О проекте

Об авторе

Технологии Успеха

 Проблема: У сотрудников, уполномоченных на подписание документов (и несущих персональную ответственность и персональные риски), нет уверенности в том, что эти документы были должным образом инициированы, разработаны, проверены, согласованы. Руководитель тратит на проверку и контроль поступающих к нему на подпись документов значительный объем своего личного ресурса.

Решение SCIM

Как обеспечить высокое качество проработки и контроля документов, поступающих на подпись руководителю. Как отладить механизмы квалифицированной экспертизы и согласования документов перед подписанием.

Содержание

 

Документооборот в бизнесе

Современный бизнес сопровождается значительным, разнообразным и интенсивным документооборотом. Невозможно себе представить бизнес без договоров, протоколов, счетов, актов и других документов, фиксирующих те или иные управленческие решения, финансовые итерации, договоренности и деловые коммуникации с партнерами, контрагентами, клиентами, сотрудниками и другими участниками бизнес-процессов. Документы фиксируют все значительные активности в бизнесе, выполняют регулирующую, управляющую и коммуникативную функции.

Активности в разных сферах бизнеса генерируют документы. Например:

  • Продажи генерируют важнейшие документы в бизнесе, фиксирующие этапы сделки: договора, акты, счета, протоколы.
  • Любые финансовые решения и активности плодят значительный документооборот в области бухгалтерского и налогового учета.
  • Работа с сотрудниками компании генерируют кучу документов compliance кадрового делопроизводства и кадрового учета, а если в бизнесе развит комплекс HR (см. решения «HR-мотивация», «HR-контроль», «HR-развитие»), то и массу документов, связанных с мотивацией, обучением и развитием, оценкой и контролем персонала.
  • Любое производство связано с генерацией разнообразных технических регламентов, смет, отчетов, правил, руководств и положений.
  • Взаимодействия с контрагентами связаны регуляцией бизнес-отношений через договора и документооборот, с ними связанный.
  • Деятельность Юридических лиц, групп компаний, холдингов регулируется и сопровождается строгим корпоративным документооборотом.
  • А еще есть суды, претензионная работа, защита интересов компании в коммуникациях с контрагентами и государственными органами и пр.

Как мы видим, практически любая бизнес активность вне зависимости от ее функциональных особенностей так или иначе сопровождается документооборотом. При этом он крайне разнообразен, с массой специфических деталей и особенностей. Это подразумевает наличие соответствующей квалификации и компетенций любых бизнес-исполнителей, вовлеченных в документооборот, и является не просто частью корпоративной культуры, но также и необходимым элементом бизнеса, необходимой составной частью бизнес-деятельности соответствующей квалификации.

Отдельная тема в организации и контроле документооборота компании - Compliance. Compliance деятельность компании, собственно, и направлена в основном на генерацию специального документооборота, связанного с требованиями государственных контролирующих органов. Стоит отметить, что взаимодействие с государственными регулирующими и контролирующим органами плодит гигантский строжайший документооборот. Для выполнения этой работы выделяются целые подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, бэк-офис (в финансовых компаниях), подразделения юридического блока. При том, что такая деятельность не является чисто бизнесовой (не генерирует прибыль и не работает на исполнение стратегических бизнес-целей компании). И является исключительно затратной. Одновременно генерирует большое количество рисков, связанных со штрафами и санкциями со стороны государства (см. решение «Управление Compliance»).

При таком положении вещей в организации бизнес-деятельности и сопровождающего ее документооборота ответственные сотрудники (руководители) подписывают каждый день множество документов. Не знаю, как кому, а мне в должности Генерального Директора финансовой компании приходилось подписывать ежедневно стопку документов толщиной сантиметров пять! Что, собственно говоря, и побудило глубоко задуматься на эту тему...

Резюмирую свои мысли по организации документооборота в бизнесе.

Проблема №1. Ресурс, который тратят должностные лица высокого уровня на эту во многом рутинную процедуру – значителен, зачастую чрезмерно и неоправданно. Ведь приходится погружаться в каждый документ, пытаться вникнуть хотя бы в его содержание (не говоря о каких-то проверках и экспертизе документа). И это не смотря на то, что большая часть документов носит часто технический характер и (по идее) при проработке прошла через несколько подразделений и проверки по иерархии, пока попадает на подпись руководителю.

Отсюда:

Задача №1: оптимизировать проработку документов так, чтобы рационально снизить нагрузку в работе над документами на стадии подписания, освободив таким образом важный и дорогостоящий ресурс топ-руководителей для более важной бизнес-деятельности: стратегическое планирование, развитие бизнеса, развитие отношений с крупными клиентами, представительские функции, работа с партнерами, акционерами, инвесторами и пр.

 

Риски в документообороте

Важнейший аспект, требующий контроля и управления при организации документооборота – риски, которые он генерирует.

В первую очередь определим, что документооборот не бывает просто сам по себе. Он всегда идет параллельно каким-то важным бизнес-процессам (а вернее, вместе с ними). Ведь любой документ сам по себе - часть бизнес-процесса. По сути, документ в бизнесе – это фиксация и оформление бизнес решений, договоренностей, правил, условий и ответственности. Недостаточная проработка и ошибки при составлении любого документа могут быть чреваты ощутимыми негативными последствиями, которые вытекают из самих бизнес-процессов: для бизнеса в целом и персонально для подписывающего документ.

 

Риски для бизнеса

При проработке документов вполне вероятны разнообразные ошибки, причины которых могут носить случайный, технический характер:

  • опечатки,
  • ошибки оформления,
  • ошибки в реквизитах,
  • ошибки в сроках подписания/ исполнения документов,
  • и т. п.

Эти ошибки носят, как правило, вероятностный характер, и от них никто не застрахован. Вместе с тем это не отменяет работу над тем, чтобы их стало меньше. Ведь и технические ошибки могут совершаться систематически. Важным качеством системы организованного документооборота является значительное снижение количества таких технических ошибок. Решается эта проблема организованной системой многоуровневой проверки и согласования документов.

Другая категория ошибок гораздо хуже. Эти ошибки связаны с недостаточно глубокой и компетентной проработкой документа ответственными лицами. Отсутствие компетенций или просто халатный подход к проработке документов может породить серьезные содержательные (не формальные, как в случае технических помарок) ошибки в документах. Это означает не просто ошибки в текстах, а ошибки в логике и структуре управления теми процессами, к которым относится документ. Как итог - последствия для бизнеса могут быть самые плачевные! Например:

  • Серьезные ошибки в отчетности компании - профучастника рынка ценных бумаг - запускают риски не просто значительных штрафов, но и риски приостановки бизнес-деятельности и потери бизнеса в целом.
  • Недостаточная проработка договоров при заключении сделки может привести к невыгодным для бизнеса последствиям этой самой сделки, значительной ответственности по незначительным поводам и пр. А серьезные сделки иногда являются для бизнеса вопросом его выживания. Я уже не говорю о возможных последствиях в виде судов и претензий для бизнеса.
  • Ошибки в платежных документах могут привести как минимум – к потере времени и нервов на их поиск (куда были перечислены) и организацию возврата. Кроме того, в этом случае деньги, перечисленные с вашего расчетного счета, могут так и не поступить к контрагенту (или попасть к нему с опозданием). Вы не только испортите отношения с партнером — к вам вполне могут применить санкции за нарушение условий договора.
  • Наиболее грубая юридическая ошибка — подписание договора неуполномоченным лицом. Например, в шапке договора указана одна фамилия, а внизу стоит подпись совсем другого лица. Из-за подобного недочета сделку могут признать недействительной.

 

Риски для подписантов

Фактически персональную юридическую ответственность за все документы несет тот, кто их подписывает. Это не значит, что он самостоятельно должен до буковки прорабатывать все документы, попадающие к нему на подпись. Для Генерального Директора даже небольшой компании это означает неподъемный объем работы с документами, требующий погруженности в темы и специфику документов (см. выше мой пример, сколько мне приходилось подписывать документов ежедневно). Кроме того, невозможно иметь одинаково развитые профессиональные навыки во всех функциональных областях чтобы оценивать и проверять разные типы документов перед подписанием: бухгалтерские документы, финансовые документы, технические документы и регламенты, документы compliance по лицензионной деятельности и т. п. Для этого существует штат экспертов и руководителей соответствующих функциональных направлений в рамках бизнеса, которые готовят и согласовывают документы для подписи.

Другое дело, что если процесс подготовки документов не систематизирован, то все равно будет главенствовать нерациональный с точки зрения бизнеса принцип «Если хочешь сделать хорошо – сделай сам!». И мотивация такого подхода понятна. Источником ее является персональная ответственность подписанта, страх персональных рисков.

Нужно отметить, что человек, точнее, должностное лицо, подписывающее документы, часто не осознавая этого (пока «жареный петух» не клюнет), берет на себя ЛИЧНО существенные риски:

  • Риски административной ответственности,
  • Риски уголовной ответственности,
  • Риски субсидиарной ответственности,
  • Репутационные риски.

И пускать их на самотек, «на авось» (как часто и бывает у нас) – по крайней мере неблагоразумно. Ведь ставя подпись под непроработанным (или недостаточно проработанным) документом, подписант заходит под риск, осознание которого обязательно придет, как только риск реализуется. Но уже в виде конкретных негативных последствий. И тогда уже с документами работать будет поздно. Работать уже придется с негативными последствиями от реализации риска - снижать их, если это возможно (см. решение «Управление бизнес-рисками»).

Мимо этой проблемы не пройти никак. Проигнорировать ее не получится. Как показывает практика, даже начинающий генеральный директор после реализации первых же рисков, связанных с документами, быстро начинает ценить свою подпись и начинает вполне мотивированно стараться контролировать все, что подписывает. Но с развитием бизнеса это делать становится все труднее, поскольку растут объемы документооборота и сам он усложняется.

И до тех пор, пока эта проблема не решится системно, руководитель всегда находится перед выбором: тормозить систему управления, погружаясь во все документы (кризис «бутылочное горлышко» - см. решение «Кризисы управления»), либо мириться с рисками, ускоряя подписание документов без личной их проработки.

Такое положение дел для руководителя становится ясным тогда, когда подчиненные начинают ему сигнализировать о том, что система принятия решений тормозит. Начинают предлагаться те или иные спорадические, несистемные решения. К примеру, в компании появляется возможность использования для подписи документов факсимиле и ЭЦП (электронной цифровой подписи). В какой-то мере эти элементы электронного документооборота жизнь для руководителя упрощают. Поскольку так решается задача высвобождения ресурса руководителя, но! «Налететь» на риск при этом становится гораздо проще. Поскольку в этом случае сложнее контролировать, кто подписывает документы от твоего лица и что это за документы.

Сформулируем другую пару «Проблема» - «Задача», чтобы задать второе направления работы по оптимизации работы с документами.

Проблема №2. Низкий уровень качества подготовки документов, их проработки и экспертизы перед подписанием является источником множества рисков с ними связанных. Как для бизнеса в целом, так и лично для подписантов. Ошибки в документах, непроработанные содержание и форма документа в итоге могут крайне негативно сказаться не просто на бизнес-результате и репутации компании, но и стать причиной административной, уголовной, субсидиарной ответственности лично подписанта. Негативно отразиться на его личной деловой репутации.

Отсюда:

Задача №2. Повысить качество проработки и экспертизы документов. Снизить вероятность реализации рисков документооборота. Предпринять все возможные меры по их недопущению, управляя ими до их реализации.

 

Принципы организации подготовки документов

После анализа проблемной ситуации было достигнуто основное понимание принципов организации системы контроля качества документов.

Начнем с того, что при разработке системы по работе с документами нужно решить сформулированные нами две задачи:

Задача №1: оптимизировать проработку документов так, чтобы рационально снизить нагрузку в работе над документами на стадии подписания, освободив таким образом важный и дорогостоящий ресурс топ-руководителей для более важной бизнес-деятельности

Задача №2. Повысить качество проработки и экспертизы документов. Снизить вероятность реализации рисков документооборота. Предпринять все возможные меры по их недопущению, управляя ими до их реализации.

Принципы, которые были выработаны для контроля качества проработки документов, схожи с теми, которые мы выработали ранее для контроля платежей (см. решение «Управление платежами»). Тезисы, определяющие контуры решения по организации системы согласования документов, следующие:

  1. Каждый документ может/должен согласовываться не одним, а несколькими людьми. Таким образом усиливается контроль над проработкой документа вовлечением большего числа заинтересованных и погруженных в тему документа сотрудников. Предполагается, что таким образом осуществляется множественная вычитка документа экспертами (заинтересованными сотрудниками, согласующими документ), способствующая повышению качества проработки.

    Кроме того, при согласовании документа все согласующие разделяют ответственность за него. Например, менеджер проекта проверяет содержательную сторону, обязательства и ответственность по оплате. Далее, бухгалтер проверяет реквизиты оплаты, форму оплаты и пр., касающиеся его работы детали. Юрист – оформление документа и оценку последствий с юридической точки зрения. И так далее каждый участвующий в согласовании эксперт проверяет документ по своим профессиональным функциям. При этом, согласовывая документ, эксперт (как правило руководитель соответствующего функционального подразделения) фиксирует свою личную ответственность за него.
  2. Состав лиц, согласующих документ (сколько, и кто конкретно), зависит от категории документа, его характера (назначения), и области деятельности бизнеса, в рамках которого он возникает. Как правило, состав согласующих варьируется в зависимости от проекта (или тематической, бизнесовой направленности), по которому инициируется документ. Таким образом определяется круг сотрудников, вовлеченных более глубоко и профессионально в содержание документа. Далее, играет свою роль тип документа – договор ли это с контрагентами, или договор бизнес-сделки, или форма отчетности перед контролирующим органами и т. д. Ну и, наконец, имеет значение – насколько документ для бизнеса шаблонный, проработанный ранее.

    Кроме того, для определения сотрудников, согласующих документ, важным является значение документа для бизнеса. Естественно, чем важнее документ, тем большее количество согласующих и тем выше их статус в бизнесе.
  3. Важным пунктом в алгоритме согласования документов является этап инициации документов. А именно, важна квалификация и уровень компетенций сотрудника, инициирующего/ согласующего документ на нижнем и среднем уровне. Именно на этом уровне закладывается основное содержание документа и осуществляется его основная проработка. Кроме того, чем выше уровень согласования, тем более выраженной является проблема дефицитности ресурса согласующего (высокая занятость и стоимость ресурса высокоуровневых сотрудников). До высокоуровневого сотрудника даже на стадии согласования (а не обязательно только подписания) документ должен приходить уже в основном качественно проработанным. Для этого сотрудники, инициирующие/ согласующие документ на нижнем и среднем уровне, должны быть:

    • Погружены в тему документа для обеспечения качественной проработки содержания документа;
    • Обладать соответствующим уровнем компетенцией, необходимой для качественной экспертизы документа

  4. Нужно обеспечить такую систему инициирования/ согласования документов, чтобы на подпись попадали только документы, прошедшие всю процедуру согласования в соответствии с заданными установками, и никак иначе! Другими словами, к помощнику руководителя, готовящему для подписания руководителю документы, должны попадать только полностью согласованные документы. Не прошедшие полного согласования документы не должны приниматься на подпись. Таким правилом фиксируется организация системы контроля документов перед подписанием, повышается общее качество проработки ВСЕХ документов, попадающих на подписание.

    Руководитель, находящийся в такой системе, подписывает документы, прошедшие полный алгоритм согласования документов. Он знает, что они проработаны должным образом на всех уровнях всеми заинтересованными сотрудниками и не тратит ресурса на личное погружение в проработку каждого документа. Таким образом решается проблема ресурса подписывающего, к нему попадает качественно проработанный документ. Который не нуждается в значительной проверке подписантом. Для подписанта важнее становится наличие согласований / виз заинтересованных сотрудников, которые свидетельствуют о том, что документ полностью проработан в их зоне ответственности.

Если подытожить сформулированные мной тезисы решения организации системы контроля документов, то в общем виде это выглядит просто: необходимо добиться того, чтобы все документы бизнеса были должным образом (в соответствии с заданными установками и алгоритмами) инициированы, разработаны, проверены, согласованы и подписаны.

 

Алгоритм организации подписания документа

При всем своем разнообразии, организация подписания документов, как правило, может быть сведена к нескольким шаблонным алгоритмам. Причем их можно рассматривать в развитии самой процедуры подписания документов, ее эволюции. Рассмотрим такие алгоритмы от простого сценария к сложному в организации процесса подписания документов.

Два первых простых алгоритма не сильно отличаются друг от друга и по процедуре, и по смыслу.

Первый, самый простой алгоритм подписания документов я бы назвал «Примитивным». В нем всего две роли:

  • Инициатор документа – сотрудник компании, создающий документ, заинтересованный в его подписании и исполнении. Как правило, находящийся содержательно в бизнес-процессе или проекте, тематически связанном с документом. Сотрудник, который заинтересован в создании и исполнении документа для достижения своих рабочих целей. Заводит (инициирует) документ, прорабатывает документ и готовит его к подписанию.
  • Подписант – сотрудник компании, который ставит подпись под документом (придавая ему оформленный легитимный вид) используемым в процессе его исполнения как нормативный для реализации тех или иных процедур или регуляции отношений и спорных моментов с внешними для бизнеса субъектами (бизнес-субъектами, контролирующим органами и пр.). Как правило, это ответственный сотрудник, занимающий ТОП-позицию в бизнесе и несущий личную юридическую ответственность за подписанный документ.

В примитивной схеме документ напрямую поступает на подпись от инициатора к подписанту (см. рис. 1). И ответственность за качество проработки и экспертизы документа распределено между этими двумя персонажами. А вернее, у инициатора документа – интерес/ мотивация к его созданию, и он именно с этой позиции работает над документом. А у подписанта – ответственность за его исполнение/ неисполнение (в том числе юридическая). Вот такое «честное» распределение функций. Поэтому часто происходит так, что подписант принимает самое активное (а иногда основное) участие в проработке/ создании документа. Что само по себе крайне ресурсоемкий процесс. Эта ситуация возможна на начальной стадии для бизнеса, когда документов (и сотрудников) немного, и чаще всего, подписант сам же является и инициатором документа.

Второй алгоритм я бы назвал «Простым». Он отличается от «Примитивного» тем, что появляется новая роль в организации процесса:

  • Помощник руководителя – сотрудник, являющийся по функциям вспомогательным для ТОП-сотрудника при организации его личного рабочего времени, загрузки и используемый в широком диапазоне вспомогательных функций.

    В приведенной ниже на рисунке схеме «Помощник руководителя» аккумулирует все документы на подпись у себя, чтобы в удобное для ТОП-сотрудника (выступающего в данном случае как «Подписант») время, дать ему в удобном для него виде все документы, скопившиеся на актуальный промежуток времени, для работы над ними.

Можно сказать, что эта схема – вариация первого, «примитивного» алгоритма. Несмотря на «апгрейд» в виде помощника, с первым алгоритмом его объединяет то, что на проработку документов при подписании руководитель все равно тратит свой личный ресурс. Поскольку от помощника вряд ли стоит ожидать существенной помощи в экспертизе документа. Обе эти схемы одинаково далеки от решения задач, которые я поставил в предыдущих разделах: минимизация рисков и экономия ресурса руководителя.

Простые алгоритмы подписания документов

Алгоритм №1 - «Примитивный»

Алгоритм №2 - «Простой»

Мы приближаемся к решению поставленных задач тогда, когда в схеме подписания документов появляется еще одно действующее лицо:

  • Сотрудник, согласующий документ – это ответственный уполномоченный сотрудник (как правило, руководящий), заинтересованный в документе функционально/ бизнесово. И обладающий необходимым уровнем ответственности, полномочий и компетенции, чтобы квалифицированно проработать документ и дать ему экспертную оценку. В соответствии с полномочиями такого сотрудника, без его визы (согласования) подписание документа происходить не должно.

Эту схему я назвал «Согласование». Хороша она тем, что разгружает ресурс руководителя, когда сотрудник, согласующий документ, берет на себя ответственность за проработку документа в части своей компетенции. Нужно сказать, что эта схема предполагает высокий уровень доверия руководства (подписанта) к согласующему. Появляется второй уровень проработки документа, что минимизирует риски, которые я описал в предыдущих разделах.

Эволюция такой схемы приводит к следующему типу алгоритма подписания документа. В котором сотрудник, согласующий документ – не один, а таких сотрудников несколько. Такую схему мы назовем «Цепочка согласований». Количество сотрудников, согласующих документ зависит от сложности бизнеса, его организации, типа документа и наличия самих таких сотрудников соответствующей квалификации.

Наличие нескольких последовательно согласующих документ сотрудников сводит риски недоработок в документе к минимуму. Поскольку каждый следующий согласующий вычитывает документ и проводит его экспертизу. А так как каждый согласующий сотрудник является экспертом в своем функциональном поле, документ (его содержание и оформление) оценивается с разных сторон. В этой схеме согласования документа обеспечивается его разносторонняя, максимально полная экспертиза.

Кроме того, это означает разделение ответственности за проработку документа: каждая виза каждого конкретного согласующего означает, что он берет персональную ответственность за документ.

Должен отметить особую роль помощника руководителя в данной схеме. Помощник не только аккумулирует и структурирует документы в удобном для руководителя виде. Но и является тем фильтром/контролером, который не пропускает документы без прохождения через установленную цепочку согласования (см. ниже).

Алгоритмы согласования документов для подписания

Алгоритм №3 «Согласование»

Алгоритм №4 «Цепочка согласований»

Далее я буду говорить о последней схеме «Цепочка согласований», которая максимально приближена к решению задач, которые я сформулировал в предыдущих разделах. Раскроем смысл и особенности реализации каждого из этапов в алгоритме.

 

Инициация документа

Очень важный этап. По сути, определяющий характер дальнейшего прохождения документа по схеме до подписи. Если документ на этой стадии будет проработан недостаточно качественно, на следующих стадиях сотрудники, его согласующие просто будут заворачивать документ назад или будут вынуждены самостоятельно его перерабатывать до нужного качества. Поэтому на стадии инициации очень важно, чтобы сотрудник, который его инициирует, обладал погруженностью в тему/ содержание документа. Это обеспечит качественную проработку документа с самого начала.

В идеале, инициатор документа до запуска его на согласование, в процессе его разработки проводит консультации с каждым согласующим и доводит его до того вида, который устроит всех по цепочке согласования (после необходимых коррекций и дополнений в соответствии с замечаниями). И только после запускает документ на согласование. И далее для согласующих работа и экспертиза будет заключаться не в переработке документа, а в его проверке на соответствие собственным требованиям и визе, которая означает положительную экспертизу и разделение ответственности за документ.

 

Согласование документа

Важно разделять две процедуры:
- проработку документа перед визированием
- и согласование, как окончательное визирование его перед подписанием.

В процессе проработки инициатор документа проводит нужные для него консультации с разными специалистами (не только из числа сотрудников, согласующих документ). Чтобы обеспечить качественную проработку его содержания и правильное оформление, а также соответствие требованиям сотрудников, согласующих документ.

Собственно, процедура согласования означает окончательную проверку и вычитку документа экспертами (сотрудниками, согласующими документ) перед его визированием. По всей цепочке всеми согласующими последовательно друг за другом.

Состав и количество согласующих зависит, прежде всего от специфики бизнеса и организационной структуры компании. Кроме того, он может различаться по разным типам документов, в которых важна экспертиза тех или иных функциональных руководителей. Например, предустановленный состав сотрудников, согласующих документы перед подписанием у нас в бизнесе был следующий:

  • МП проекта/ руководитель функционала, к которому относится документ – проверка содержания и целевых установок документа;
  • Юридический отдел - экспертиза рисков, связанные с юридическими последствиями документа, проверка структуры документов, имеющих нормативный юридический характер (договора);
  • Бухгалтерия - оформление документов с точки зрения бухгалтерии, реквизиты, оформление и пр.
  • Финансовый отдел – экспертиза финансовых последствий документа для бизнеса.

В других компаниях состав согласующих может быть иным. К примеру, в числе согласующих могут быть: служба безопасности, подразделение compliance, техническая служба и пр.

 

Подписание документа

Процедура подписания для руководителя приобретает в схеме «Цепочка согласований» в большей степени характер ознакомления перед подписанием. Если возникают вопросы по тем или иным документам перед подписанием – адресовать их любому участнику цепочки согласований. Но не прорабатывать документы самостоятельно.

Задача №1 – экономия ресурса руководителя таким образом решена.

Для некоторых шаблонных документов в такой схеме возможно ставить факсимиле или электронную подпись без личного участия руководителя.

Важнейшее значение в этой схеме приобретает роль «Помощник руководителя». Помощник прежде всего проверяет, прошли ли документы ВСЮ УСТАНОВЛЕННУЮ ПРОЦЕДУРУ согласований. И только их пропускает для подписи руководителем. Только из них формирует пакет для подписания в удобном виде для руководителя и в удобное для него время. Только так в работающей схеме решаются задачи минимизации рисков, связанных с документами, а именно, только так все документы будут проходить должным образом организованную проработку и фильтрацию. Вследствие чего для руководителя уже не будет нужды погружаться в каждый документ и уменьшится его страх лично пропустить рисковый документ. Это важно тем более, если для подписания документов может быть использована факсимиле руководителя и им лично не контролируется, что на что именно ставится его подпись.

Таким образом решается задача №2 – минимизация рисков последствий некачественно проработанных документов.

Помощник руководителя становится важной фигурой в схеме подписания документов. Который пропускает на финальную стадию только «правильные» документы. Такая позиция приобретает особую ответственность. И должна обладать особым, высоким уровнем доверия.

 

Автоматизация процедуры

Схема «Цепочка согласований» была использована мной для автоматизации и реализации ее в СИСТЕМНОЕ РЕШЕНИЕ SCIM – «ДОКУМЕНТООБОРОТ». Выработанные решения в системе организации подписания документов стали основой технического задания для их автоматизации.

Процедура движения документов (согласование и подписание)

Логическим завершением стало программирование системы управления документооборотом в SCIM.

В результате автоматизации системы согласования документов в SCIM мы получили:

  • Системное правило - «Подписывать можно только полностью согласованныые документы» - значительно усилило ответственность всех участников цепочки согласования за каждый документ. Что повысило качество экспертизы документов перед подписанием не только в целом, но и каждым согласующим в частности..
  • Все документы надежно контролируются по всей цепочке – инициатору в любой момент известно, на какой стадии согласования находится документ. Жесткая система учета - ни один документ не теряется и не уходит из фокуса внимания. Контроль согласования, подписания, исполнения и хранения документов.
  • Ресурс высшего руководства освобожден от функций личной проработки всей массы документов, поступающих к нему на подпись.
  • Риски некачественной проработки документов минимизированы. Множественный контроль и экспертиза каждого документа, разделение ответственности за документ всех его согласующих.

Подробно о преимуществах организации системы согласования документов в SCIM см. следующий раздел.

 

Использование платформы SCIM для контроля качества документов

Блок «Документы» в SCIM сконструирован в соответствии с общей идеологией системы и по правилам общих алгоритмов работы модулей в SCIM. И потому органично интегрирован во всю систему панели управления бизнесом SCIM в целом.

SCIM – электронная платформа автоматизации процедур управления проектами и процессами бизнеса, электронный онлайн органайзер, панель управления компании и консолидации управленческой информации.

Преимущества, которые дает система SCIM для надежного контроля качества проработки документов в бизнесе:

  1. Модуль SCIM «Инициация Документов» дает возможность ФОРМИРОВАНИЯ/ ИНИЦИАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ, представления информации о них в структурированном табличном и/ или карточном виде и ОТСЛЕЖИВАНИЯ хода их дальнейшего СОГЛАСОВАНИЯ, ПОДПИСАНИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕСТА ХРАНЕНИЯ в одной автоматизированной форме.

    После инициации документа в системе он поступает на согласование уполномоченными лицами. Инициатор видит в SCIM состав лиц, согласующих его документ, и далее информируется о прохождении документом этапов согласования и подписания.

    показать, как

    Информацию о документе можно формировать и просматривать в виде карточки. Особенно это удобно для работы с системой с мобильных устройств (смартфонов, планшетов).

    показать, как

    В каждый конкретный момент пользователь имеет возможность получать информацию о текущем статусе его документов: о документах, находящихся на согласовании, о поступлении документов на подписание, завершении подписания, документах с просроченными датами подписания, документах с датой подписания сегодня и местах хранения документов после их подписания. Такая информация формируется в виде алертов в актуальном виде на главной панели SCIM в блоке «Документы».

    показать, как
  2. Модуль SCIM «Акцепт Документов» (в блоке «Документы») дает возможность СИСТЕМНО осуществлять работу по анализу и СОГЛАСОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ в соответствии с установками системы.

    Каждый акцептующий (согласовывающий) видит документы, на доступ к которым у него есть разрешение в соответствии с установками системы. К примеру, менеджер видит только документы по своим проектам и не видит по чужим.

    Уведомления о необходимости согласования документов приходит через SCIM адресно тому сотруднику, виза которого необходима для подписания документа.

    показать, как

    Для акцепта (согласования) пользователем документов в системе происходит информирование обо всех параметрах документа, необходимых для принятия решения о его согласовании
    Все документы, которым требуется согласование, представлены как в табличном виде...

    показать, как

    … так и в виде карточки, удобном для работы с информацией о документе на мобильных устройствах

    показать, как
  3. После ПОЛНОГО СОГЛАСОВАНИЯ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТ ГОТОВ К ПОДПИСАНИЮ. Только после того, как документ получил все необходимые согласования его может видеть сотрудник, отвечающий за его подписание, как правило – помощник руководителя. В модуле SCIM «Подписание Документов» у помощник руководителя формируется список согласованных документов с плановыми сроками их подписания.

    показать, как

    Для сотрудника, отвечающего за подписание документа (помощника руководителя), SCIM также предоставляет набор стандартных уведомлений (алертов): о поступлении документов на подписание, документах со сроком подписания сегодня, просроченных с подписанием документов.

    показать, как
  4. Модуль SCIM «Анализ Документов» ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ПОЛНУЮ КАРТИНУ ОБО ВСЕХ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТАХ И ИХ ТЕКУЩЕМ СТАТУСЕ В РАМКАХ БИЗНЕСА. При помощи этого модуля возможен анализ уполномоченным лицом заведенных в систему и находящихся на согласовании документов, а также подписанных документов. Ответственный за документооборот сотрудник видит полную картину обо всех актуальных для бизнеса документах: о прохождении документом этапов согласования и составе лиц, согласовавших документ, статусе подписания и месте хранения оригинала подписанного документа.

    показать, как
  5. Модуль SCIM «Установки» в блоке «Документы» позволяет СФОРМИРОВАТЬ ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ НАСТРОЙКИ СИСТЕМЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПОД ВАШ БИЗНЕС.

    5.1. ОПРЕДЕЛИТЬ УПОЛНОМОЧЕННЫХ НА СОГЛАСОВАНИЕ документов в проектах/ отделах.

    показать, как

    5.2. ЗАДАВАТЬ ДОСТУПЫ К ДОКУМЕНТАМ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ОПРЕДЕЛЕННЫМ ПРОЕКТАМ

    показать, как

    5.3. НАЗНАЧАТЬ ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ ДОСТУП И ВОЗМОЖНОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО РАЗНЫМ ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦАМ

    Такой фильтр при назначении дифференцированного доступа к документам по проектам и юридическим лицам дает возможность соблюдать режим конфиденциальности при работе с документами. Контролировать доступ к важной и чувствительной информации в бизнесе.

    показать, как

РЕЗЮМЕ. Подведем итог! Автоматизация управления системой согласования документов в SCIM дает следующие удобства:

  • надежный множественный контроль качества проработки документов,
  • автоматизированный контроль по всей цепочке движения документа от инициации до подписания,
  • персонализация ответственности всех участвующих в согласовании документов и снижение рисков ошибок в документах,
  • формирование структурированной картины обо всех актуальных документах в бизнесе: их статусе и месте нахождении,
  • движение документов надежно контролируется и никакие документы не теряются.

 

Консультации и Обратная связь

Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.

Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM

Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru