Модуль "Встречи"
Данный модуль предназначен для эффективного планирования и проведения встреч, групповых совещаний, мозговых штурмов, планерок и т. п.
Возможности модуля:
Три режима отображения информации о встречах
Постановка новой встречи
Выбор даты и времени встречи с учетом занятости всех ее участников
Подтверждение или отклонение участия в предлагаемой встрече
Редактирование параметров вашей встречи
Запрос на подтверждение участия во встрече у ее участников
Мониторинг запланированных встреч по алертам
Организация информации по встрече. Входящая (материалы к встрече) и исходящая (результаты встречи) информация
Выгрузка встречи в мессенджер
Копирование встречи
Удаление встречи
Три режима отображения информации о встречах
Информация о встречах с вашим участием может быть отображена в SCIM в одном из трех режимов:
1. Режим одного дня
2. Табличный режим
3. Режим карточки
1. Режим одного дня. Удобен для быстрого ознакомления со своим графиком встреч на день, определения своей занятости в течение дня и свободных периодов времени в нем.
Режим одного дня (текущего) отражается по умолчанию, если вы зашли в модуль с главной страницы.
Также информация будет отображена в этом режиме, если в модуле вы нажмете на большой значок календарика и выберите интересующий вас день:
2. Табличный режим. Удобен для поиска прошедших и запланированных встреч по любым их параметрам.
Для перехода в табличный режим укажите интервал времени в котором произошла или запланирована интересующая вас встреча. Отражается информация о всех встречах в заданном периоде времени.
Воспользуйтесь фильтрами для облегчения поиска нужной вам встречи:
↓
Щелкните на запись интересующей вас встречи для ознакомления с ее деталями в режиме карточки.
3. Карточка встречи. Удобный режим для ознакомления с информацией по отдельной встрече, составом и статусами участия приглашенных на встречу, информационными материалами, прикрепленными к данной встрече.
Для отражения встречи в виде карточки просто щелкните на ее строке в табличном режиме или в режиме одного дня. Открывается карточка встречи:
↓
Для возврата в предыдущий режим, нажмите значок «таблица» в шапке карточки:
Постановка новой встречи
Новую встречу можно поставить прямо с главной страницы, нажав значок «+» рядом с названием модуля:
Также вы можете добавить новую встречу со страницы самого модуля, выбрав опцию «Добавить новую встречу» в раскрывающемся меню модуля:
Еще один удобный способ добавить новую встречу — в режиме отображения информации «один день» кликните в любом месте поля свободного интервала времени. При добавлении встречи этим способом время начала и окончания встречи в карточке встречи будет установлено автоматически, исходя из выбранного интервала.
Открывается пустая карточка для добавления параметров новой встречи:
Укажите дату и время встречи, проект, в рамках которого ставится встреча (проект можно оставить пустым), тему встречи и место ее проведения, кликнув на соответствующие поля карточки:
Если надо, добавьте во встречу вложения: документ, картинку или сделайте снимок:
Нажимая на значок + в поле «Участники встречи» добавьте коллег, которые приглашаются на встречу. Количество участников встречи ограничено только кругом ваших коллег в SCIM:
Нажмите «Сохранить» в появившемся в правом верхнему углу экрана окошке:
Новая встреча поставлена.
После добавления встречи SCIM переведет модуль «Встречи» в режим отображения одного дня и откроет ту дату, на которую была поставлена новая встреча.
Обратите внимание, на главной странице в модуле «Встречи» появился алерт «W1»:
Этот алерт говорит вам о том, что одна поставленная вами встреча ждет акцепта (подтверждения участия) участников встречи. Как только все участники встречи подтвердят свое участие в ней, этот алерт исчезнет.
Выбор даты и времени встречи с учетом занятости всех ее участников
При добавлении новой встречи чтобы выбрать оптимальное для всех ее участников время вы можете получить информацию о расписаниях участников и свободных (еще не занятых другими встречами) временных интервалах в этих расписаниях.
Для этого в карточке новой встречи укажите предполагаемую дату и всех планируемых участников, после чего нажмите на значок «расписание» или на поле «время» в карточке:
Откроется панель занятости участников, в которой серым цветом отмечены временные отрезки, которые уже заняты у участников другими встречами:
Выберите временной интервал, свободный от встреч у всех или большинства из предполагаемых участников встречи. Нажмите в верхнем ряду на время начала такого интервала, а в следующем на времени окончания. Это время автоматически перенесется в карточку встречи в качестве времени ее начала и окончания:
Заполните в карточке остальные параметры этой новой встречи и нажмите «Сохранить»
Подтверждение или отклонение участия в предлагаемой встрече
О поступлении новой встречи сигнализирует алерт «NEW» на главной странице SCIM рядом с названием модуля:
Нажмите на кнопку алерта. Открывается карточка этой встречи. Ознакомьтесь с ее деталями и примите решение об участии или неучастии в ней. Для того, чтобы проинформировать постановщика встречи (и других ее участников) о своем решении нажмите на кнопку слева от своего имени:
Нажимая эту кнопку несколько раз выберите подходящий вариант обозначения вашего участия во встрече. Возможные варианты:
- Подтверждаю свое участие — значение кнопки «+», цвет кнопки — зеленый
- Не подтверждаю свое участие — значение кнопки «N», цвет — красный
- Мое участие под вопросом — значение кнопки «Q», цвет — белый
- Принимаю решение о своем участии — значение кнопки «w», цвет — серый
Если вы выбрали вариант, «Не подтверждаю свое участие» или «Мое участие под вопросом» желательно оставить в карточке свой комментарий относительно такого решения (этот комментарий будет доступен для просмотра инициатором встречи и ее другими участниками). Для этого нажмите на поле для комментария рядом со своим именем:
В открывшемся окошке напишите свой комментарий. Нажмите «Готово».
Для сохранения информации о статусе вашего участия во встрече и комментария к нему нажмите «Сохранить».
Редактирование параметров вашей встречи
Найдя нужную вам встречу в таблице, щелкните в любом месте встречи, чтобы отобразить ее в виде карточки:
↓
Щелкните на том параметре встречи, который вы хотите отредактировать. Появится соответствующий элемент редактирования параметра (выпадающий список, текстовое поле или диалоговое окно)
Чтобы удалить какого-либо из участников встречи нажмите на значок справа от его имени:
Для сохранения изменений нажмите «Сохранить» в появившемся в правом верхнему углу экрана окошке:
Изменения во встрече сохранены. После внесения изменений SCIM перенесет вас на ту страницу, откуда встреча была открыта.
Запрос на подтверждение участия во встрече у ее участников
В тех случаях, когда предполагаемый участник встречи обозначил свой статус участия как «Под вопросом» или «Принимаю решение об участии», возможно, вы захотите напомнить ему о том, что ждете его решение и запросить еще раз подтверждение его участия во встрече.
Чтобы это сделать откройте нужную встречу в формате карточки. Рядом с именем участника встречи, слева, нажмите кнопку статуса участия чтобы она стала желтой и на ней появилось значение «?». Нажмите «Сохранить»:
↓
Участнику направлено сообщение по электронной почте о том, что вы ожидаете его решение по участию во встрече. и у него появился соответствующий алерт в SCIM.
Мониторинг запланированных встреч по алертам
Контролировать назначенные вами и вам встречи существенно помогает система алертов SCIM.
Алерт - это яркая кнопка, появляющаяся при возникновении определенных событий рядом с названием того или иного модуля. Текст кнопки содержит в себе информацию о том, с каким событием связано появление алерта и сколько таких событий произошло. Нажатие на кнопку алерта переносит вас к соответствующему модулю, где уже отобрана информация, непосредственно касающаяся темы алерта. Алерты, как правило, говорят пользователю о необходимости предпринять какие-то действия в SCIM. "Убить алерты" - общая стратегия работы в SCIM.
Для модуля «Задачи (Постановка)» существуют следующие алерты:
Нажмите на алерт. SCIM выведет отобранные по данному алерту встречи для вашей дальнейшей работы с ними:
↓
↓
Организация информации по встрече. Входящая (материалы к встрече) и исходящая (результаты встречи) информация.
В этому модуле предусмотрена возможность хранить во встречах вложенную информацию (файлы, документы, картинки), к ней относящуюся. Причем в карточках встреч предусмотрены два отдельных поля для вложения файлов во встречу. Первое поле «Вложение к встрече» предназначено для прикрепление к встрече сопроводительных материалов, с которыми желательно или необходимо ознакомить ее участников предварительно встрече:
Второе поле «Вложение к результатам» предназначено для прикрепления к встрече документов, выработанных уже на самой встрече, ставших ее результатом (например, протокол встречи, итоги мозгового штурма в виде картинки и т.п):
Прикрепленные к встрече ее инициатором, эти материалы становятся доступными для ознакомления всеми ее участниками и в последствии их легко найти и к ним обратиться.
Выгрузка встречи в мессенджер
Если вы захотите уточнить у инициатора встречи какие-либо детали этой встречи, это можно легко сделать, выгрузив (одним кликом) соответствующую встречу в мессенджер, после чего пообщаться с исполнителем в чате по теме этой встречи.
В составе карточек встреч всегда присутствует иконка выгрузки информации в мессенджер:
Нажмите эту иконку, и информация по соответствующей встрече будет автоматически загружена в мессенджер. При этом SCIM сам настроит связь с тем пользователем, которому эта информация предназначена, в данном случае — с инициатором встречи.
Все, что вам остается сделать, это ввести непосредственно свой вопрос или уточнение. То, чего этот вопрос/уточнение касается и кому он адресован, SCIM уже знает, и он сам предпримет необходимые действия, чтобы довести до нужного адресата эту информацию, без лишних хлопот и забот с вашей стороны:
Копирование встречи
Чтобы скопировать встречу (создать новую встречу с параметрами, аналогичными исходной) в карточке встречи внизу нажмите значок :
Появится карточка (на синем фоном) новой встречи с параметрами как у копируемой:
Измените параметры этой новой встречи где необходимо, после чего нажмите поле «Сохранить»
Если вы хотите скопировать встречу прямо из таблицы, нажмите значок слева в строке копируемой встречи. Появится строка с новой встречей с параметрами как у копируемой, где описание встречи помечено голубым фоном:
Щелкните в любом месте этой новой встречи, чтобы перейти к редактированию ее параметров, после чего нажмите поле «Сохранить»
Удаление встречи
Чтобы удалить встречу: в карточке встречи внизу нажмите значок
Фон карточки встречи при этом станет малиновым:
Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление встречи (или «Отменить», чтобы не удалять встречу)
Вы можете удалять встречи прямо из таблицы, если работаете с ними в табличном режиме. Для этого отметьте встречи, которые хотите удалить с помощью значка справа в строке встречи. Цвет фона таких встреч станет розовым, сигнализируя о том, что встречи помечены на удаление:
Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление встреч (или «Отменить», чтобы не удалять встречи).