О проекте

Об авторе

Технологии Успеха

 Проблема: Плохо организованы процессы, связанные с движением денежных средств в бизнесе (планирование, учет, контроль) и, как следствие - необоснованные затраты, недополученные доходы, высокие риски критичной операционной ошибки.

Решение SCIM

Как наладить управление ликвидностью (финансовыми потоками) в бизнесе. Как эффективно организовать планирование, анализ и контроль движения денежных средств (ДДС) по счетам компании.

Содержание

 

Значение процессов ДДС в финансовом управлении

В бизнесе важность финансов очевидна. Именно финансовый результат является критерием успешности и показателем эффективности бизнеса. Выраженный недвусмысленно в цифрах. Именно финансовые показатели являются объективными критериями бизнес-результативности для общей оценки. А также именно финансовые показатели в большинстве случаев дают информацию о треке движения бизнеса, дают информацию для бизнес-корректировок, для принятия конкретных оперативных и стратегических бизнес-решений. И только актуальная и точная финансовая информация дает объективные данные для принятия таких решений.

Для принятия управленческих решений можно зафиксировать следующую цепочку взаимозависимостей:

Где

  • Финансовые бизнес-процессы - процессы движения, учета и управления финансами бизнеса, как то: финансовое планирование и бюджетирование, управление финансовым активами и пассивами в широком смысле, управление ликвидностью/cash-flow (другими словами, управление и учет движения денежных средств), налоговое планирование и оптимизация и т. д.
  • Финансовая информация - система финансовых показателей и поток финансовых данных, генерируемые в процессе реализации финансовых бизнес-процессов, управления и учета финансов бизнеса. Например: данные по платежам по направлениям и проектам по периодам, данные о доходах и расходах по направлениям и проектам по периодам, данные о наличии денежных средств на счетах, данные о распределении финансовых активов и пассивов по бенефициарам и т. п.
  • Финансовый анализ - изучение основных показателей, параметров и коэффициентов дающих объективную оценку финансового состояния организаций и ее перспектив с целью принятия управленческих решений.

    Например:

    • Анализ активов (имущества).
    • Анализ источников финансирования.
    • Анализ платежеспособности (ликвидности).
    • Анализ финансовой устойчивости.
    • Анализ финансовых результатов и рентабельности.

Последний элемент этой цепочки взаимосвязей - финансовый анализ - дает основания для управленческих решений, в том числе корректирующих финансовые бизнес-процессы, как указано на рисунке, иллюстрирующем теснейшую взаимосвязь этих этапов. А именно, реализация финансовых бизнес-процессов генерирует соответствующую финансовую информацию, являющуюся, в свою очередь, материалом для финансового анализа. Эти связи в итоге закольцовываются в цикл, когда на основе финансового анализа корректируются сами финансовые бизнес-процессы.

Как уже было сказано, важнейшие стратегические и операционные решения принимаются именно на основе финансовой информации, ее анализа. Отсюда и именно поэтому к финансовой информации предъявляются самые жесткие требования по следующим критериям:

  • Достоверность – основной параметр, от которого зависит качество информации. Означает точность и релевантность информации для бизнес-решений. Это необходимое (но не достаточное) качество информации для принятия правильных решений. Означает, что на основе недостоверной информации гарантированно будут приняты неправильные, ошибочные решения.
  • Актуальность, оперативность – следующий показатель качества информации. Точная и детальная информация не будет иметь ценности, если она стара для принятия нужных решений. Поэтому в управлении придается серьезное значение актуальности информации, оперативности ее доставки для принятия нужных решений в нужное время.
  • Полнота информации - еще один параметр, отражающий ее качество для принятия решений. Она тесно перекликается с достоверностью, и часто от нее и зависит уровень достоверности. Означает она степень необходимой детализации информации для принятия нужного решения.

Как я показал выше, органичная связь «Финансовые бизнес-процессы – Финансовая информация – Финансовый анализ» является циклической (результаты анализа влияют на реализацию и изменение финансовых бизнес-процессов), но она же является НЕОБХОДИМЫМ элементом для качественной организации управления бизнесом в целом и финансами бизнеса в частности. Организация этого цикла в управляемую систему является неотъемлемой частью системной организации управления бизнесом.

Для обеспечения высокого качества управления очень важно правильно организовать эту систему, обеспечить эффективное построение, функционирование и взаимодействие ее компонент.

В текущем тексте я опишу бизнес-решение в области финансов, в котором речь пойдет об организации в бизнесе информации по Движению Денежных Средств (ДДС). В других решениях в области бизнес-финансов я описал структурирование информации и организацию бизнес-процессов по организации платежей (см. решение «Управление Платежами») и финансовому планированию в форме P&L (см. решение «Финансовое Планирование»).

 

ДДС в бизнесе

Что же такое ДДС? Простая расшифровка дает нам термин «Движение Денежных Средств» (Cash-Flow - в английском варианте). Деньги приходят и уходят из компании, этот процесс является одним из показателей динамики бизнеса. И его важно держать под контролем. Если поток денег не контролировать, он может в какой-то момент прерваться, прекратиться. Когда руководитель знает все о деньгах, которые обращаются в его бизнесе, он держит ситуацию под контролем. ДДС показывает, откуда в компанию приходят деньги и куда они уходят; сколько их было и сколько осталось. И эта информация является ключевой для оперативного управления!

 

ДДС и управление бизнесом

Перечислим типичные ситуации, когда для принятия управленческих решений требуется информация о ДДС:

  • Для привлечения дополнительных денежных средств в целях обеспечения текущей бизнес-деятельности;
  • Для определения размера временно свободных денежных средств с последующим размещением их на финансовом рынке в целях получения дополнительного дохода;
  • Для определения, что оттягивает средства из бизнеса. Структурирование ДДС позволяет выделить в общем движении те средства, которые не работают в прямую на финансовый результат: инвестиционная деятельность, расчеты по кредитам и налогам и т. п. Позволяет приоритезировать платежи.
  • Для тактического перераспределения поступающих средств между проектами/ направлениями бизнеса в рамках текущей деятельности компании;
  • Для обеспечения обязательств компании по платежам перед контрагентами, кредиторами, акционерами, сотрудниками;
  • Для принятия принципиального решения о привлечении внешних заемных средств. Или, наоборот, об использовании исключительно внутренних средствам для реализации целей бизнеса.

Таким образом, качественная информация о ДДС поддерживает целый спектр важнейших управленческих решений. Не даром ОДДС (CF) - одна из трех основных форм финансовой отчетности не только по российским, но и по международным стандартам

Отсюда очевидно, что ДДС – важнейший бизнес-процесс в любой компании. Помимо важности предоставления данных о ДДС для анализа и информационного обеспечения бизнес-решений, сам процесс внутри себя содержит также серьезные риски и возможности для бизнеса. Например, риски кассовых разрывов. Для предупреждения таких рисков, предпринимателю важно контролировать свои обязательства по платежам, сопоставлять со сроками приходов денег. Получаем тот самый уже знакомый нам платежный календарь – план платежей на предстоящий период (см. решение «Управление Платежами»). ДДС дает информацию о потоке денежных средств на тот же период. Важно сохранять положительные значения в сопоставлении этих двух разнонаправленных процессов в любой момент времени. Если появляется отрицательное значение – появляется кассовый разрыв. Кроме того, кто-то может попросить предоплату, с кем-то договорились об отсрочке, кто-то уже давно ждет денег. Информация о ДДС позволяет гибко подходить к решениям в этом процессе и оперативно реагировать на изменения в платежном календаре.

Другой риск в процессе ДДС – образование дебиторской задолженности (тесно связан с предыдущим риском). Когда спланированный приход ДС не реализуется. Или реализуется не в срок – образуется дебиторская задолженность. Она тоже является активом, но – другой степени ликвидности. И важно в процессе планирования ДДС и оперативного управления ликвидностью – страховать такие риски. Поскольку приход ДС не в срок или вообще образование плохой дебиторской задолженности ломает наш платежный календарь, и образуются те самые, описанные выше кассовые разрывы. В таком случае обычно используют те или иные формы привлечения резервов (внутренних или внешних). Так или иначе – это тоже зона ДДС и для эффективного управления, ее тоже нужно учитывать.

Есть еще целый ряд рисков, которые так или иначе могут возникнуть в процессе ДДС:

  • Риски отсутствия средств для обеспечения текущей деятельности компании;
  • Риски неисполнение бизнесом своих финансовых обязательств перед клиентами, контрагентами, акционерами, инвесторами, сотрудниками, государством;
  • Риск потери денег вследствие ошибочных платежей (отправили деньги не туда и не тому);
  • Разнообразные риски, связанные с возможным воровством ДС;
  • Риски неисполнение контрагентами своих финансовых обязательств;
  • И т. п.

Грамотное управление таким важным участком в бизнесе как ДДС обеспечивает профилактику таких рисков. Основным источником информации о ДДС, аналитической формой, обеспечивающей данные для управления ДДС является стандартный отчет – ОДДС (Отчет о движении денежных средств).

Отчёт о движении денежных средств - отчёт компании об источниках денежных средств и их использовании в отчётном периоде, прямо или косвенно отражая денежные поступления компании с классификацией по основным источникам и её денежные выплаты с классификацией по основным направлениям использования в течение периода. Отчёт даёт общую картину производственных результатов, краткосрочной ликвидности, долгосрочной кредитоспособности и позволяет с большей лёгкостью провести финансовый анализ компании.1

1 https://ru.wikipedia.org/wiki/Отчёт_о_движении_денежных_средств

Следует отметить, что ОДДС — ключевой источник информации о достоверности финансового плана бизнеса — его практической/фактической реализуемости.

Именно ОДДС является основным инструментом управления ДДС и профилактики перечисленных выше рисков. А также является для бизнеса источником новых возможностей и обеспечения высокого потенциала в управлении. А именно:

  • Обеспечивает гибкость оперативного управления финансами;
  • Синхронизирует платежный календарь с планом прихода ДС в бизнес;
  • Обеспечивает синхронизацию стратегических и оперативных планов управления по целям, проектам и направлениям с календарем ДДС по направлениям (приход – отток ДС в бизнесе по направлениям);
  • Бесперебойное обеспечение финансами текущей деятельности;
  • Позволяет включать в планы ДДС обеспечение инвестиционной (покупка оборудования, обучение и пр.) и финансовой деятельности (налоги, выплаты по кредитам) компании;
  • Для относительно крупного бизнеса позволяет собрать все денежные потоки в один. Например, когда использует разные формы платежей - клиенты платят наличными, на счета в разных банках или электронные кошельки. Чтобы успеть перекинуть деньги между счетами, нужно считать остатки в разбивке. Формируется единый ОДДС - это банковская выписка всего бизнеса по всем банкам и всем счетам. В которой предприниматель видит, откуда приходят и куда уходят деньги.

Чтобы составить ОДДС, нужно формировать качественную структуру первичных данных постоянно - фиксировать все денежные операции, классифицировать их по видам деятельности и направлениям бизнеса. Обеспечивая таким образом достоверность, полноту и оперативность поступающей информации о ДДС в бизнесе.

 

ДДС и управление ликвидностью

Чтобы организовать эффективную систему ДДС в бизнесе, прежде всего, нужно организовать учет и контроль информации о ДДС, чтобы она отвечала всем критериям качественной информации для анализа и принятия управленческих решений (см. выше). Нужно структурированно выстроить бизнес-процесс ДДС с фиксацией всех основных этапов, на которых необходимо поступающую информацию о ДДС контролировать, анализировать и преобразовывать.

Очень часто под управлением ДДС подразумевают управление ликвидностью. В теории управление ликвидностью означает способность бизнеса закрывать все свои обязательства и задолженности за счет находящихся в управлении активов, учитывая их большую или меньшую ликвидность. На практике для этого оценивается способность активов погашать текущую задолженность в сопоставлении с реестром имеющихся обязательств бизнеса. Где краткосрочным обязательствам соответствуют наиболее ликвидные активы, а долгосрочным – менее ликвидные (с затрудненной, или отсроченной ликвидностью). В таком сопоставлении активы, имеющие нулевую ликвидность или имеющие возможность быть ликвидными в отдаленной перспективе – выносятся за пределы оборотных активов и не учитываются при управлении ликвидностью (расчете ликвидности). Не углубляясь далее в теорию, для простоты договоримся, что под управлением ликвидностью мы понимаем управление именно финансовыми потоками (наиболее ликвидными активами).

Смысл всех операций по управлению ДДС – держать под контролем все приходы ДС для исполнения всех своих обязательств и иметь под все платежи в платежном календаре конкретные источники финансирования.

Управление ДДС состоит из следующих структурных блоков:

Где:

  • Планирование ДДС – планы поступления денежных средств на счета компании (например, в оплату за услуги компании, кредитные средства и др.) и оттока денежных средств со счетов компании (например, оплата продуктов и услуг контрагентов, оплата труда сотрудников, выплаты налогов и т.д.)
  • Реализация ДДС – фиксация и учет фактического поступления и оттока ДС на счетах или их перемещения между счетами компании;
  • Анализ ДДС – анализ ДДС в сравнении планов ДДС с реализацией, планов поступления и календаря платежей, реализации плана поступления ДС и исполнения календаря платежей, анализ остатков по счетам и т. п.
  • Решения по ДДС – принятия и исполнение корректирующих решений на основании анализа ДДС на предыдущем этапе для профилактики и ликвидации кассовых разрывов прежде всего.

Отмечу, что базой для организации бизнес-процесса ДДС является систематическое наполнение и сравнение двух типов данных: о платежах и о приходах денежных средств. Забегая вперед (см. следующий раздел «Кейс ГКВ») им соответствуют в SCIM в блоке «Платежи» следующие модули: «Платежные заявки» и «Приход ДС». Структурирование информации в которых позволяет производить все необходимые действия для автоматизации процессов анализа и принятия решений в рамках процессов ДДС.

 

Кейс ГКВ (Организация управления ДДС в бизнесе ГКВ)

Проиллюстрирую управление ДДС в бизнесе примером/ кейсом из личного опыта эффективной организации этого процесса в рамках группы компаний «ВИАЛЬДИ» (далее ГКВ).

ГКВ занималась финансовыми, консалтинговыми и инвестиционными проектами. Под управлением в группе - несколько десятков клиентских проектов, в рамках которых находилось под прямым управлением активов - на сотни миллиардов рублей, финансовая часть которых была в постоянном и довольно интенсивном движении. В контуре управления группы - более двух десятков юрлиц, на каждое из которых в разных банках открыты несколько счетов. Каждый день производилось несколько десятков банковских операций по проектам разной специфики и разного масштаба. Чтобы самостоятельно контролировать эти процедуры, необходимо было либо выделять значительное количество высокоуровневого дорогостоящего ресурса (квалифицированных финансовых специалистов), либо находить время и возможности заниматься этим самому. Или найти другое системное решение, которое бы обеспечило эффективность управления ДДС и позволило бы одновременно сэкономить ресурс. Часть алгоритма решения этой задачи приводится мной в решении по организации системы платежей (см. решение «Управление Платежами»).

Прежде чем прийти к автоматизированной системе управления потоками ДС в SCIM, мы (как и многие) пытались систематизировать процессы учета, контроля и анализа движения ДС по счетам при помощи электронных таблиц Exсel. Общую структуру учета движения ДС по счетам можно представить в виде следующих кластерных схем:

Где на каждый период дается информация по состоянию всех счетов по юридическим лицам, входящим в ГКВ. Проиллюстрирую эту схему фрагментом из самой таблицы:

Такая информационно-аналитическая структура позволяла нам в любой момент времени отслеживать состояние всех счетов по всем компаниям за заданный период времени. При условии корректного и оперативного ввода всех первичных данных.

Этого было достаточно, пока бизнес был относительно небольшой и масштабы переводов/ перечислений/ поступлений были невелики. Кроме того, такая работа «ручками» помогла нам выработать понимание структуры дальнейших решений. Поэтому такой опыт в любом случае был полезен. Но, после какого-то времени пилотирования и использования, эти формы перестали нас удовлетворять по многим параметрам.

Прежде всего, начали сказываться недостатки неавтоматизированного, «ручного» формата ведения файла данных в Exсel, когда степень задач для системы усложняется, массив данных растет и группа пользователей также становится шире. К примеру:

  • Неоднократно «съезжали» ячейки при перетаскивании данных блоками (самая распространенная ошибка при ведении информации в Excel).
  • Путали счета при вводе.
  • Совершались ошибки при работе с фильтрами.
  • Начали сказываться затруднения совместного использования файла: при сохранении файла периодически возникал конфликт, и программа предлагала сохранить копию файла, что не приемлемо; пропадали примечания; при редактировании файла (форматировании ячеек) на одном рабочем месте, форматирование не отображалось на другом рабочем месте и т. п.
  • Начала постоянно возникать проблема, что работать и заносить данные одновременно может только один человек, остальные могут заходить в файл в режиме "только чтение". Это очень неудобно.
  • Возникали проблемы с импортом/экспортом данных.

Стало очевидно, что система усложняется и у бизнеса к ней возникают новые требования:

  • требует совместной работы группы сотрудников с разным уровнем доступа и функциями,
  • требует унификация и автоматизация аналитических форм,
  • требует большей сохранности/ защиты первичных данных.

Кроме того, конечно, начали сказываться ограничения такого ведения данных в Excel и трудности их интеграции с другими системами управления. Это требовало значительных ресурсов. Для формирования таких таблиц, их ведения, формирования аналитических форм.

При этом все было завязано на человеческий фактор – конкретного исполнителя задач по управлению ДДС. Именно от исполнителя зависело, насколько изящно могла быть решена аналитическая задача, насколько точно и оперативно отражены данные по ДДС, как данные могут быть адаптированы и представлены для сопоставления их с другими формами финансовой аналитики и т.п. Система в таком виде была крайне инертной (введенные в одну форму данные с затруднениями переводились для другой), негибкой (аналитические формы каждый раз нужно было задавать в ручном режиме и проверять в «ручном» режиме) и все с большими сложностями отвечала требованиям поставки актуальной и точной финансовой информации для управления бизнесом.

И к этому моменту, по сути, нам уже были понятны формы ввода первичной информации, формы аналитического представления на основе первичных данных. Таким образом, у нас уже было готовое ТЗ для автоматизации. Так мы созрели до решения задачи перевода системы управления ДДС в уже существующую тогда платформу SCIM, где и был сформирован новый блок модулей – блок управления ликвидностью, в SCIM он носит название «Платежи».

Чтобы представить структуру этого решения, представим Движение Денежных Средств – (это все движение всех средств бизнеса по всем счетам) для удобства как три потока:

  • Уход ДС из бизнеса - платежи по обязательствам бизнеса перед партнерами, контрагентами, акционерами, сотрудниками и т. п.
  • Приход ДС – любые поступления ДС на счета компании: оплата за реализацию товаров и услуг компании, кредиты, инвестиции и т. п.
  • Внутренние перемещения ДС по счетам бизнеса – какие-то необходимые перемещения средств по счетам бизнеса.

Система управления ДДС должна учитывать все три потока. Так, к примеру, частью системы управления ликвидностью в ГКВ стала подсистема «Управления платежами», которая решала задачу автоматизации контроля целевого расходования средств в бизнесе (см. решение «Управление Платежами»). Именно в ней была сформирована первичная база заведения всех расходных операций бизнеса и их контроля по счетам.

Для формирования данных по входящим ДС в системе также были сформированы соответствующие модули, в которых есть возможность вносить все приходы средств. Таким образом создана возможность получить завершенную картину по управлению ликвидностью (финансовыми потоками бизнеса), балансируя уход ДС через платежи – данными по приходу ДС на счета бизнеса. В рамках этой же подсистемы возможно отражение внутренних перемещений ДС по счетам бизнеса, где уход со счета формируется итерацией расхода (платежа), а приход на внутренние же счета оформляется как приход ДС.

В процессе работы над системой ДДС было достигнуто понимание - управление платежами генерирует всю информацию, необходимую для аналитических форм ДДС, поскольку формирует полную информацию обо всех остатках на всех счетах бизнеса в процессе реализации всех платежей. И эта информация отвечает всем необходимым критериям актуальности и полноты финансовой информации для бизнеса:

  • достоверная - обеспечивается автоматизированным множественным многоуровневым контролем целевого расходования средств,
  • актуальная, оперативная – календарь платежей автоматически формируется сразу при формировании заявок и сразу автоматически заносится в базу первичной информации в момент инициации платежей,
  • полная - вся первичка по платежам контролируется в ежедневной режиме на основе банковских выписок по счетам.

Таким образом в SCIM была реализована полная система для управления ликвидностью. А именно, сформирована база достоверной, оперативной и полной первичной информации о ДДС и сформированы автоматизированные аналитические отчеты для принятия необходимых финансовых управленческих решений.

Аналитические формы в SCIM реализованы в виде структуры, распадающейся на уровни детализации по проектам, юридическим лицам, банкам и счетам. При необходимости всегда можно раскрыть детали информации, как формировался итог (через какие операции расхода/ платежей и прихода).

Пример аналитической формы движения денежных средств бизнеса в SCIM.

А также для более наглядного представления информации – аналитические формы визуализированы в виде диаграмм.

Пример представления аналитический информации из модуля ДДС SCIM в виде диаграммы

Такая информация доступна уполномоченным лицам в оперативном режиме онлайн.

Внесенная корректно информация о приходе денежных средств (наряду с информацией о платежах) дает возможность структурировать данные, и получать важную актуальную аналитическую информацию для принятия управленческих решений:

  • Актуальную информацию об остатках денежных средств на счетах на заданную дату и в периоде;
  • Информацию о движении денежных средств по счетам в заданном периоде;
  • Информацию о распределении денежных средств по владельцам счетов;
  • Информацию о распределении денежных средств по банкам;
  • Информацию о распределении денежных средств по счетам внутри банков;
  • Возможность получить прогнозные остатки по счетам с учетом плановых расходов и приходов.

Таким образом формируется вся необходимая информация для принятия необходимых управленческих решений, о которых я писал ранее.

В результате мы получили полный автоматизированный цикл эффективного управления ликвидностью (финансовыми потоками):

  • планирование ДДС, где расходные ДДС планируются в системе управления платежами в виде календаря платежей, а входящие потоки ДС также возможно планировать, вводя данные по планируемым приходам ДС в соответствующую форму с указанием суммы и плановой даты прихода;
  • реализация ДДС – отражается при внесении и контроле первичных данных о платежах и приходах ДС;
  • анализ ДДС – на основании необходимой достоверной, оперативной и полной первичной информации о ДДС в формах аналитики, позволяющие видеть картину ДДС в разрезе проектов, юридических лиц, счетов и планов прихода/ расхода;
  • решения по ДДС – принимаются уполномоченным лицом (финансовым или генеральным директором) на основании анализа ДДС по ликвидации кассовых разрывов и управлению рисками ДДС.

В итоге, сформировав такую автоматизированную систему эффективного управления ликвидностью, мы получили дополнительные конкретные осязаемые преимущества и возможности для бизнеса.

  1. Имея полную картину обо всех остатках свободных средств на всех счетах, мы размещали временно свободные средства в банковские инструменты для получения дополнительной прибыли. Обеспечили таким образом более эффективное использование ликвидности.
  2. Повышенная эффективность управления ликвидностью позволила нам минимизировать вероятность таких ситуаций, когда просрочка исполнения тех или иных обязательств могла повлечь убытки в виде расходов на овердрафт, пени и штрафы за просрочку.
  3. Ну и, наконец, автоматизированная система управления ликвидностью позволила нам сэкономить на возможных расходах, которые мы могли бы понести на оплату труда дорогостоящего финансового специалиста (и, вероятно, не одного) для формирования и администрирования системы управления ликвидностью всего бизнеса.

 

Использование платформы SCIM для управления ДДС

В рамках блока «Платежи» в SCIM осуществляется функция автоматизации системы управления ликвидностью. В частности, оформляются расходы и приходы ДС и формируются аналитические формы «ДДС (CF)», отражающие состояние всех счетов бизнеса и движение финансовых потоков по ним (Cash-Flow). Наряду с системой управления платежами (см. решение «Управление Платежами»), эти модули дают полную картину о Движении Денежных Средств бизнеса и позволяют менеджменту принимать финансовые решения на основе достоверной и актуальной финансовой информации. Автоматизация этого блока значительно упрощает управление ликвидностью в бизнесе.

SCIM – электронная платформа автоматизации процедур управления проектами и процессами бизнеса, электронный онлайн органайзер, панель управления компании и консолидации управленческой информации.

Преимущества, которые дает система SCIM в организации информации о Движения Денежных Средств:

  1. Модуль SCIM «Платежные заявки» (в блоке «Платежи»)дает возможность ФОРМИРОВАНИЯ ЗАЯВОК НА ПЛАТЕЖИ В СИСТЕМЕ, представления их в структурированном табличном и/или карточном виде и ОТСЛЕЖИВАНИЯ хода их дальнейшего СОГЛАСОВАНИЯ и ОПЛАТЫ в одной автоматизированной форме.

    После инициации платежа платежные заявки поступают в систему на согласование уполномоченными лицами. Инициатор платежной заявки видит в SCIM состав лиц, согласующих его платежную заявку, и далее информируется о прохождении платежной заявкой этапов согласования и оплаты.

    показать, как

    Платежную заявку можно формировать и просматривать в виде карточки. Особенно это удобно для работы с платежными заявками с мобильных устройств (смартфонов, планшетов).

    показать, как

    В каждый конкретный момент пользователь имеет возможность получать информацию о текущем статусе его заявок: о заявках, находящихся на согласовании, о поступлении заявок на оплату, завершении оплаты, заявках с просроченными датами оплаты и заявках с датой оплаты сегодня. Такая информация формируется в виде алертов в актуальном виде на главной панели SCIM в блоке «Платежи».

    показать, как
  2. Модуль SCIM «Акцепт ПЗ» (в блоке «Платежи») дает возможность СИСТЕМНО осуществлять работу по анализу и СОГЛАСОВАНИЮ ПЛАТЕЖНЫХ ЗАЯВОК в соответствии с установками системы.

    Каждый акцептующий (согласовывающий) видит платежные заявки,

    • на которые у него есть разрешение в соответствии с установками системы. К примеру, менеджер видит только платежные заявки по своим проектам и не видит по чужим.
    • заявки на платежи актуальные по сумме в соответствии с должностью в иерархии компании. К примеру, если в установках определено, что заявки на платежи от 100 000 р. должны быть согласованы финансовым директором, то финансовый директор не видит заявок на платежи ниже этой суммы в модуле «Акцепт ПЗ» (модуль для согласования платежей).

    Уведомления о необходимости согласования платежных заявок (акцепта ПЗ) приходит через SCIM адресно тому сотруднику, виза которого необходима для осуществления платежа.

    показать, как

    Все платежные заявки, которым требуется согласование, представлены как в табличном виде...

    показать, как

    … так и в виде карточки, удобном для работы с платежной заявкой на мобильных устройствах

    показать, как
  3. После ПОЛНОГО СОГЛАСОВАНИЯ ПЛАТЕЖНАЯ ЗАЯВКА ГОТОВА К ОПЛАТЕ. Только после того, как платежная заявка получила все необходимые согласования ее может видеть сотрудник, отвечающий за проведение платежей (операционист — оператор счета). В модуле SCIM «Оплата ПЗ» у операциониста формируется список согласованных заявок на платеж с плановыми сроками их оплаты. Таким образом АВТОМАТИЧЕСКИ ФОРМИРУЕТСЯ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ бизнеса.

    показать, как

    Для сотрудника, отвечающего за исполнение платежей (операциониста), SCIM также предоставляет набор стандартных уведомлений (алертов):

    показать, как
  4. Модуль SCIM «Приходы ДС (Денежных Средств)» ДАЕТ ВОЗМОЖНОСТЬ ВНОСИТЬ ВСЕ ПРИХОДЫ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В СИСТЕМУ. Это в итоге формирует 100% актуальную и достоверную картину об остатках на счетах.

    При вводе ответственным сотрудником информации о приходах денежных средств на счета компаний есть возможность учитывать как фактические приходы (информация из банковских выписок), так и планируемые поступления денежных средств (для получения прогнозных остатков по счетам).

    показать, как
  5. Модуль SCIM «ДДС» ФОРМИРУЕТ СТРУКТУРИРОВАННУЮ фактическую ИНФОРМАЦИЮ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПО СЧЕТАМ. Совместно, база первички о платежах (формируемая в модулях «Платежные заявки» и «Оплата ПЗ») и первичка о приходе денежных средств (формируемая в модуле «Приходы ДС») - ДАЮТ ДОСТОВЕРНУЮ И АКТУАЛЬНУЮ КАРТИНУ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ (ПРИХОД/ РАСХОД), ФАКТИЧЕСКИХ И ПЛАНОВЫХ ОСТАТКАХ НА СЧЕТАХ И СЛУЖАТ БАЗОЙ ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ ФОРМЫ «ДДС (Движение Денежных Средств)»

    показать, как

    Внесенная корректно информация о приходе денежных средств (наряду с информацией о платежах) дает возможность структурировать данные, и получать важную актуальную аналитическую информацию для принятия управленческих решений:

    • Актуальную информацию об остатках денежных средств на счетах на заданную дату и в периоде;
    • Информацию о движении денежных средств по счетам в заданном периоде;
    • Информацию о распределении денежных средств по владельцам счетов;
    • Информацию о распределении денежных средств по банкам;
    • Информацию о распределении денежных средств по счетам внутри банков;
    • Возможность получить прогнозные остатки по счетам с учетом плановых расходов и приходов.

    показать, как

    Такая информация доступна уполномоченным лицам в режиме онлайн.
  6. Модуль SCIM «Анализ Платежей» ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ПОЛНУЮ КАРТИНУ ОБО ВСЕХ ЗАЯВКАХ НА ПЛАТЕЖИ И ИХ ТЕКУЩЕМ СТАТУСЕ В РАМКАХ БИЗНЕСА. Этот модуль дает ШИРОКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ АНАЛИЗА и КОРРЕКТИРОВКИ уполномоченным лицом (как правило, финансовым директором) заведенных в систему платежных заявок и состоявшихся платежей.

    показать, как
  7. Модуль SCIM «Установки Платежей» позволяет СФОРМИРОВАТЬ ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ НАСТРОЙКИ СИСТЕМЫ ПЛАТЕЖЕЙ ПОД ВАШ БИЗНЕС.

    7.1. ОПРЕДЕЛИТЬ УПОЛНОМОЧЕННЫХ НА СОГЛАСОВАНИЕ ПЛАТЕЖНЫХ ЗАЯВОК в проектах/ЦФО.

    показать, как

    7.2. НАЗНАЧАТЬ ДИАПАЗОНЫ СУММ ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ОТВЕТСТВЕННЫМИ СОТРУДНИКАМИ В ЦЕПОЧКЕ СОГЛАСОВАНИЯ.

    показать, как

    7.3. НАСТРАИВАТЬ СПИСКИ ДЛЯ ВСЕХ НУЖНЫХ СПРАВОЧНИКОВ СИСТЕМЫ: плательщиков, банков, счетов.

    В установках модуля «Платежи» осуществляется настройка всех необходимых списков для финансового управления в бизнесе: список плательщиков, список банков, список счетов.

    показать, как

    7.4. Дифференцированно ДАВАТЬ ПРАВА ДОСТУПА разным сотрудникам к модулям блока «Платежи»

    Важная составляющая настройки блока модулей «Платежи» - установка прав доступа к чувствительной финансовой информации бизнеса, информации по платежам, счетам. А также сводной аналитической информации. В соответствии с рангом и функционалом сотрудника.

    показать, как

РЕЗЮМЕ. Подведем итог! Автоматизация внесения и формирования аналитической информации о ДДС наряду с системой управления платежами составляют полный цикл управления ликвидностью и формируют полную информацию о ДДС в бизнесе. Обеспечивают, таким образом менеджмент всей необходимой КАЧЕСТВЕННОЙ информацией для оперативного управления финансовыми потоками.

Простота и надежность алгоритмов формирования в SCIM первичной информации обеспечивают высокое качество финансовой информации для принятия эффективных управленческих решений.

 

Консультации и Обратная связь

Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.

Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM

Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru