О проекте

Об авторе

Технологии Успеха

 Проблема: Документооборот в бизнесе происходит без системы, хаотично, что рождает беспорядок в делах в целом. Общие правила и регламенты или отсутствуют или не работают. Все это приводит к возникновению неоправданных бизнес-рисков, негативно влияет на оперативную деятельность компании.

Решение SCIM

Как навести порядок в документах бизнеса. Обеспечить надежность и эффективность документооборота. Создать систему работающих правил и процедур ведения бизнеса 

Содержание

 

Значение документооборота в бизнесе

Современный бизнес сопровождается значительным, разнообразным и интенсивным документооборотом. Невозможно себе представить бизнес без договоров, протоколов, счетов, актов и других документов, фиксирующих те или иные управленческие решения, финансовые итерации и деловые коммуникации с партнерами, контрагентами, клиентами, сотрудниками и другими участниками бизнес-процессов. Документы фиксируют все значительные активности в бизнесе, выполняют регулирующую, управляющую и коммуникативную функции.

Активности в разных сферах бизнеса генерируют многочисленные документы. Например:

  • Продажи генерируют важнейшие документы в бизнесе, фиксирующие этапы сделки: договора, акты, счета, протоколы.
  • Любые финансовые решения и активности плодят значительный документооборот в области бухгалтерского и налогового учета.
  • Работа с сотрудниками компании генерируют кучу документов compliance кадрового делопроизводства и кадрового учета, а если в бизнесе развит комплекс HR (см. решения «HR-мотивация», «HR-контроль», «HR-развитие»), то и массу документов, связанных с мотивацией, обучением и развитием, оценкой и контролем персонала.
  • Любое производство связано с генерацией разнообразных технических регламентов, смет, отчетов, правил, руководств и положений.
  • Взаимодействия с контрагентами связаны регуляцией бизнес-отношений через договора и документооборот, с ними связанный.
  • Деятельность юридических лиц, групп компаний, холдингов регулируется и сопровождается строгим корпоративным документооборотом.
  • А еще есть суды, претензионная работа, защита интересов компании в коммуникациях с контрагентами и государственными органами и пр.

Как мы видим, практически любая бизнес активность вне зависимости от ее функциональных особенностей так или иначе сопровождается документооборотом. При этом он крайне разнообразен, с массой специфических деталей и особенностей. Это подразумевает наличие соответствующей квалификации и компетенций любых бизнес-исполнителей, вовлеченных в документооборот, и является не просто частью корпоративной культуры, но также и необходимым элементом бизнеса, необходимой составной частью бизнес-деятельности соответствующей квалификации. Другое дело, что эта область организации бизнеса может быть в той или иной степени (не) систематизирована и (не) упорядочена (впрочем, как и любая другая).

Кроме того, существует категория документов, которые призваны прояснить, систематизировать и наладить все процессы и процедуры в бизнесе – Управляющие Документы. Это документы, в которых прописываются принципы, алгоритмы, правила и нормы конкретного бизнеса: положения, политики, инструкции, регламенты. Их наличие означает разумные, проработанные правила в работе функциональных направлений бизнеса. И качество их исполнения во многом определяет качество, целесообразность и эффективность бизнеса в целом и процедур документооборота в частности.

То, как организован в бизнесе документооборот, во многом характеризует сам бизнес. Для иллюстративности представим себе две компании с противоположным отношением к процедурам документооборота как процессам и к документам как объектам управления.

1-й пример. Представьте себе компанию, в которой НЕ ПРИНЯТО заниматься документооборотом системно, как обычной повседневной и знакомой работой. Где документы – просто фрагменты какой-то деятельности и возникают спонтанно, хаотично. И каждый документ – это не типичная ситуация, а уникальный случай. И тогда для сотрудника, работающего с документом вне систем и правил, вопрос проработки документов – это вопрос его личной «подкованности», чтобы разобраться в ситуации по своему личному субъективному разумению, а не как того требует система, правила, инструкция. Нет общих правил и алгоритмов, а тем более нет системы, которой подчинен общий порядок движения документов. Обозначим эту компанию буквой «А». Как правило, она небольшая или средняя по размеру.

В такой компании регламенты и процессы прописаны фрагментарно, или не прописаны вовсе. Нормативные документы носят чаще всего условный характер, как необходимые в соответствии с требованиями Compliance (должны быть по требованиям контролирующих органов). Поэтому чаще всего в практике бизнес-деятельности эти документы не используются и не соблюдаются. Например, «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положение о персональных данных», «Положение об оплате труда» и т.п. – должны быть в соответствии с требованиями законодательства и контролируются ФНС и Трудовой Инспекцией.

Документооборот - средней интенсивности, организован по принципу необходимой достаточности, чаще стихийно: нужен документ - заинтересованный в нем сотрудник его создает и исполняет его самостоятельно, по своему разумению и уровню квалификации. То есть, формирует, согласовывает, организует подписание, исполнение и хранение. Движение документов, как правило, хаотично и бесконтрольно: документы не имеют заведенного порядка подготовки, экспертизы, проверки и согласования. Документы не регистрируются и не имеют мест постоянного хранения. В связи с этим возникает целый ряд особенностей, если не сказать больше – проблем и рисков.

  • Документы теряются. Пропадают важные коммуникации (письма, сообщения, документы). Нужные, а порой критические для бизнеса документы в необходимый момент нет возможности найти быстро, а иногда и вовсе нет возможности их найти.
  • Неразбериха, хаос с хранением и движением документов. Где находятся документы по всей цепочке их от создания, через согласования, подписания и до хранения – четко нет возможностей определить. Хранятся документы – где придется. Контроля движения документов нет – лежат где попало, неясно, где находятся в конкретный момент, хуже всего, что иногда не найти серьезные документы.
  • Документы создаются и двигаются спорадически, хаотично – без системы. У каждого участника бизнес-процессов, в которых фигурируют документы, - свое представление о том, как с ними работать. В каждом отделе – свои правила и свой документооборот. Возникают противоречия и конфликты интересов между подразделениями.
  • Не определена процедура согласования и визирования документов. Чьи визы должны стоять на разных типах документов – никем и ничем не определено. Часто документы идут в работу вовсе без согласований. От этого возникает множество рисков как из содержания документов (есть риск нерелевантности документа), так и из самой процедуры согласования – когда участники бизнес-процесса не знакомы с документом и рождаются конфликты.
  • Регламенты и процедуры, прописанные в управляющих документах, не исполняются. При таком подходе (бессистемность и хаотичность) сами документы чаще всего рассматриваются как избыточная и «ненужная» бюрократизация процедур, а, следовательно, ситуации, когда документы просто не исполняются – не редки и типичны. В компании даже, возможно, и есть какие-то регламенты. Но никто не знает, где они, и никто не просто их не исполняет, никто их даже не читает.
  • Конфликты и споры между подразделениями по документам (полномочиям, согласованию, исполнению, хранению). Поскольку у каждого участника этих процедур – свое представление о том, как они должны быть устроены. Более того, каждый конкретный документ становится предметом споров и раздражений, поскольку для бизнеса нет правил их создания. В этой ситуации и форма и содержание каждого документа оспариваются всеми, кто к нему прикоснулся. Либо документ просто игнорируется и саботируется.
  • Неопределенность с приоритезацией документов (он считается важным, когда в нем возникла необходимость). Важность документа осознается только тогда, когда он срочно понадобится, когда риски, которые связаны с документом – УЖЕ СРАБОТАЛИ (судебное разбирательство, претензии, невыплаты и пр.). А до этого момента документ не просто не приоритезирован, его просто нет в поле осознанного управления.
  • Экспертиза документов перед подписанием требует значительных ресурсов. Эту ситуацию я описал в решении «Контроль качества документов». Каждый документ требует в такой ситуации индивидуального разбора и погружения в тему документа для подписанта (руководителя). В ситуации цейтнота (а это как правило) подписание осуществляется «наобум Лазаря» - без всякой проработки документов. Что плодит существенные риски для бизнеса.

Апокалипсис! Как этот бизнес еще существует?!

  • Риски заоблачные и постоянные в красной зоне!
  • Неэффективные коммуникации!
  • Неэффективное управление!

2-й пример. Рассмотрим компанию «Б». В которой документооборот четко и системно представлен как часть бизнес-процессов. Существуют, а главное – исполняются и контролируются регламенты создания, движения и хранения документов. Большинство алгоритмов автоматизированы.

  • Документы, которые доходят до подписания, качественно проработаны, что является необходимым требованием всей системы документооборота. Они прошли все нужные экспертизы и согласования по заведенному порядку. И руководителю (подписанту) нет необходимости тратить свой ресурс на погружение, он знает, что дошедшие до него документы проработаны нужным образом (иначе бы просто не дошли).
  • Ключевые бизнес-процессы оптимизированы и регламентированы. Сотрудники четко знают - что, когда и как им нужно делать. Бизнес функционирует как хорошо отлаженный механизм.
  • Сроки на все процедуры, связанные с документооборотом и сопутствующими бизнес-процессами - регламентированы. А, значит, - прогнозируемы и подлежат планированию и управлению.
  • Все документы являются частью конкретных бизнес-процессов, которые отлажены и оптимизированы. Конфликты и споры сведены к минимуму. Поскольку все правила описаны в управляющих документах и в значительной степени – автоматизированы. Персонал живет в одном поле правил и регламентов.
  • Всегда, на любой стадии известно, где находится ЛЮБОЙ документ. Ничего не теряется и пропадает. Чтобы найти нужный документ, нужно минимум времени.
  • Все риски, связанные с документооборотом – минимизированы и находятся под управлением.

В итоге в компании «Б»:

  • Ресурсы оптимизированы и не тратятся впустую!
  • Эффективные коммуникации и управление!
  • Критические риски – под контролем!

На примере этих двух компаний с диаметрально противоположным уровнем организации документооборота легко понять преимущества, которые дает систематизация этой бизнес-области и риски, которые проистекают из ситуации, когда документооборот в компании пущен на самотек.

 

Риски в документообороте

Важнейший аспект, требующий контроля и управления при организации документооборота – риски, которые он генерирует.

В первую очередь определим, что документооборот не бывает просто сам по себе. Он всегда идет параллельно каким-то важным бизнес-процессам (а вернее, вместе с ними). Ведь любой документ сам по себе - часть бизнес-процесса. По сути, документ в бизнесе – это фиксация и оформление бизнес решений, договоренностей, правил, условий и ответственности. Недостаточная проработка и ошибки при составлении любого документа могут быть чреваты ощутимыми негативными последствиями, которые вытекают из самих бизнес-процессов: для бизнеса в целом и персонально для руководителя (ТОП-менеджера).

Причины возникновения рисков документооборота и последствия их реализации могут быть следующие:

Риски для бизнеса из-за недоработок в документах

Риски этой категории связаны с недостаточно глубокой и компетентной проработкой документа ответственными лицами. Иногда эти ошибки носят случайный, технический, вероятностный характер. Такие ошибки могут стать причиной серьезных рисков. Решается эта проблема организованной системой многоуровневой проверки и согласования документов (см. решение «Контроль качества документов», раздел «Риски в документообороте»).

Риски для подписантов из-за ошибок и недоработок в документах

Нужно отметить, что человек, точнее, должностное лицо, подписывающее документы, часто не осознавая этого (пока «жареный петух» не клюнет), берет на себя ЛИЧНО существенные риски:

  • Риски административной ответственности,
  • Риски уголовной ответственности,
  • Риски субсидиарной ответственности,
  • Репутационные риски.

Когда такой риск реализуется, работать уже приходится с негативными последствиями от реализации риска - снижать их, если это возможно (см. решение «Контроль качества документов», раздел «Риски в документообороте»).

Риски от потери /утраты документов

Потеря / утрата документов неважно по какой причине может быть чревата серьезными последствиями для бизнеса. Все зависит от серьезности / важности того документа, который утрачен.

Риски этой группы могут повлечь:

  • Нарушения в порядке реализации бизнес-процессов, частью которых они являются.
  • Предписания и штрафы со стороны контролирующих органов (от незначительных, до самых серьезных и значительных сумм), которые могут обнаружиться в отсутствие документов, необходимых по закону.
  • Отсутствие оснований для подтверждения обязательств контрагента и прав своего бизнеса в случае утраты договора (например, в суде). Может повлечь существенные финансовые потери в случае спора/ конфликта с контрагентом.
  • Прямую угрозу для бизнеса и его существования в случае потери документов с чувствительной внутренней информацией. Которые могут попасть в руки конкурентов, а то и прямым недоброжелателям и использованы во вред бизнесу.

Не говоря уже о том, что потеря документов демонстрирует отсутствие контроля и учета документов с точки зрения обычной гигиены бизнеса.

Риски из-за отсутствия единых стандартов/шаблонов для типовых документов

В этом случае в первую очередь нужно говорить о проблемах ресурсного характера для бизнеса. Ведь унификация документов экономит массу ресурсов для их создания, обсуждения, разносторонней экспертизы. Типовые документы уже учитывают все необходимые требования и критерии, важные для бизнеса (например, требования compliance, или соображения информационной безопасности и т.п.).

Отсутствие шаблонов и стандартов типовых документов означает, что каждый документ нужно тщательно прорабатывать как в первый раз. И отсюда актуализируются все типовые риски, связанные с содержанием и оформлением документов (см. первая группа рисков, связанных с недоработкой документов).

Риски от не выявленных и/или вовремя (или вообще) не устраненных нарушений в ДО

Фактически эта группа рисков означает качество исполнения управляющих документов и регламентов. Ошибки / нарушения в документообороте актуализируют ВСЕ риски документооборота (см. выше). Следствием нарушений документооборота может быть и недоработка документов, и ошибки экспертизы и согласования документов, и потеря документов, и выход за рамки единых стандартов и шаблонов. Как следствие – неисполнение правил документооборота означает, что его как бы и нет вовсе.

Побуду капитаном «Очевидность» и скажу: правила нужно выполнять, иначе грош им цена! Поэтому очень важна функция контроля и устранения нарушений правил документооборота.

 

Управлением рисками в документообороте

Системный подход к вопросу управлению рисками означает организацию всех мероприятий по управлению рисками по следующей известной структуре (см. решение «Управление бизнес-рисками»):

  1. Идентификация рисков.
  2. Планирование и реализация мероприятий по недопущению рисков.
  3. Составление плана на случай реализации риска. Минимизация потерь от реализованных рисков.

I-й пункт, по сути, я описал в предыдущем разделе, где обозначил группы рисков для бизнеса, которые генерируют процессы документооборота. Управление этими группами рисков можно обозначить, как генеральную задачу для системы ДО (документооборота).

II-й пункт и означает организацию системы управления ДО в организации. Именно этот этап минимизирует все риски системы документооборота. И является главным – базовым для управления рисками в ДО.

Прежде всего, это означает организацию всего комплекса документооборота в организации. Ведь сам по себе документооборот не имеет других бизнес-целей и бизнес-функций кроме минимизации рисков для бизнеса. Именно минимизация рисков бизнеса и управление ими – главная цель системы документооборота. Так как сам по себе документооборот не несет бизнес-целей за рамками тех бизнес-процессов, частью которых он является. Такое представление о документообороте помогает понять его смысл. Не зря я в прошлом разделе провел аналогию ДО с функцией гигиены. Ведь основная цель гигиенических процедур – предотвращение и профилактика проблем со здоровьем организма человека. Так же и с организацией документооборота – это показатель организованности, налаженности бизнес-процессов, здоровья бизнес-организма.

Вернемся к системному решению вопроса управления рисками в ДО. После идентификации рисков (проблем), следующим шагом является налаживание комплекса мероприятий по недопущению этих проблем/ рисков:

Группа проблем/ рисков Задача системы ДО
Некачественная проработка документов Множественная экспертиза при согласовании
Некачественная экспертиза и согласование документов (по сути, это парафраз предыдущей группы, но связанный с рисками для подписанта) Разделение ответственности при согласовании
Потеря или утрата документов Регламентация регистрации, движения и хранения документов
Риски, связанные с отсутствием стандартов типовых документов Номенклатуры типовых стандартов документов
Риски неисполнения правил ДО, не выявления нарушений и их не устранения Механизм регистрации и устранения нарушений ДО

Таким образом можно спланировать системный подход к организации системы ДО и управления рисками в нем.

Еще раз отмечу, что каждая процедура документооборота является частью какого-то бизнес-процесса. И риски документооборота так или иначе вытекают и являются следствием рисков бизнес-процессов.

III-я часть системы управления рисками в ДО связана с устранением последствий уже реализовавшихся рисков. Для этого необходима система выявления таких реализовавшихся рисков, планирования мероприятий по их устранению и минимизации последствий от них.

Система обнаружения и устранения нарушений ДО, приведенная в таблице как профилактическая — решает (наряду с профилактикой риска) задачу минимизации последствий реализовавшихся рисков, связанными с нарушениями в правилах и процедурах. Как правило, она означает выявление таких нарушений в оперативном режиме (на ранних стадиях, пока последствия не стали критическими) и устранение таких нарушений в кратчайшие сроки. Пока последствия не наступили или масштаб негативных последствий не стал критическим.

Если же последствия наступивших рисков уже не решаются путем простого устранения нарушений в правилах, процедурах и недоработок в документах, реализация рисков для системы ДО – форс-мажор. В этом случае включается система МЧС в бизнесе – система управления рисками (см. решение «Управление бизнес-рисками»).

 

Принципы организации системы ДО

Разумное построение структуры общего документооборота в организации стоит разделить на несколько составляющих. Чтобы учесть глобальный характер проникновения системы ДО (документооборота) в бизнес-процессы, их регуляцию и управление рисками в бизнесе:

  1. Процессный уровень движения документов в бизнес-процессах компании. Собственно процессы и процедуры движения документов: от инициации до хранения. Основная цель здесь – упорядочить движение и сделать его системным, чтобы иметь возможность определять местонахождение и статус документа в любой конкретный момент.
  2. Нормативный уровень документов как система принятых и утвержденных правил и процедур бизнес-процессов в компании, зафиксированных в виде специальных Управляющих Документов (УД) - (до того прошедших весь стандартный путь от инициации до определения места хранения). В этом блоке в структуре документооборота важно систематизировать такие документы, определить ответственных за их исполнение, места хранения и уровни доступа. Эта категория документов определяет правила бизнеса в компании. Главное в этом блоке документооборота – систематизация, разумное структурирование и иерархизация всех Управляющих Документов для сотрудников по уровням доступа.
  3. Управление рисками в системе бизнес-процессов компании на уровне ДО (как части бизнес-процессов компании). Стоит отметить, что качество документооборота является одним из важных критериев оценки качества организации бизнес-процессов компании. Уровень подготовки документов (качество подготовки), и также качество исполнения Управляющих Документов являются критериями эффективности организации и протекания ее бизнес-процессов. Главным в таком блоке является минимизация ошибок в исполнении норм и правил, то есть – контроль и исправление ошибок в исполнении сотрудниками процедур, прописанных в Управляющих Документах.

Основные бизнес-функции ДО

Бизнес-функция Реализация в ДО
Реализация бизнес-процессов Процессы и процедуры движения и хранения документов в компании.
Регуляция и нормирование бизнес-процессов и процедур Справочная информация о регламентах и типовых документах, как базовая/ нормативная часть ДО
Управление рисками в бизнесе Контроль нарушений правил и процедур ДО

Именно в такой структуре была создана система ДО в ГКВ (Группа Компаний «ВИАЛЬДИ», которую я возглавлял в период 2008-2016 гг.). И именно такими блоками мы ее автоматизировали в системе SCIM.

В SCIM такой подход был реализован и автоматизирован в блоке «Документы»

Блок «Документы» в SCIM

Теперь о каждой из бизнес-функций и ее реализации в ДО подробнее.

Процедуры движения (и хранения) документов

Цикл существования каждого документа можно унифицировать и описать по линейной структуре процесса:

В общем и целом, схема универсальная и характеризует статус ЛЮБОГО документа, находящегося в документообороте. Где каждый этап по сути – характеристика статуса документа в текущий момент:

  • Инициация документа,
  • Экспертиза документа,
  • Согласование документа,
  • Подписание документа,
  • Хранение документа.

Означает это, что документ существует в бизнесе только в одном из этих статусов, других нет. Прежде чем документ становится «рабочим», то есть становится частью конкретных бизнес-процессов, в которых он играет свою роль, имеет в них свое конкретное функциональное значение, документ должен быть утвержден и подписан руководителем (Подробнее о процедурах движения документов можно ознакомиться в решении «Контроль качества документов»). При этом в SCIM в каждый конкретный момент пользователь имеет возможность получать информацию о текущем статусе его документов: о документах, находящихся на согласовании, о поступлении документов на подписание, завершении подписания, документах с просроченными датами подписания, документах с датой подписания сегодня и местах хранения документов после их подписания. Такая информация формируется в виде алертов в актуальном виде на главной панели SCIM в блоке «Документы».

Пример информирования о статусе документа в SCIM

 ?4  - 4 документа ждут назначения акцептантов,
 W3  - 3 документа находятся в статусе ожидания согласования,
 O1  - 1 документ поступил на подписание после полного согласования,
 P6  - 6 документов просрочено по плановой дате подписания,
 Z1  - 1 подписанный документ ожидает определения места хранения,
 T1  - 1 документ с датой подписания «сегодня».

После прохождение всего цикла документооборота документу назначается место хранения в соответствии с его типом, которое определяется в установках и указывается в модуле «Справочник».

Справочная информация

Двояко частью ДО выступают Управляющие Документы (политики, регламенты, описания бизнес-процессов, инструкции и т.п.), и типовые документы. С одной стороны, эти документы проходят весь цикл движения документов, который я описал в предыдущем пункте: инициация, экспертиза, согласование, подписание/ утверждение, хранение. А с другой, эти документы носят нормативный характер для организации бизнес-процессов в компании в целом, и ДО – в частности.

Структурированная информация обо всех нормативных документах также становится таким образом частью системы ДО, как признак аккуратности и организованности в бизнес-процессах в целом: все справочные материалы находятся в известных местах, уровни доступа к ним отрегулированы и назначены.

Так, в SCIM в разделе «Справочник» упорядочена информация о месте нахождения Управляющих Документов.

Справочник «Управляющие Документы» в SCIM

Кроме того, в это же модуле приведена вся информация о шаблонных, наиболее часто используемых типах документов в бизнес-процессах компании

Справочник «Типы Договоров и Шаблоны» в SCIM

Важное качество документооборота - персонализация ответственности за бизнес-процессы, определение тех сотрудников, которые отвечают за качество организации каждой «функциональной поляны». Так, в SCIM указывается, кто ответственен за надлежащее выполнение каждого конкретного Управляющего Документа, в чьем ведении (функциональной ответственности) находится каждый регламент/бизнес-процесс.

Контроль нарушений ДО

Третий блок в системе управления ДО является частью системы управления рисками в бизнесе. Целевое назначение модуля – контроль качества выполнения регламентов и процедур, оценка их ответственными лицами на соответствие УД (Управляющим Документам). Основные задачи этого модуля:

  • Выявление нарушений
  • Устранение нарушений

Такой функциональный блок в SCIM ГКВ был сформирован в модуле «Журнал нарушений»:

Модуль «Журнал нарушений» с аллертами в блоке «Документы»

В этом модуле сотрудники ГКВ, ответственные за надлежащее исполнение УД (Управляющих Документов), фиксировали нарушения правил и процедур и назначали предписания «нарушителям» на исправление со сроками. В этом же модуле производится контроль исполнения предписаний по исправлению нарушений.

Пример фрагмента фиксации нарушений в модуле «Журнал нарушений» в SCIM

Внедрение и автоматизация этого модуля сделала контроль исполнения регламентов и других нормативных процедур в бизнесе – обычной, повседневной работой. Что позитивно сказалось на общей дисциплине исполнения правил и процедур и сделало сами регламенты «живыми»/ рабочими в явном, очевидном формате.

Более того. В такой работе обнаружился потенциал развития самих бизнес-процессов, поскольку работающие процедуры в столкновении давления «контролеров» и сопротивления «исполнителей» породило непрерывную дискуссию о целесообразности и оптимальности их в целом и их отдельных фрагментов. В таком процессе все УД нуждались в постоянном обновлении, доработках и актуализации со стороны ответственных за них сотрудников.

Таким образом в SCIM ГКВ была рационально и системно автоматизирована система ДО. Все этапы движения документов автоматизированы, Управляющие документы рационально структурированы, заведены шаблоны документов, позволяющие свести к минимуму затраты на ресурсы при проработке документов. Сформированная система ДО позволила навести порядок как в системе ДО, так и в общей системе бизнес-процессов компании, а также сформировать стандартные автоматизированные процедуры по управлению рисками на уровне ДО.

 

Использование платформы SCIM для управления документооборотом

Блок «Документы» в SCIM сконструирован в соответствии с общей идеологией системы и по правилам общих алгоритмов работы модулей в SCIM. И потому органично интегрирован во всю систему панели управления бизнесом SCIM в целом.

SCIM – электронная платформа автоматизации процедур управления проектами и процессами бизнеса, электронный онлайн органайзер, панель управления компании и консолидации управленческой информации.

Преимущества, которые дает система SCIM для организации процессов и процедур системы документооборота в бизнесе:

  1. Модуль SCIM «Инициация Документов» дает возможность ФОРМИРОВАНИЯ/ ИНИЦИАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ, представления информации о них в структурированном табличном и/ или карточном виде и ОТСЛЕЖИВАНИЯ хода их дальнейшего СОГЛАСОВАНИЯ, ПОДПИСАНИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕСТА ХРАНЕНИЯ в одной автоматизированной форме.

    После инициации документа в системе он поступает на согласование уполномоченными лицами. Инициатор видит в SCIM состав лиц, согласующих его документ, и далее информируется о прохождении документом этапов согласования и подписания.

    показать, как

    Информацию о документе можно формировать и просматривать в виде карточки. Особенно это удобно для работы с системой с мобильных устройств (смартфонов, планшетов).

    показать, как

    В каждый конкретный момент пользователь имеет возможность получать информацию о текущем статусе его документов: о документах, находящихся на согласовании, о поступлении документов на подписание, завершении подписания, документах с просроченными датами подписания, документах с датой подписания сегодня и местах хранения документов после их подписания. Такая информация формируется в виде алертов в актуальном виде на главной панели SCIM в блоке «Документы».

    показать, как
  2. Модуль SCIM «Акцепт Документов» (в блоке «Документы») дает возможность СИСТЕМНО осуществлять работу по анализу и СОГЛАСОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ в соответствии с установками системы.

    Каждый акцептующий (согласовывающий) видит документы, на доступ к которым у него есть разрешение в соответствии с установками системы. К примеру, менеджер видит только документы по своим проектам и не видит по чужим.

    Уведомления о необходимости согласования документов приходит через SCIM адресно тому сотруднику, виза которого необходима для подписания документа.

    показать, как

    Для акцепта (согласования) пользователем документов в системе происходит информирование обо всех параметрах документа, необходимых для принятия решения о его согласовании
    Все документы, которым требуется согласование, представлены как в табличном виде...

    показать, как

    … так и в виде карточки, удобном для работы с информацией о документе на мобильных устройствах

    показать, как
  3. После ПОЛНОГО СОГЛАСОВАНИЯ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТ ГОТОВ К ПОДПИСАНИЮ. Только после того, как документ получил все необходимые согласования его может видеть сотрудник, отвечающий за его подписание, как правило – помощник руководителя. В модуле SCIM «Подписание Документов» у помощник руководителя формируется список согласованных документов с плановыми сроками их подписания.

    показать, как

    Для сотрудника, отвечающего за подписание документа (помощника руководителя), SCIM также предоставляет набор стандартных уведомлений (алертов): о поступлении документов на подписание, документах со сроком подписания сегодня, просроченных с подписанием документов.

    показать, как
  4. Модуль SCIM «Анализ Документов» ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ПОЛНУЮ КАРТИНУ ОБО ВСЕХ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТАХ И ИХ ТЕКУЩЕМ СТАТУСЕ В РАМКАХ БИЗНЕСА. При помощи этого модуля возможен анализ уполномоченным лицом заведенных в систему и находящихся на согласовании документов, а также подписанных документов. Ответственный за документооборот сотрудник видит полную картину обо всех актуальных для бизнеса документах: о прохождении документом этапов согласования и составе лиц, согласовавших документ, статусе подписания и месте хранения оригинала подписанного документа.

    показать, как
  5. Модуль SCIM «Справочник» УПОРЯДОЧИВАЕТ/СТРУКТУРИРУЕТ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РЕГУЛЯЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ.

    В системе определяются места хранения и персональная ответственность за УПРАВЛЯЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ …

    показать, как

    …и ШАБЛОНЫ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ. В этом модуле есть возможность СОЗДАТЬ И ПОСТОЯННО ОБНОВЛЯТЬ АКТУАЛЬНЫЙ ДЛЯ БИЗНЕСА СПИСОК ДОКУМЕНТОВ И ИХ ШАБЛОНОВ, наиболее часто использующихся в деятельности компании. Формируется база типовых документов и шаблонов. Такой справочник облегчает работу над документом как на стадии его проработки и инициации, так и последующего его согласования и подписания.

    показать, как
  6. Модуль SCIM «Журнал Нарушений» ПОЗВОЛЯЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬ ЭФФЕКТИВНЫЙ ПОСТОЯННЫЙ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЯЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ. Таким образом в системе заложена возможность контролировать НОРМАТИВНОЕ исполнение ВСЕХ бизнес-процессов компании.

    показать, как

    Этот модуль SCIM обладает следующими свойствами и возможностями:

    • Регистрация пользователем фактов нарушения внутренних регламентов документооборота компании.
    • Зарегистрировать нарушение имеют права владельцы управляющих документов, чьи регламенты были нарушены.
    • Указываются нарушитель, необходимые для устранения нарушения действия и срок устранения нарушений.
    • Уведомление нарушителя о регистрации в системе факта нарушения им документооборота. Информирование его о необходимых для устранения нарушения действиях и сроке устранения нарушения
    • Уведомление функционального руководителя нарушителя о регистрации в системе факта нарушения его подчиненным регламента документооборота компании

  7. Модуль SCIM «Установки» в блоке «Документы» позволяет СФОРМИРОВАТЬ ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ НАСТРОЙКИ СИСТЕМЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПОД ВАШ БИЗНЕС.

    7.1. ОПРЕДЕЛИТЬ УПОЛНОМОЧЕННЫХ НА СОГЛАСОВАНИЕ документов в проектах/ отделах.

    показать, как

    7.2. ЗАДАВАТЬ ДОСТУПЫ К ДОКУМЕНТАМ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ОПРЕДЕЛЕННЫМ ПРОЕКТАМ

    показать, как

    7.3. НАЗНАЧАТЬ ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ ДОСТУП И ВОЗМОЖНОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО РАЗНЫМ ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦАМ

    Такой фильтр при назначении дифференцированного доступа к документам по проектам и юридическим лицам дает возможность соблюдать режим конфиденциальности при работе с документами. Контролировать доступ к важной и чувствительной информации в бизнесе.

    показать, как

 

Консультации и Обратная связь

Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.

Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM

Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru