Ролей в КОУ, как правило, всего три: председатель, секретарь и член КОУ.

• Председатель- глава КОУ, в компетенцию которого входит: утверждение графика и повесток заседаний КОУ, ведение заседания КОУ, назначение Секретаря КОУ, а также другие вопросы, касающиеся деятельности КОУ.
• Секретарь КОУ– лицо, назначаемое Председателем КОУ, отвечающее за организацию заседаний КОУ, ведущее протокол заседаний КОУ, осуществляющее другие действия для обеспечения функционирования КОУ.
• Член КОУ– лицо, отвечающее квалификационным требованиям и назначенное в состав КОУ в соответствии с прописанной процедурой (в Уставе КОУ).

Важная организационная составляющая заседаний КОУ – повестка. Повестка заседания КОУ составляется предварительно секретарем КОУ и представляется для ознакомления всем членам КОУ. В повестку включаются материалы по вопросам, запланированным к обсуждению (вопросам повестки). Такой подход позволяет планировать заседание как содержательно, так и по длительности. А члены КОУ могут заблаговременно ознакомиться с представляемыми вопросами и материалами в повестке и подготовиться к обсуждению.

КОУ может планировать рассмотрения вопросов не только на предстоящее заседание, но и на определенный период в будущем (например, на полгода). Ответственность за составление такого плана лежит на Секретаре КОУ, утверждается такой план КОУ на заседании.

Формирование повестки по заседаниям регулируется Уставом (Положением) КОУ. Секретарь заблаговременно добавляет в повестку вопросы из планов КОУ. Также в повестку могут добавляться вопросы, выносимые по инициативе сотрудников компании (неплановые вопросы). Секретарь КОУ формирует повестку исходя из следующих принципов:

• соответствие плану рассмотрения вопросов КОУ,Контролируем загрузку сотрудника.
• приоритетизация вопросов в соответствии с их важностью для компании и бизнеса,Фиксируем затраты на оплату работ сотрудника определённой квалификации и стоимости его человеко-часа. Суммарно по его ЖР.
• с принципом равномерного распределения временной нагрузки на заседания КОУ,
• с учетом плана-графика отпусков (и других плановых отсутствий) членов КОУ и докладчиков по выносимым вопросам.

Утверждает повестку Председатель КОУ. Повестка текущего заседания может корректироваться в начале заседаний по предложению любого члена КОУ и по согласованию со всеми остальными членами КОУ.

План рассмотрения вопросов КОУ регулярно актуализируется Секретарем. Также в обязанности Секретаря входит оповещение докладчиков о порядке рассмотрения их вопросов и контроль качества выносимых на КОУ материалов (соответствие утвержденным форматам).

Процедура заседаний КОУ регулируется Уставом (Положением). Ответственность за соблюдение процедуры лежит на Председателе. Целесообразно структуру рассмотрения вопросов привести к единообразию, примерно в таком виде:

• В начале заседания члены КОУ могут изменить порядок и форму рассмотрения вопросов, а также согласовать другие изменения в текущей повестке.Контролируем загрузку сотрудника.
• Вопросы рассматриваются в том порядке, в котором они зафиксированы в повестке.
• Первым вопросом рассматривается отчет об исполнении предыдущих решений КОУ.
• Сотрудники, не являющиеся членами КОУ, приглашаются для доклада при наступлении очередности рассмотрения их вопроса. Такой порядок позволяет эффективно использовать рабочее время сотрудников-докладчиков, не являющихся членами КОУ.
• Время, отводимое для рассмотрения вопроса на КОУ, должно соответствовать времени, указанному в повестке.

В процессе рассмотрения вопросов повестки КОУ принимает решения по рассматриваемым вопросам. Решение принимается согласно зафиксированным в Уставе КОУ правилам принятия решений КОУ.

Важным результирующим документом по итогам заседания КОУ является протокол заседания. Ведет / составляет протокол Секретарь КОУ. Формат и процедура составления протокола регулируется Уставом. Вопросы и решения в протокол заносятся в порядке их рассмотрения. В протоколе отражаются решения, принятые КОУ по каждому из рассматриваемых вопросов. По окончании заседания задача Секретаря в отведенный для этого регламентом КОУ срок согласовать протокол со всеми участниками КОУ. Как только протокол согласован, его решения считаются легитимными и вступают в силу.

Решения КОУ — этот именно тот, самый важный, продукт деятельности КОУ, ради которого он и создан и функционирует, ради чего тратятся (порой немалые) организационные ресурсы. Поэтому крайне важно обеспечить такие условия, чтобы решения, вырабатываемые КОУ, были своевременны и высокого качества. А еще не менее важно добиться того, чтобы эти решения неукоснительно исполнялись! Наличие эффективной системы контроля над исполнением решений КОУ — обязательное и приоритетное требование к любому коллегиальному органу управления.

Решения КОУ чаще всего вырабатываются, исходя из принципа коллегиальности, то есть как результат работы в группе и принимаются большинством голосов членов КОУ, участвующих в обсуждении вынесенного в повестку вопроса. Однако могут возникать вопросы, где решения принимаются, исходя из других принципов и по другим процедурам. Например, решение о выходе из КОУ одного из его участников, или решения, находящиеся также в компетенции и других органов управления компании (на стыке). Важно, чтобы эти процедуры также были прописаны в Уставе КОУ.

Секретарь фиксирует решение в протоколе, который далее согласовывается со всеми членами КОУ. Не всегда, но бывает так, что решения согласовываются в том числе и в первую очередь с докладчиками. Ведь именно они глубже всех погружены в соответствующий вопрос, и, как правило, именно они больше всех заинтересованы в принятии определенных решений по их вопросам.

Контроль над протоколами и решениями КОУ целесообразно возложить на Секретаря КОУ, который отслеживает по срокам исполнение решений КОУ, консолидирует информацию от исполнителей и представляет отчет об исполнении решений КОУ на заседаниях. В полномочиях КОУ - запрашивать от ответственных лиц дополнительную информацию по исполнению решений. Секретарь КОУ регулярно обновляет учетную систему, в которой аккумулируются и протоколы, и отчеты по решениям КОУ.

Как было сказано ранее, инструмент КОУ применяется для повышения эффективности управления бизнесом в условиях развития и усложнения его. Деятельность по оптимизации бизнес-процессов в таком случае состоит из их анализа, проектирования улучшенных бизнес-процессов и последующей алгоритмизацией (написание и внедрение различных регламентов для процессов и процедур в том числе). Если мы говорим о КОУ, то это оптимизация и алгоритмизация процедур проведения заседаний и принятия решений с целью повышения их эффективности для бизнеса. Все эти задачи решаются путем разработки и внедрения управляющего документа (Устава/Положения КОУ).

В ходе развития бизнеса неизбежно увеличивается количество и важность принимаемых решений. Растет объем перерабатываемой информации. В качестве логичного инструмента по оптимизации процедур учета, обработки и анализа информации для бизнеса являются программные решения по автоматизации этих процессов и процедур, созданию систем сбора, учета и хранения управленческой информации, алгоритмов поддержки принятия решений.

Отметим те моменты, которые оптимизируют и повышают эффективность управления КОУ путем перенесения ее в электронную программную среду:

1. Формирование и согласование повестки КОУ в электронной системе с доступом к ней и материалам повестки (в том числе дистанционным) участников КОУ, Секретаря, докладчиков.
2. Разграничение доступа к информации КОУ.
3. Формирование и согласование протокола через электронную систему КОУ.
4. Донесение решений КОУ до исполнителей через электронную систему КОУ.
5. Автоматический контроль исполнения решений КОУ. Формирование отчетов об исполнении решений КОУ.
6. Составление перспективных планов рассмотрения вопросов КОУ в электронной системе.
7. Формирование и ведение системы учета повесток, протоколов и решений КОУ в виде электронной базы данных.

---

Вся деятельность КОУ характеризуется многочисленными достаточно сложными процессами и процедурами, в которых не сложно запутаться, упустить что-то важное из виду. А цена ошибки здесь очень высока! Вот почему целесообразно использовать специальные программные решения - системы поддержки деятельности коллегиальных органов. К таким программным решениям относится, в частности, блок Платформы SCIM «Управление коллегиальным органом», который позволяет систематизировать и автоматизировать большинство организационных вопросов, процессов учета и контроля в работе КОУ.

Использование Платформы SCIM в качестве информационной системы управления коллегиальным органом имеет следующие преимущества:

  Повышение эффективности принятия управленческих решений

Автоматизация процедур КОУ в SCIM обеспечивает скорость принятия управленческих решений без потери качества. В SCIM встроены все процессы и процедуры формирования, согласования и контроля исполнения решений.

  Повышение эффективности контроля над исполнением решений

В SCIM сформирована эффективная схема контроля исполнения принятых КОУ решений до конечного результата. Все решения к исполнению автоматически трансформируются в систему постановки задач с соответствующим контролем и встраиваются в календари не только исполнителя, менеджера соответствующего проекта и его кураторов, но и секретаря КОУ, который должен выносить в соответствующий срок в повестку КОУ вопрос о выполнении решений КОУ.

  Формирование и хранение единой базы протоколов и решений КОУ

В SCIM формируются и хранятся все повестки, протоколы и решения в единой базе для всех КОУ. Формируется и хранится история принятия и реализации управленческих решений в деталях: даты, повестки, материалы, принятые решения и отчеты об их исполнении.

  КОУ встраиваются в единую информационно коммуникативную систему

В систему бизнес-коммуникаций SCIM встраивается согласование повестки, протоколов, решений, материалов со всеми участниками процессов и процедур КОУ: секретарем КОУ, председателем, членами КОУ и докладчиками.

Все решения КОУ в SCIM встроены в систему управления задачами. Это означает автоматическое внедрение всех задач в календари исполнителям и их кураторам с соответствующими напоминаниями как в персональных аккаунтах SCIM, так и на почту.

  Формирование корпоративной культуры управления проектами и задачами

• У ТОП-менеджеров, принимающих участие в КОУ, формирует ответственность за принятые решения и за бизнес в целом;
• Руководителям разного уровня SCIM прививает культуру подготовки, принятия и контроля реализации управленческих решений;
• Среди рядовых сотрудников и исполнителей SCIM формирует особый стиль корпоративной культуры при подготовке документов и информации, отчетности по исполнению решений;
• Для всех сотрудников SCIM повышает уровень ответственности и исполнительской дисциплины.

  Повышение уровня безопасности использования и хранения конфиденциальной информации

Разграниченный доступ к информационным материалам SCIM обеспечивает, с одной стороны – безопасность сохранения конфиденциальной информации, а с другой – возможность руководителям, имеющий соответствующий уровень доступа, получать полную и оперативную информацию для принятия качественных управленческих решений.

  Гибкость архитектуры SCIM. Возможности для развития системы управления

Работа различных КОУ в SCIM производится по единым алгоритмам и шаблонам. При этом сохраняется возможность наполнять работу КОУ разным функциональным содержанием.

В SCIM есть возможность сформировать в единой информационной среде любое количество КОУ с разными задачами, разным составом участников с разными уровнями доступа к информации.

Внедрение бизнес-решения нужно произвести в два этапа:

1. Регламентация КОУ – определение нормативов и алгоритмов функционирования КОУ.
2. Автоматизация КОУ – формирование, отработка и автоматизация бизнес-процессов работы КОУ.

I. Регламентация КОУ

1. Провести «инвентаризацию» тех КОУ, которые уже функционируют в компании. Это можно сделать самому. А можно поставить задачу одному из своих замов, обладающего целостным видением бизнеса: нужно перечислить КОУ, определить их цели, задачи.
2. Наметить предполагаемые зоны ответственности, полномочий и подчиненности КОУ.
3. Провести серии консультаций и совещаний с председателями КОУ по составленному проекту структуры КОУ к компании (цели, задачи, ответственность, полномочия и подотчетность КОУ).
4. Поставить задачу руководителям КОУ о создании Управляющего Документа КОУ. За основу можно взять приведенную выше структуру и пример Устава КОУ (пункт 4.2.).
5. Провести процедуру согласования Уставов КОУ со всеми заинтересованными лицами. Как правило, это участники КОУ и ТОП-менеджмент компании.
6. После согласования, утвердить документ как внутренний локальный нормативный документ.
7. Возложить Приказом ответственность контроля исполнения УД КОУ за руководителями КОУ.
8. Уведомить сотрудников компании о вступлении в силу Управляющего документа (документов, если КОУ несколько) принятыми в компании процедурами (под роспись, информационным письмом по эл. почте).

II. Автоматизация КОУ в SCIM

Для того, чтобы встроить работу своих КОУ в SCIM необходимо Уполномоченному лицу, отвечающему за автоматизацию системы КОУ и имеющему соответствующий доступ в SCIM войти в блок SCIM «Коллегиальные органы».

В модуле «Установки» добавить КОУ – например, Проектный комитет.

Завести в КОУ участников и определить их роли (в зависимости от которых автоматических определяется уровень доступа к информации и управлению модулями «КОУ» в SCIM).

Назначенному секретарю КОУ (в соответствии с Управляющим документом КОУ) в модуле «Вопросы» сформировать повестку заседания.

Процедура формирования повестки КОУ подробно:

Перед формированием повестки, все вопросы проходят процедуру согласования с докладчиками. Секретарь, после занесения плановых вопросов в повестку, запрашивает подтверждение их у докладчиков. Согласны ли они с вынесением вопроса в повестку, формулировками и временем рассмотрения.

У докладчика появляется аллерт-напоминание о запросе на подтверждение/акцепт своего вопроса.

Докладчик, если согласен, ставит акцепт/ подтверждение на внесение своего вопроса в повестку.

Или ставит неакцепт, если не согласен с внесением своего вопроса в повестку, или его формулировкой, временем.

В последнем случае секретарь КОУ коммуницирует с докладчиком и либо изменяет атрибуты вопроса в соответствии с пожеланиями докладчика, либо снимает вопрос с повестки.

Далее секретарь формирует повестку из вопросов, акцептованных докладчиками.

У докладчика появляется в его аккаунте SCIM аллерт о внесении его вопроса в повестку предстоящего КОУ.

Нажав на аллерт, докладчик увидит описание своего вопроса в повестке, дату и предполагаемое время рассмотрения своего вопроса.

Участники КОУ, имеющие соответствующий доступ, также в своем аккаунте видят аллерты о вопросах на рассмотрение на предстоящем заседании КОУ.

И могут ознакомиться с материалами вопросов повестки предстоящего заседания и работать с повесткой.

В процессе рассмотрения вопросов на КОУ участниками вырабатываются решения по вопросам повестки, которые заносятся секретарем в протокол.

По окончании заседания выработанные КОУ решения проходят процедуру согласования с докладчиками.

Секретарь делает запрос на согласование.

У докладчика появляется аллерт/ напоминание на согласование.

Докладчик входит по аллерту в свой вопрос, чтобы познакомиться с решениями. И либо согласовывает их, либо просит скорректировать формулировки/внести какие-либо уточнения.

После согласования решений с докладчиком, секретарь ставит статус вопросов с решениями «на согласование членам КОУ».

Члены КОУ в соответствии с заведенными процедурами, должны ознакомиться с протоколом и либо согласовать его пункты и решения, либо нет, сопроводив комментариями.

Решение будет считаться принятым только если ни один из членов КОУ не высказал несогласия с отраженными в протоколе решениями (возможен и другой принцип согласования решений, в соответствии с Уставом конкретного КОУ).

После того как все решения согласованы членами КОУ, секретарь закрывает вопросы протокола.

В этот момент исполнители по принятым решениям видят у себя напоминание о решениях, им адресованных.

Исполнитель должен акцептовать (принять к исполнению) поставленные ему решения КОУ.В этот момент исполнители по принятым решениям видят у себя напоминание о решениях, им адресованных:

Целесообразно сделать регулярным вопросом заседания КОУ — отчет секретаря КОУ о ходе исполнения ранее принятых решений КОУ.

Секретарь на заседаниях КОУ демонстрирует текущее состояние исполнения решений КОУ.

И, после обсуждения членами КОУ, закрывает исполненные решения, изменяет условия исполнения неисполненных, если это требуется, а также посылает запрос исполнителям по еще неисполненным (но уже просроченным) решениям.

Исполнители в этом случае получают соответствующий алерт в SCIM и обязаны отчитаться о ходе исполнения просроченных решений, причинах просрочки, прогнозной дате исполнения и т.п.

Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.

Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM

Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru