Проблема: В вашем бизнесе кризис управления. Либо все решения принимаются единолично, что тормозит бизнес, либо полномочия распределены, но есть проблемы с контролем принимаемых «на местах» решений, либо работа так заформализована многочисленными инструкциями, что не вздохнуть не выдохнуть. Какая уж тут эффективная работа?!
Решение SCIM
Как преодолеть типичные кризисы управления: «бутылочное горлышко» единоначалия, недоверие к делегированным решениям, чрезмерную бюрократию и заформализованность бизнеса.
Содержание
Описание общего бизнес-решения
«Бутылочные горлышки» и другие кризисы управления организацией
Коллегиальные Органы Управления. Что это и зачем?
Как КОУ помогают преодолеть кризисы управления
Целесообразность использования (электронной) системы управления КОУ
Преимущества Платформы SCIM для реализации решения
Алгоритм и процедуры внедрения бизнес-решения
Описание общего бизнес-решения
При росте компании и развитии бизнеса, в управлении организацией неизбежно возникают несколько сложных проблем и типичных кризисов. Эффективно решать эти проблемы и кризисы помогают Коллегиальные органы управления.
«Бутылочные горлышки» и другие кризисы управления организацией
Типичные проблемы и кризисы управления, возникающие как следствие роста компании и развития бизнеса, описаны в теории организации и хорошо показаны в модели жизненного цикла организации Л. Грейнера.
Коллегиальные Органы Управления. Что это и зачем?
С ростом бизнеса и самой компании растет количество и масштаб задач, которые решаются в интересах бизнеса. Организация становится сложнее, растет важность принимаемых решений и цена возможной ошибки. Осуществлять единоличное управление становится все сложнее. В системе управления бизнесом становится целесообразным применение такого принципа, как коллегиальность. С привлечением коллег, обладающих нужными знаниями и компетенциями, необходимой информацией и полномочиями.
Коллегиальность – организационный принцип. Проявляется коллегиальность в виде совещания на котором должностные лица совместно обсуждают то или иное решение. На основе предложенных вариантов и высказанных мнений вырабатывается и принимается нужное решение.
Совет должностных лиц, принимающих подобные решения, называется Коллегиальным Органом Управления (КОУ).
Коллегиальный Орган Управления (КОУ) (англ. collegial executive body) - образованный из нескольких уполномоченных лиц орган, реализующий функции управления коммерческой или некоммерческой организацией, подотчетный ее высшему органу управления и осуществляющий текущее руководство деятельностью организации или определенным функциональным направлением деятельности организации в соответствии со своими компетенциями.
Основные вопросы в рамках компетенции этих органов решаются по принципу большинства членов коллегии с предварительным обсуждением соответствующего вопроса и учетом высказанных замечаний
Примеры КОУ
Коллегиальные органы управления используются на разных уровнях и самых разнообразных сферах: государственной, общественной, коммерческой. Приведем примеры КОУ в бизнесе:
Также в коммерческой организации существуют экспертные советы по различным вопросам, рабочие группы, комиссии и комитеты, составленные из компетентных должностных лиц для решения вопросов в рамках своих компетенций (Кредитный комитет, Комитет по вознаграждениям, Комитет по управлению рисками, Бюджетный комитет, Аттестационная комиссия и т. п.).
Еще для примера, к концу 2015 года в группе компаний ВИАЛЬДИ (где я работал в то время) функционировало 6 коллегиальных органов управления: Правление, Проектный комитет, Комитет по управлению рисками, Комиссия контроля качества документооборота и бизнес-процессов, Экспертная комиссия Compliance, Аттестационная комиссия.
Для чего бизнес создает КОУ?Как КОУ помогают преодолеть кризисы управления
Итак, на первоначальном этапе становления бизнеса есть его лидер, который единолично принимает решения. Собственно, вся система управления концентрируется на нем одном. Это оправданно, пока задачи нужно решать оперативно, не развиты системы и подсистемы бизнеса, да и размер самого бизнеса пока относительно небольшой. Лидер принимает решения творчески, принимая на себя ответственность за них единолично.
Но вот на горизонте замаячил первый кризис – «кризис автономности», или «бутылочное горлышко» в управлении. Наш лидер, уполномоченный решать все вопросы единолично, не успевает справится с нарастающей массой бизнес-задач, которые необходимо оперативно решать.
Для решения этой проблемы и преодоления кризиса необходимо создать один или несколько КОУ из числа руководителей первого уровня в организации. Каждый из созданных КОУ наделяется полномочиями рассматривать бизнес-вопросы определенного круга и принимать по ним решения.
Первое лицо может и не быть участником этих КОУ. Но даже в этом случае он сохраняет контроль и у него остается возможность влиять на решения, например, закрепив за собой «право вето».
Таким образом, значительная часть бизнес-задач уходит от первого лица в КОУ и «бутылочное горлышко» разбивается.
Теперь обратимся ко второму кризису — «кризису контроля». Хорошая новость! Если уже на первом этапе были созданы КОУ (а если нет, то самое время сделать это сейчас), то кризиса либо не будет вообще, либо он будет минимизирован. Почему? Потому что ключевые решения уже сейчас принимаются не отдельными лицами, а коллегиальными органами. Соответственно, эти решения по определению прозрачны для руководства. Руководство компании либо участвует в принятии этих решений, либо через него проходят обязательные процедуры согласования и утверждения. Всегда присутствуют проработка и обоснование решений, уверенность в том, что к их принятию были привлечены компетентные сотрудники (члены КОУ). Коллективный (в отличие от индивидуального) формат принятия решений служит хорошей защитой от ошибок «человеческого фактора», а также от коррупционных тем и прочих индивидуальных злоупотреблений. Как результат — кризиса контроля в организации не возникает!
И, наконец, «кризис границ», волокиты и бюрократии. Этот потенциальный кризис также эффективно преодолевается при помощи КОУ. Пойдем от обратного. Если бы не было КОУ, каким образом организация постаралась организовать контроль над принимаемыми решениями? Путем создания множества процедур и точек контроля — в виде формализованных правил, инструкций, регламентов, положений и т. п. Необходимость следования всем этим многочисленным процедурам, как мы выяснили раньше, и приводит к возникновению «кризиса границ (бюрократии»).
Наличие же в системе управления бизнесом коллегиальных органов управления здорово смягчает эту ситуацию! Посудите сами, зачем плодить кучу инструкций на каждый этап бизнес-процесса, чтобы обеспечить должный контроль? Ведь есть КОУ, который в решающий момент подключится к рассмотрению жизненно-важных для организации вопросов, исправит ошибки, возникшие на предыдущих этапах бизнес-процесса, «завернет» неудачные решения и проекты. По сравнению с жесткими формальными инструкциями — коллегиальный орган — гибкий инструмент управления, способный «в моменте» адаптироваться к изменениям внешней и внутренней ситуации, учесть вновь возникшие обстоятельства и ранее неизвестную информацию и выдать на-гора лучшее из возможных с учетом всех текущих факторов решение. Наличие КОУ в ключевых функциональных областях бизнеса делает возможным не бюрократизировать низы, оставлять им достаточно свободы и гибкости в действиях и решениях на своем уровне. При этом верхнеуровневый контроль все равно сохраняется и осуществляется на уровне КОУ. Вуаля — кризис «бюрократии» преодолен!
Преимущества и недостатки КОУ
Преимущества и недостатки коллегиального управления в сравнении с индивидуальным (единоличным) управлением
«Плюсы (+)»:
«Минусы (-)»:
Наряду с позитивными моментами у коллективного управления могут проявляться и минусы. Зная которые, можно постараться их нивелировать или снизить их значение.
Целесообразность использования (электронной) системы управления КОУ
Как было сказано ранее, инструмент КОУ применяется для повышения эффективности управления бизнесом в условиях развития и усложнения его. Деятельность по оптимизации бизнес-процессов в таком случае состоит из их анализа, проектирования улучшенных бизнес-процессов и последующей алгоритмизацией (написание и внедрение различных регламентов для процессов и процедур в том числе). Если мы говорим о КОУ, то это оптимизация и алгоритмизация процедур проведения заседаний и принятия решений с целью повышения их эффективности для бизнеса. Все эти задачи решаются путем разработки и внедрения управляющего документа (Устава/Положения КОУ).
В ходе развития бизнеса неизбежно увеличивается количество и важность принимаемых решений. Растет объем перерабатываемой информации. В качестве логичного инструмента по оптимизации процедур учета, обработки и анализа информации для бизнеса являются программные решения по автоматизации этих процессов и процедур, созданию систем сбора, учета и хранения управленческой информации, алгоритмов поддержки принятия решений.
Отметим те моменты, которые оптимизируют и повышают эффективность управления КОУ путем перенесения ее в электронную программную среду:
Вся деятельность КОУ характеризуется многочисленными достаточно сложными процессами и процедурами, в которых не сложно запутаться, упустить что-то важное из виду. А цена ошибки здесь очень высока! Вот почему целесообразно использовать специальные программные решения - системы поддержки деятельности коллегиальных органов. К таким программным решениям относится, в частности, блок Платформы SCIM «Управление коллегиальным органом», который позволяет систематизировать и автоматизировать большинство организационных вопросов, процессов учета и контроля в работе КОУ.
Преимущества Платформы SCIM для реализации решения
Использование Платформы SCIM в качестве информационной системы управления коллегиальным органом имеет следующие преимущества:
Структурирует и систематизирует работу КОУ
В SCIM изначально встроена автоматизированная система процедур КОУ:
Повышает уровень исполнительской дисциплины
Система контроля исполнения решений КОУ повышает общую исполнительскую дисциплину:
Повышает скорость всех процедур КОУ, скорость и качество принятия управленческих решений
В SCIM автоматизированы процедуры формирования и согласования повестки, решений и протокола.
Единообразие всех процедур КОУ в SCIM задает циклические повторяющиеся алгоритмы бизнес-процессов КОУ. Все понятно, привычно и прогнозируемо. Докладчики готовят, а участники КОУ воспринимают информацию в привычном режиме. Это задает определенный темп, ритм в работе компании.
Повышает эффективность принимаемых решений
SCIM предоставляет участникам КОУ:
Улучшает бизнес-коммуникации
Система SCIM создает единую для всех сотрудников удобную, структурированную информационно-коммуникативную бизнес-среду. КОУ просто и логично встраиваются в единую систему бизнес-коммуникаций компании.
Формирует единую базу протоколов и решений КОУ
В SCIM формируются и хранятся все повестки, протоколы и решения в единой базе для всех КОУ. Формируется история принятия и реализации управленческих решений в деталях. В системе хранятся материалы всех заседаний: даты, повестки, информационные материалы и принятые решения.
Повышает уровень безопасности использования и хранения конфиденциальной информации
Разграниченный доступ к информационным материалам SCIM обеспечивает, с одной стороны – безопасность сохранения конфиденциальной информации, а с другой – возможность руководителям, имеющий соответствующий уровень доступа, получать полную и оперативную информацию для принятия качественных управленческих решений.
Алгоритм и процедуры внедрения бизнес-решения
I. Выделение зоны ответственности КОУ
В компании есть блок задач, которые являются критическими для бизнеса. Есть потребность в повышении эффективности решений по этому блоку. На этом этапе нужно принять решение о создании такого органа/инструмента управления в компании как КОУ. Далее нужно определить назначение КОУ и дать ему название. Например:
Такое решение может быть принято единолично Руководителем компании, либо на совещании с профильными руководителями/ТОП-менеджерами.
II. Определение состава КОУ
Вторым этапом нужно определить состав КОУ. Для этого необходимо созвать совещание профильных руководителей, обладающих нужными компетенциями, для участия в принятии решений по функциональному назначению КОУ. И провести голосованием выборы состава КОУ и его Председателя.
На Председателя возлагается ответственность за работу КОУ и его развитие. Дополнительно рекомендуется выбрать также и заместителя Председателя КОУ. На случай отсутствия Председателя.
Далее Председатель назначает кандидатуру секретаря КОУ. На секретаря в дальнейшем возлагается обязанность организации всех заседаний КОУ и ведения/ оформления/ хранения его документации: повесток, протоколов, решений, информационных материалов.
Остальные участники КОУ имеют статус его членов, функция которых – принимать активное участие в работе КОУ: обсуждении профильных вопросов и выработке решений КОУ.
III. Определение принципов функционирования КОУ
После определения состава КОУ нужно сформировать принципы и правила работы КОУ:
Все принципы и правила функционирования КОУ необходимо оформить в Управляющий документ КОУ (Устав КОУ). Ответственность за разработку, согласование, утверждение и исполнение Устава КОУ, очевидно, возлагается на Председателя КОУ.
После формирования Устава КОУ необходимо оповестить коллектив о вступлении в силу нового локального внутреннего нормативного документа тем способом, который принят в компании (приказ, ознакомление под роспись, оповещение через эл почту и т.п.).
IV. Начало работы КОУ
Председатель должен дать секретарю КОУ задание спланировать и организовать работу заседаний КОУ в соответствии с выработанными принципами и Управляющим документом КОУ:
В согласованную дату проводится первое заседание КОУ, на котором утверждаются инициирующие документы КОУ, его основные руководящие принципы и установки.
Последующие заседания проводятся в плановом режиме, в соответствии с принятыми установками, принципами и процедурами КОУ.
Консультации и Обратная связь
Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.
Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM
Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru