, непосредственно касающаяся темы алерта. Алерты, как правило, говорят пользователю о необходимости предпринять какие-то действия в SCIM. "Убить алерты" - общая стратегия работы в SCIM.

Для модуля «Проекты (План и Контроль)» существуют следующие алерты:

Нажмите на алерт. SCIM выведет отобранные по данному алерту задачи для вашей дальнейшей работы с ними

 

Мониторинг актуальности плана проекта по алертам

Для модуля «Проекты (План и Контроль)» существует еще один тип алерта - алерт "NP" - сигнал менеджеру, что его проект не спланирован должным образом.

Этот алерт возникает в трех случаях:

1. Проект неспланирован по целям (в проекте нет акуальных целей)

2. В одной или более целях проекта нет актуальных задач (проект неспланирован по задачам)

3. В одной или более целях нет задач со сроками исполнения сегодня или позже (т.е. все задачи, которые есть в цели, просрочены).

Необходимые действия для приведенных выше случаев:

1. Добавить в проект актуальные цели. Если проект полностью выполнен, следует деактивировать этот проект

2. Добавить в соответсвующую цель актуальные задачи. Если цель достигнута и больше задач по ней нет, следует деактивировать эту цель

3. Перепланировать задачи проекта с тем, чтобы минимизировать количество просроченных проектных задач

 

Выгрузка проектной задачи в мессенджер

Если вы захотите уточнить у исполнителя какие-либо детали исполнения проектной задачи, это можно легко сделать, выгрузив (одним кликом) соответствующую задачу в мессенджер, после чего пообщаться с исполнителем в чате по теме этой задачи.

В составе карточек задач всегда присутствует иконка выгрузки информации в мессенджер:

Нажмите эту иконку, и информация по соответствующей задаче будет автоматически загружена в мессенджер. При этом SCIM сам настроит связь с тем пользователем, которому эта информация предназначена (рядом с его именем и фото находится значок в карточке)

Все, что вам остается сделать, это ввести непосредственно свой вопрос или уточнение. То, чего этот вопрос/уточнение касается и кому он адресован, SCIM уже знает, и он сам предпримет необходимые действия, чтобы довести до нужного адресата эту информацию, без лишних хлопот и забот с вашей стороны:

 

Удаление задачи

Если вы собираетесь удалить задачу, то следует иметь ввиду, что удаление задачи означает полное удаление всей информации по этой задаче из системы без возможности ее восстановления. Исполненные (завершенные) задачи не нужно удалять, их нужно закрывать (см. «Закрытие (деактивация) проектных задач»).

Чтобы удалить задачу: В Ленте в карточке задачи внизу нажмите значок

Фон задачи при этом станет малиновым:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление задачи (или «Отменить», чтобы не удалять задачу)

Вы можете удалять задачи прямо из таблицы. Для этого отметьте задачи, которые хотите удалить с помощью значка справа в строке задачи. Цвет фона таких задач станет розовым, сигнализируя о том, что задачи помечены на удаление:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление задач (или «Отменить», чтобы не удалять задачи)

 

Удаление цели

Если вы собираетесь удалить цель, то следует иметь ввиду, что цель может быть полностью удалена только если в ней не содержится ни одной задачи.

Удалить цель можно только из таблицы. Чтобы удалить цель (и все входящие в нее задачи) нажмите значок слева в строке цели. Цвет фона цели и всех входящих в нее задач станет розовым, сигнализируя о том, что цель и задачи помечены на удаление:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление цели и задач (или «Отменить», чтобы не удалять цель и задачи)

 

Копирование задачи

Чтобы скопировать задачу (создать новую задачу с параметрами, аналогичными исходной): В Ленте в карточке задачи внизу нажмите значок :

Появится карточка новой задачи на синем фоне с параметрами как у копируемой:

Измените параметры этой новой задачи где необходимо, после чего нажмите поле «Сохранить»

Если вы хотите скопировать задачу прямо из таблицы, нажмите значок слева в строке копируемой задачи. Появится строка с новой задачей с параметрами как у копируемой, где описание задачи помечено голубым фоном:

Щелкните в любом месте этой новой задачи, чтобы перейти к редактированию ее параметров.

Измените параметры этой новой задачи где необходимо, после чего нажмите поле «Сохранить»

 

Пакетное копирование задач

Иногда нужно скопировать не одну задачу, а сразу блок задач, причем возможно при этом создать сразу несколько копий таких блоков. SCIM предоставляет удобные возможности для этого.

Для пакетного копирования задач:

1. Отберите с помощью фильтров в таблице те задачи, которые вы хотите копировать:

2.Выберите пункт меню "Пакетное копирование" в выпадающем меню модуля:

3. В появившемся диалоговом окне укажите сколько копий блока задач вы хотите сделать. Укажите также для копируемых задач смещение по времени — то, насколько новая задача каждой последующей копии будет отстоять по времени от соответствующей задачи предыдущей копии (поэкспериментируете с этим, чтобы лучше понять логику):

В нашем случае все задачи будут повторены 2 раза через каждую неделю. Нажмите "Да" в диалоговом окне. В таблице появились новые задачи, помеченные голубым фоном:

Отредактируете, если необходимо, эти новые задачи, или сразу сохраните их.

 

Задачи «Постоянно» и «По Факту»

Есть необычные по своим свойствами задачи типа «Постоянно» и «По Факту».

Задачи типа «Постоянно» - это такие задачи, выполнение которых требуется ежедневно, на постоянной основе. Например: «Проводить ежедневную "планерку" с командой проекта». Чтобы не плодить миллион одинаковых задач с разницей лишь в дате исполнения, можно поставить всего одну задачу, указав в параметре «срок исполнения задачи» - «Постоянно»:

Такая задача будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Проекты (Плани и Контроль)» и/или модуле «Проекты (Исполнение)»:

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «Постоянно» и, вероятно, сделаете то, что предписывают эти задачи.

После однократного просмотра списка (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни. Еще раз, чтобы «убить» этот алерт, достаточно единожды перейти по нему к списку соответствующих задач.

Задачи «По Факту» - это такие задачи, выполнение которых приурочено к возникновению какого-либо события. Пока это событие не произойдет, задачу выполнять не надо. Пример: «После получения счета-фактуры от "Норд Ко", сделать его копию, а оригинал передать в бухгалтерию». То есть, чтобы начать выполнять эту задачу, мы должны дождаться получения счета-фактуры от компании «Норд Ко». Если это событие не произошло и документ еще не получен, ничего делать не надо.

Также как и задачи типа «Постоянно» задача типа «По Факту» будет каждый день напоминать о себе путем вывода алерта «П/Ф» в модуле «Задачи (Постановка)» и/или модуле «Задачи (Исполнение)».

Нажав на этот алерт, вы увидите весь список задач типа «По Факту». Если оговоренное событие еще не произошло, ничего делать с задачей не надо. А вот если ожидаемое событие произошло, сделаете то, что предписывает эта задача. После этого данную задачу следует закрыть (отчитать как исполненную), так как событие произошло и задача выполнена.

После однократного просмотра списка задач «По Факту» (перехода по алерту), этот алерт больше в текущий день появляться не будет, но снова и снова будет возникать в последующие дни до того момента, пока ожидаемое событие не произойдет, соответствующая задача будет исполнена и, после этого, закрыта.