Проблема: Хромает исполнительская дисциплина персонала (задачи теряются, не исполняются, дэдлайны не выдерживаются, дела не делаются)
Решение SCIM
Как улучшить исполнительскую дисциплину персонала, наладить учет и контроль над бизнес-задачами и поручениями, добиться того, чтобы дела делались в срок и без многократных напоминаний
Содержание
Описание общего бизнес-решения
Преимущества Платформы SCIM для реализации решения
Алгоритм и процедуры внедрения бизнес-решения
Описание общего бизнес-решения
Начальник, отчитывающий своего подчиненного за невыполненную вовремя задачу. Удивленные и испуганные глаза сотрудника в ответ на твой вопрос «А как у нас дела с ...» (и ты понимаешь, что про эти дела он благополучно забыл). Упущенные возможности и реализовавшиеся риски из-за срывов сроков или полного невнимания исполнителя к важной бизнес-задаче. Знакомая картина?
К сожалению, такое происходит в компаниях сплошь и рядом. А ведь проблема может быть относительно легко решена раз и навсегда!
Налаживание системы управления бизнес-задачами - это как раз та управленческая технология, которая с одной стороны совсем несложная и доступная, а с другой привносит практически сразу весомый положительный эффект в бизнес (что бывает не часто — чтобы эффект от внедрения правильных бизнес-технологий проявлялся так быстро и заметно).
Чтобы избежать или, по крайней мере, минимизировать описанные выше проблемы и вытекающие из них негативные последствия нужно выполнить всего два пункта:
Сразу оговорюсь, настраивайтесь на то, что второе будет сложнее первого. Это и потому, что систему вы можете взять уже готовую, проверенную практикой, отточенную и прекрасно себя зарекомендовавшую (ниже). Но еще и потому, что для внедрения чего-либо нового, насаждения нужной вам культуры, дисциплины нужны яйца. Сотрудникам такое воздействие на их волю и образ работы (как правило, расслабленный и ленивый, если с этим ничего не делать) далеко не всегда нравится. Чтобы добиться успеха нужна либо высокая сознательность персонала (что бывает редко), либо мощное и безапелляционное воздействие сверху — отныне все будет так и не иначе. Второе нормально работает, уверен, вы в курсе. Также определенные усилия нужно обязательно приложить спустя некоторое время, чтобы система не скатилась постепенно в энтропию.
Для того, чтобы облегчить внедрение и принятие системы сотрудниками, ниже будут даны советы, но сначала вернемся к п.1 и поговорим о самой системе.
Система управления бизнес-задачами включает в себя:
Правила постановки и принятия к исполнению бизнес-задач
Для обеспечения надежного внедрения системы управления бизнес-задачами и неукоснительного ей следования могут применяться как традиционные методы — приказ с назначение ответственного за контроль его исполнения (с периодическими докладами о ходе исполнения приказа), так и более тонкие, косвенные методы воздействия на сознательность сотрудников. Например, можно принять правило, что задачи поставленные сотруднику в обход утвержденной системы не считаются «легитимными» и сотрудник освобождается от ответственности за неисполнение. В своей практике мы также учитывали количество (и качество исполнения) задач у сотрудников на испытательном сроке для принятия решения о прохождении им испытательного срока.
Хорошая новость относительно закрепления практики и дисциплины системного оперирования бизнес-задачами состоит в том, что, эта система, как я говорил раньше, дает достаточно быстро ощутимый и видимый эффект не только для бизнеса в целом, но практически для всех сотрудников, как для постановщиков задач, так и для исполнителей. Поэтому важно приложить необходимые усилия на этапе внедрения, в дальнейшем система приживется и фразы типа «поставь мне задачу в SCIM» будут слышны в вашей компании все чаще. Кстати, когда услышите дословно такую фразу, поздравьте себя — система внедрена успешно, стала неотъемлемой частью бизнес-культуры вашей организации и, несомненно, уже приносит свои ценные плоды!
Преимущества Платформы SCIM для реализации решения
Использование Платформы SCIM в качестве информационной системы управления бизнес-задачами имеет следующие преимущества:
Значительное улучшение исполнительской дисциплины в компании
Назначенная постановщиком задача, должна быть акцептована (принята к исполнению), исполнителем. Информация о поступлении новой задачи сообщается исполнителю системным уведомлением (алертом) в SCIM, а также сообщением по электронной почте. Предусмотрены режимы запроса постановщиком у исполнителя статуса исполнения ранее поставленной задачи (с автоматическим формированием соответствующих уведомлений)
Серьезное облегчение сотрудникам (в том числе неопытным) процессов управления бизнес-задачами и повышение эффективности их работы
Все актуальные задачи, поставленные или принятые сотрудником, всегда находятся в фокусе его внимания. SCIM в постоянном режиме информирует сотрудника о наличие актуальных задач, наступлении сроков их исполнения и просрочке этих сроков. Как только исполнитель отчитывает задачу как исполненную, информация о завершении задачи поступает постановщику по электронной почте с формирование соответствующего системного алерта в SCIM
Упрощение и повышение эффективности коммуникации, организации, анализа и обмена информацией в вашем бизнесе
Задачи в SCIM представляются в двух режимах — табличном (удобном для верхнеуровнего анализа всего массива задач, фильтрации и поиска нужной информации), а также в карточном формате (удобном для работы с отдельными задачами, в том числе на мобильных устройствах и в удаленном режиме). Выгрузка задачи в мессенджер SCIM одним кликом дает возможность осуществлять сфокусированные деловые коммуникации быстро и эффективно
Повышение информированности функциональных руководителей о деятельности своих подчиненных, а также менеджеров проектов о задачах, циркулирующих в компании в интересах их проектов
Функциональный руководитель имеет доступ к информации по всем задачам, выставленным их подчиненным не только самим руководителем, но и любым другим сотрудникам организации, а также ко всем задачам, исходящим от подчиненных сотрудников. Менеджеры проектов автоматически получают доступ ко всем задачам, существующим в системе по их проектам, а также по всем проектам внутри их проектных групп.
Осуществление обратной связи и фиксация удовлетворенности постановщиков задач качеством и сроками исполнения их задач
Данная информация может быть использована в последствии при оценке профессионального уровня, компетенций и других деловых характеристик сотрудников, например, на периодических профессиональных аттестациях персонала.
Формирование правильной бизнес-культуры в вашей организации
Неотъемлемыми характеристиками такой корпоративной культуры становятся: ориентация сотрудников на реализацию задач и достижение ожидаемых результатов, персональная ответственность, исполнительская дисциплина.
Алгоритм и процедуры внедрения бизнес-решения
Замечание 1: Ниже приведен подробный и исчерпывающий пошаговый алгоритм внедрения и использования Платформы SCIM в качестве основного инструмента реализации решения. Я постарался сделать этот алгоритм максимально универсальным, подходящим для большинства бизнесов и компаний. Предполагается, однако, что любые действия и процедуры данного алгоритма могут быть вами изменены или доработаны с тем, чтобы учесть специфику именно вашей организации, принятые в ней правила, стили управления и коммуникаций.
Замечание 2: Большинство описанных в алгоритме «технических» действий могут быть совершенны как вами самими (что полезно, чтобы понять и пощупать систему собственноручно) , так и вашим помощником/ассистентом, действующим от своего имени по вашему распоряжению. Во втором случае помощник (ознакомившись с данным алгоритмом) возьмет на себя большинство рутинных процедур и оперативных взаимодействий, а вам будут предоставляться уже подготовленные им аналитические отчеты по ходу внедрения решения. Далее процедуры, которые могут быть исполнены вашим ассистентом, будут помечены значком А
Этап 1. Настройка
1. А Зарегистрируйтесь в SCIM сами.
2. Определите состав «опорных коллег» - костяк вашей команды, ваших сподвижников, через которых будем внедрять решение в ваш бизнес (вероятно, это будут ваши замы и/или руководители структурных подразделений).
3. Проведите совещание с вашими «опорными коллегами». Расскажите им о проблеме и ее возможном решении, о вашей инициативе внедрить это решение в вашем бизнесе. Обозначьте цели и результаты, которые вы ожидаете получить. Подчеркните как важно их участие для того, чтобы эксперимент прошел успешно и ожидаемые результаты были достигнуты.
4. А Направьте «опорным коллегам» приглашения зарегистрироваться в SCIM.
5. А После того как ваши «опорные коллеги» зарегистрировались, их необходимо добавить в свой круг коллег в SCIM.
6. А Следующее ваше действие — добавление своего проекта в систему. Для чего это нужно? Это необходимо для того чтобы обеспечить возможность централизованного мониторинга одним-двумя пользователем всех задач, которые будут циркулировать на этапе внедрения, не зависимо от того, кем и кому они были поставлены. Права на просмотр всех задач по своему проекту автоматически получают владелец проекта — тот кто его создал в системе и назначенный проекту менеджер, что и обеспечит возможность централизованного мониторинга всех задач в системе. Поэтому все задачи, которые будут ставиться на этапе внедрения системы, должны в обязательном порядке иметь именно этот (добавленный вами) проект в качестве соответствующего параметра.
7. А Откройте доступ к проекту для модулей «Задачи и Встречи» вашим опорным коллегам. Только после получения такого доступа у коллег появляется возможность использовать проект в качестве соответствующего параметра в задаче. Этот тип доступа дает только эту возможность и никакую другую (в частности, увидеть чужие задачи по этому проекту они не смогут, их могут видеть только владелец и менеджер проекта).
8. А И последняя процедура на этом этапе — поставьте всем вашим «опорным коллегам» первые задачи в системе — «Обеспечить регистрацию своих подчиненных сотрудников в SCIM и включение их в свой круг коллег»
Этап 2. Запуск
1. А Издайте приказ или уведомите сотрудников любым другим, принятым в вашей компании способом, о запуске эксперимента по внедрению онлайн системы управления бизнес-задачами
Текст уведомления может быть примерно следующим:
Уважаемы сотрудники! С сегодняшнего дня в компании стартует эксперимент по внедрению онлайн системы управления бизнес-задачами. Цель внедрения системы - улучшить исполнительскую дисциплину персонала, наладить учет и контроль над бизнес-задачами и поручениями.
С деталями и требованиями эксперимента вас ознакомят ваши непосредственные руководители.
Продолжительность эксперимента — 1 месяц. По истечении этого срока руководством компании будут рассмотрены результаты эксперимента, сделаны выводы и приняты соответствующие организационные решения.
2. А Поставьте задачи «опорным коллегам» о предоставлении еженедельных отчетов (в свободной форме) о ходе внедрения системы
3. А Поставьте задачи себе или своему помощнику о подготовке еженедельных аналитических отчетов о ходе внедрения системы
Этап 3. Мониторинг
В первую очередь необходимо проследить за тем, чтобы поставленные на этапе 2 (вами или вашим ассистентом) задачи были должным образом акцептованы (приняты к исполнению) исполнителями. В дальнейшем эти задачи должны управляться (как со стороны постановщика так и со стороны исполнителя) строго в соответствии с правилами управления задачами в системе. Эти правила не только содержатся в инструкциях по работе в SCIM, но и постоянно транслируются пользователям SCIM в различных вариантах — в виде интерактивных подсказок, алертов, оповещений и сводок по e-mail и т. д. Кроме того, пользователям SCIM доступны бесплатные онлайн консультации в чате SCIM и по e-mail. Мы всегда готовы дать пояснения и оказать необходимую помощь. Так что не верьте тому, кто будет говорить «я не знал, что так нужно делать».
1. А Во исполнение соответствующих задач, поставленных на этапе запуска системы, подготовьте сами или поручите подготовить вашему помощнику промежуточный аналитический отчет о ходе внедрения системы. Отчет готовится в разрезе ваших «опорных коллег» и должен содержать количественный и качественный анализ поставленных ими задач, с момента начала эксперимента. Состав и структура отчета могут быть, следующие:
Чтобы подготовить отчет воспользуйтесь информацией из SCIM
2. Проанализируйте отчет. Выделите из числа ваших опорных коллег «лидирующих» и «отстающих».
3. Проведите совещание с «опорными коллегами». Обсудите с ними промежуточные результаты внедрения системы. Особое внимание уделите общению с «отстающими» коллегами, необходимо выяснить причины их отставания от других и обсудить меры по исправлению ситуации.
Этап 4. Итоги
По окончанию эксперимента:
1. А Подготовьте сами или поручите подготовить вашему помощнику итоговый сводный аналитический отчет о результатах внедрения системы (А). Отчет готовится в агрегированной форме и должен содержать количественный и качественный анализ всех поставленных за период эксперимента задач, независимо от постановщика. Состав и структура отчета могут быть, например, следующие:
Чтобы подготовить отчет воспользуйтесь информацией из SCIM
2. Проанализируйте итоговый отчет и сделайте предварительные выводы об успехе внедрения системы управления бизнес-задачами в вашем бизнесе.
3. Проведите совещание с «опорными коллегами». Обсудите с ними итоговые результаты эксперимента.
4. Сделайте окончательные выводы об успехе/неуспехе эксперимента и целесообразности внедрения онлайн системы управления бизнес-задачами в вашей компании на постоянное основе.
Этап 5. Следующие шаги.
Говорят, что если повторять одно и то же действие в течение 21 дня, оно откладывается в подсознании, и мы начинаем делать его на автомате. Если этому верить, к моменту завершения эксперимента (в случае его итогового успеха, конечно) правильные привычки уже отложились в подсознании сотрудников и стали частью их натуры (а частью вашей корпоративной культуры стали правильные и эффективные бизнес-практики)
Поэтому специальных дополнительных мер по закреплению системы вам, вероятно, и не нужно будет предпринимать. Разве что, чтобы «держать руку на пульсе» с какой-то периодичностью (например, раз в месяц) рассматривайте аналитические отчеты, подобные тем, которые готовились на этапе эксперимента. И уже если в этих отчетах будет прослеживаться негативная динамика — предпринимать соответствующие меры по недопущению скатывания системы в энтропию.
То, что необходимо и целесообразно сделать по окончанию эксперимента — это масштабировать успех — использовать систему чаще и шире. Для этого:
1. Разрешите сотрудникам (в первую очередь своим «опорным коллегам») добавлять в систему их собственные «проекты». Ведь как мы помним, будучи владельцем или менеджером проекта у пользователя появляются дополнительные возможности анализа и управления всеми задачами своего проекта. А самое важное, разбивка задач по проектам-темам дополнительно структурирует работу руководителя и сотрудников, облегчает процессы управления и приоритезации их бизнес-деятельности.
2. В процедуры оценки профессиональных качеств персонала (при аттестациях, принятии решений о прохождении/непрохождении испытательного срока, в ситуациях выбора сотрудника для поощрения, карьерного продвижения и т.п.) целесообразно включить информацию из системы — полученные сотрудником оценки за исполнение задач. Также вы можете использовать для оценки профессиональных качеств сотрудника — показатели его деловых навыков, автоматически формируемых системой (на основе более чем 50 факторов деловой активности пользователя).
3. Осваивайте сами и предложите освоить своим коллегам функцию делегирования задач в SCIM – очень удобный и полезный сервис для руководителей, делающий их нелегкую работу значительно проще и приятней :) (с подробностями функции делегирования задач можно ознакомиться в информационных материалах Платформы SCIM).
Консультации и Обратная связь
Мы всегда рады дать дополнительные бесплатные консультации и рекомендации по внедрению этого и других решений SCIM в вашем бизнесе. Мы также будем благодарны получить ваши отзывы, насколько решения SCIM оказалось полезным и эффективным для вашего бизнеса и предложения по их улучшению.
Онлайн-консультации доступны онлайн: задайте вопрос пользователю «SCIM» в чате SCIM
Вы также можете направить свои вопросы по электронной почте scim@scim.ru