Встречи - инструкция

Модуль "Встречи"

Данный модуль предназначен для эффективного планирования и проведения встреч, групповых совещаний, мозговых штурмов, планерок и т. п.

Возможности модуля:

Три режима отображения информации о встречах

Постановка новой встречи

Выбор даты и времени встречи с учетом занятости всех ее участников

Подтверждение или отклонение участия в предлагаемой встрече

Редактирование параметров вашей встречи

Запрос на подтверждение участия во встрече у ее участников

Мониторинг запланированных встреч по алертам

Организация информации по встрече. Входящая (материалы к встрече) и исходящая (результаты встречи) информация

Выгрузка встречи в мессенджер

Копирование встречи

Удаление встречи

 

Три режима отображения информации о встречах

Информация о встречах с вашим участием может быть отображена в SCIM в одном из трех режимов:

1. Режим одного дня

2. Табличный режим

3. Режим карточки

1. Режим одного дня. Удобен для быстрого ознакомления со своим графиком встреч на день, определения своей занятости в течение дня и свободных периодов времени в нем.

Режим одного дня (текущего) отражается по умолчанию, если вы зашли в модуль с главной страницы.

Также информация будет отображена в этом режиме, если в модуле вы нажмете на большой значок календарика и выберите интересующий вас день:

2. Табличный режим. Удобен для поиска прошедших и запланированных встреч по любым их параметрам.

Для перехода в табличный режим укажите интервал времени в котором произошла или запланирована интересующая вас встреча. Отражается информация о всех встречах в заданном периоде времени.

Воспользуйтесь фильтрами для облегчения поиска нужной вам встречи:

Щелкните на запись интересующей вас встречи для ознакомления с ее деталями в режиме карточки.

3. Карточка встречи. Удобный режим для ознакомления с информацией по отдельной встрече, составом и статусами участия приглашенных на встречу, информационными материалами, прикрепленными к данной встрече.

Для отражения встречи в виде карточки просто щелкните на ее строке в табличном режиме или в режиме одного дня. Открывается карточка встречи:

Для возврата в предыдущий режим, нажмите значок «таблица» в шапке карточки:

 

Постановка новой встречи

Новую встречу можно поставить прямо с главной страницы, нажав значок «+» рядом с названием модуля:

Также вы можете добавить новую встречу со страницы самого модуля, выбрав опцию «Добавить новую встречу» в раскрывающемся меню модуля:

Еще один удобный способ добавить новую встречу — в режиме отображения информации «один день» кликните в любом месте поля свободного интервала времени. При добавлении встречи этим способом время начала и окончания встречи в карточке встречи будет установлено автоматически, исходя из выбранного интервала.

Открывается пустая карточка для добавления параметров новой встречи:

Укажите дату и время встречи, проект, в рамках которого ставится встреча (проект можно оставить пустым), тему встречи и место ее проведения, кликнув на соответствующие поля карточки:

Если надо, добавьте во встречу вложения: документ, картинку или сделайте снимок:

Нажимая на значок + в поле «Участники встречи» добавьте коллег, которые приглашаются на встречу. Количество участников встречи ограничено только кругом ваших коллег в SCIM:

Нажмите «Сохранить» в появившемся в правом верхнему углу экрана окошке:

Новая встреча поставлена.

После добавления встречи SCIM переведет модуль «Встречи» в режим отображения одного дня и откроет ту дату, на которую была поставлена новая встреча.

Обратите внимание, на главной странице в модуле «Встречи» появился алерт «W1»:

Этот алерт говорит вам о том, что одна поставленная вами встреча ждет акцепта (подтверждения участия) участников встречи. Как только все участники встречи подтвердят свое участие в ней, этот алерт исчезнет.

 

Выбор даты и времени встречи с учетом занятости всех ее участников

При добавлении новой встречи чтобы выбрать оптимальное для всех ее участников время вы можете получить информацию о расписаниях участников и свободных (еще не занятых другими встречами) временных интервалах в этих расписаниях.

Для этого в карточке новой встречи укажите предполагаемую дату и всех планируемых участников, после чего нажмите на значок «расписание» или на поле «время» в карточке:

Откроется панель занятости участников, в которой серым цветом отмечены временные отрезки, которые уже заняты у участников другими встречами:

Выберите временной интервал, свободный от встреч у всех или большинства из предполагаемых участников встречи. Нажмите в верхнем ряду на время начала такого интервала, а в следующем на времени окончания. Это время автоматически перенесется в карточку встречи в качестве времени ее начала и окончания:

Заполните в карточке остальные параметры этой новой встречи и нажмите «Сохранить»

 

Подтверждение или отклонение участия в предлагаемой встрече

О поступлении новой встречи сигнализирует алерт «NEW» на главной странице SCIM рядом с названием модуля:

Нажмите на кнопку алерта. Открывается карточка этой встречи. Ознакомьтесь с ее деталями и примите решение об участии или неучастии в ней. Для того, чтобы проинформировать постановщика встречи (и других ее участников) о своем решении нажмите на кнопку слева от своего имени:

Нажимая эту кнопку несколько раз выберите подходящий вариант обозначения вашего участия во встрече. Возможные варианты:
- Подтверждаю свое участие — значение кнопки «+», цвет кнопки — зеленый
- Не подтверждаю свое участие — значение кнопки «N», цвет — красный
- Мое участие под вопросом — значение кнопки «Q», цвет — белый
- Принимаю решение о своем участии — значение кнопки «w», цвет — серый

Если вы выбрали вариант, «Не подтверждаю свое участие» или «Мое участие под вопросом» желательно оставить в карточке свой комментарий относительно такого решения (этот комментарий будет доступен для просмотра инициатором встречи и ее другими участниками). Для этого нажмите на поле для комментария рядом со своим именем:

В открывшемся окошке напишите свой комментарий. Нажмите «Готово».

Для сохранения информации о статусе вашего участия во встрече и комментария к нему нажмите «Сохранить».

 

Редактирование параметров вашей встречи

Найдя нужную вам встречу в таблице, щелкните в любом месте встречи, чтобы отобразить ее в виде карточки:

Щелкните на том параметре встречи, который вы хотите отредактировать. Появится соответствующий элемент редактирования параметра (выпадающий список, текстовое поле или диалоговое окно)

Чтобы удалить какого-либо из участников встречи нажмите на значок справа от его имени:

Для сохранения изменений нажмите «Сохранить» в появившемся в правом верхнему углу экрана окошке:

Изменения во встрече сохранены. После внесения изменений SCIM перенесет вас на ту страницу, откуда встреча была открыта.

 

Запрос на подтверждение участия во встрече у ее участников

В тех случаях, когда предполагаемый участник встречи обозначил свой статус участия как «Под вопросом» или «Принимаю решение об участии», возможно, вы захотите напомнить ему о том, что ждете его решение и запросить еще раз подтверждение его участия во встрече.

Чтобы это сделать откройте нужную встречу в формате карточки. Рядом с именем участника встречи, слева, нажмите кнопку статуса участия чтобы она стала желтой и на ней появилось значение «?». Нажмите «Сохранить»:

Участнику направлено сообщение по электронной почте о том, что вы ожидаете его решение по участию во встрече. и у него появился соответствующий алерт в SCIM.

 

Мониторинг запланированных встреч по алертам

Контролировать назначенные вами и вам встречи существенно помогает система алертов SCIM.

Алерт - это яркая кнопка, появляющаяся при возникновении определенных событий рядом с названием того или иного модуля. Текст кнопки содержит в себе информацию о том, с каким событием связано появление алерта и сколько таких событий произошло. Нажатие на кнопку алерта переносит вас к соответствующему модулю, где уже отобрана информация, непосредственно касающаяся темы алерта. Алерты, как правило, говорят пользователю о необходимости предпринять какие-то действия в SCIM. "Убить алерты" - общая стратегия работы в SCIM.

Для модуля «Задачи (Постановка)» существуют следующие алерты:

Нажмите на алерт. SCIM выведет отобранные по данному алерту встречи для вашей дальнейшей работы с ними:

 

Организация информации по встрече. Входящая (материалы к встрече) и исходящая (результаты встречи) информация.

В этому модуле предусмотрена возможность хранить во встречах вложенную информацию (файлы, документы, картинки), к ней относящуюся. Причем в карточках встреч предусмотрены два отдельных поля для вложения файлов во встречу. Первое поле «Вложение к встрече» предназначено для прикрепление к встрече сопроводительных материалов, с которыми желательно или необходимо ознакомить ее участников предварительно встрече:

Второе поле «Вложение к результатам» предназначено для прикрепления к встрече документов, выработанных уже на самой встрече, ставших ее результатом (например, протокол встречи, итоги мозгового штурма в виде картинки и т.п):

Прикрепленные к встрече ее инициатором, эти материалы становятся доступными для ознакомления всеми ее участниками и в последствии их легко найти и к ним обратиться.

 

Выгрузка встречи в мессенджер

Если вы захотите уточнить у инициатора встречи какие-либо детали этой встречи, это можно легко сделать, выгрузив (одним кликом) соответствующую встречу в мессенджер, после чего пообщаться с исполнителем в чате по теме этой встречи.

В составе карточек встреч всегда присутствует иконка выгрузки информации в мессенджер:

Нажмите эту иконку, и информация по соответствующей встрече будет автоматически загружена в мессенджер. При этом SCIM сам настроит связь с тем пользователем, которому эта информация предназначена, в данном случае — с инициатором встречи.

Все, что вам остается сделать, это ввести непосредственно свой вопрос или уточнение. То, чего этот вопрос/уточнение касается и кому он адресован, SCIM уже знает, и он сам предпримет необходимые действия, чтобы довести до нужного адресата эту информацию, без лишних хлопот и забот с вашей стороны:

 

Копирование встречи

Чтобы скопировать встречу (создать новую встречу с параметрами, аналогичными исходной) в карточке встречи внизу нажмите значок :

Появится карточка (на синем фоном) новой встречи с параметрами как у копируемой:

Измените параметры этой новой встречи где необходимо, после чего нажмите поле «Сохранить»

Если вы хотите скопировать встречу прямо из таблицы, нажмите значок слева в строке копируемой встречи. Появится строка с новой встречей с параметрами как у копируемой, где описание встречи помечено голубым фоном:

Щелкните в любом месте этой новой встречи, чтобы перейти к редактированию ее параметров, после чего нажмите поле «Сохранить»

 

Удаление встречи

Чтобы удалить встречу: в карточке встречи внизу нажмите значок

Фон карточки встречи при этом станет малиновым:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление встречи (или «Отменить», чтобы не удалять встречу)

Вы можете удалять встречи прямо из таблицы, если работаете с ними в табличном режиме. Для этого отметьте встречи, которые хотите удалить с помощью значка справа в строке встречи. Цвет фона таких встреч станет розовым, сигнализируя о том, что встречи помечены на удаление:

Нажмите «Сохранить», чтобы подтвердить удаление встреч (или «Отменить», чтобы не удалять встречи).